È stata una scelta coraggiosa e decisamente all’avanguardia quella compiuta da Vodafone Italianell’anno 2000 in tema di travel. Due i cardini del progetto: affidare totalmente in outsourcing la gestione dei viaggi aziendali e automatizzare i processi attraverso tool informatici. Una soluzione ideata e sviluppata da Massimo Miotto, che – in qualità di Services and Consultancy Manager all’interno del Procurement & Logistic Department di Vodafone Italia – ha il compito di coordinare l’acquisto di diverse tipologie di prodotti/servizi che vanno dai software ai progetti di consulenza, dalla flotta aziendale ai viaggi. E non solo. «Si tratta di acquisti – spiega Miotto, 45 anni, una laurea in Economia e Commercio e un master in business administration alla Sda Bocconi alle spalle – che mi piace definire come asset intangibili. Il più delle volte non abbiamo a che fare con un prodotto fisico, ma con servizi che vogliamo comunque misurare attraverso parametri oggettivi per valutarne la qualità». Ma come è nata l’idea dell’outsourcing del travel? «L’obiettivo – racconta Miotto – era quello di essere sempre più efficienti ed efficaci. Bisognava rompere con la tradizione e trovare nuove modalità operative, esternalizzando le attività ma sapendole controllare in modo adeguato. E non a caso l’agenzia – Jet Viaggi 3000 – venne scelta soprattutto in funzione della disponibilità a investire insieme a noi nello sviluppo di sistemi di gestione telematici. Anche se qualche rischio c’era: basti pensare che la struttura selezionata si sarebbe trovata a dover gestire un incremento del proprio volume d’affari veramente significativo in pochi giorni. Ma abbiamo puntato molto sullo sviluppo organizzativo e sugli obiettivi di informatizzazione che ci eravamo prefissati. E i fatti ci hanno dato ragione».
«La gestione dei viaggi – continua Miotto – è quindi oggi totalmente in outsourcing e all’interno della nostra struttura non esiste alcun travel manager. Nel contratto con l’agenzia abbiamo definito con precisione tutte le modalità di erogazione del servizio e in caso di necessità concordiamo con il fornitore eventuali modifiche alle procedure di gestione. Per il resto ci limitiamo a monitorare periodicamente – attraverso questionari pubblicati sulla nostra rete intranet – la qualità del servizio offerto, la soddisfazione dei viaggiatori e l’efficienza del sistema. Quanto al modello contrattuale, siamo legati all’agenzia da un contratto basato sul management fee. Abbiamo sempre rifiutato la transaction fee, la cui applicazione è, a nostro avviso, complessa e non sempre trasparente. E per chi come noi genera circa 45mila transazioni all’anno diventa troppo oneroso verificarne la corretta fatturazione». L’accordo è su base locale, ma verificato periodicamente attraverso attività di benchmarking con le società del gruppo in diversi paesi.
L’altro elemento cardine della “rivoluzione” di Vodafone Italia è stata l’introduzione di un travel tool che permettesse di ottimizzare la gestione dei viaggi attraverso l’automazione del workflow. «Utilizziamo uno strumento (TravelMatic) che è stato personalizzato per noi dall’agenzia di viaggio – prosegue Miotto – sulla base delle procedure già esistenti al nostro interno per l’autorizzazione e la prenotazione delle trasferte. Il tutto in completa e costante condivisione con i colleghi dell’It e i responsabili dei processi e-procurement. Ecco il motivo per cui l’implementazione non ha creato particolari problemi, anche in occasione del lancio di una seconda release. E oggi l’adozione da parte del nostro personale è totale». Il sistema consente all’agenzia di monitorare costantemente lo stato di autorizzazioni e richieste, di perfezionare le prenotazioni e di mantenersi in continuo contatto con gli utenti. «Del resto – afferma Miotto – proprio l’ottimizzazione dei processi rappresenta una delle leve fondamentali per generare saving nel bt. Come testimoniano i risparmi del 17% che abbiamo ottenuto in tre anni».
Le nostre schede
Azienda: Vodafone Italia
Sedi in Italia e all’estero: sei sedi principali in Italia. Il gruppo è presente in 26 paesi del mondo
Riferimento in azienda: Massimo Miotto
Per contattarlo: tel. 02/41431 – fax 02/41439421
Inquadramento nell’organigramma: Services and Consultancy Manager all’interno del Procurement & Logistic Department. Risponde al Direttore Acquisti
Agenzia: Jet Viaggi 3000 Spa
Tipo di contratto: management fee
Inplant: sì, a Milano
Stp: sì, nelle altre sedi
Spese trasferte 2003: circa 13 milioni di euro tra biglietteria aerea (65% del totale), ferroviaria e alberghi
Tecnologie a supporto: Travelmatic per gestione autorizzazione e prenotazione, tool interno per note spese
Carte di credito utilizzate: Bta di American Express
