Se numerosi sono i travel tools oggi disponibili, pochi però sono quelli concepiti espressamente in funzione delle esigenze del mercato italiano. È il caso di TravelMatic, il prodotto di punta della società torinese Contur, nata nel 1981 e specializzata in tecnologie applicate al turismo. Si tratta di una soluzione web based – basta quindi accedere a www.travelmatic.net e digitare i codici “azienda”, “utente” e “password” – e consente di ottimizzare la gestione dei viaggi di lavoro grazie all’automazione del workflow. TravelMatic gestisce infatti tutte le fasi del ciclo, a partire dalla verifica della disponibilità a budget delle risorse per la trasferta fino al rimborso della nota spese al dipendente. Per approfondire caratteristiche e punti di forza del software abbiamo incontrato Mimmo Cristofaro, amministratore delegato di Contur.
Come siete arrivati alla realizzazione di TravelMatic?
«Contur ha iniziato a esplorare nuove soluzioni sin dal 1986 acquisendo know how da Stati Uniti, Inghilterra, Danimarca e Francia. Nell’arco di un decennio ci siamo però resi conto che le esigenze del mercato italiano erano molto diverse rispetto a quelle straniere e che le soluzioni “importate” non erano soddisfacenti, pur trattandosi di prodotti validi tecnicamente. In particolare abbiamo riscontrato una loro eccessiva complessità sia per l’implementazione che per l’utilizzo. Perciò abbiamo sviluppato TravelMatic, un sistema facile e flessibile perché le cose semplici funzionano subito e bene. Travelmatic aumenta l’efficienza e riduce i costi occulti per la gestione delle trasferte dal 50 al 75% (il tempo impiegato da viaggiatore, segretaria, autorizzatore, uffici amministrativi, ecc.)».
Può spiegarci nel dettaglio come funziona?
«Il software – che è oggi alla terza release – crea un workplace virtuale in cui tutti gli attori comunicano e operano in tempo reale senza dover utilizzare telefono, fax e email, e senza vincoli di luogo e di orario. L’utente, viaggiatore o segretaria, imposta la trasferta, inserendo i dati principali (destinazione, data partenza e arrivo, motivo, centro di costo, commessa) in una semplice maschera e cliccando sulle diverse icone (alberghi, voli, treni, auto, traghetti, anticipi, servizi speciali) può prenotare i servizi di viaggio di cui ha bisogno, previa verifica della disponibilità in tempo reale grazie all’interfaccia con i gds. Salvando i dati inseriti la trasferta diventa “visibile” e, quindi, consultabile da tutti gli attori coinvolti, incluso il superiore che viene avvisato automaticamente (via sistema o email o SMS) e può autorizzare o rifiutare la trasferta con un semplice click. L’agenzia – il cui ruolo resta insostituibile – è in grado di monitorare costantemente quanto accade e provvede a perfezionare le prenotazioni migliorando il rapporto prezzo-prestazione dei vari servizi, l’ufficio cassa conosce istantaneamente i fabbisogni di valuta e l’ufficio personale controlla in tempo reale la situazione del personale in missione».
Quali sono i vantaggi che offre TravelMatic rispetto ai prodotti concorrenti?
«Sicuramente la grande semplicità d’uso – basta un’ora di formazione per imparare a usare il sistema – e la rapidità con cui qualsiasi azienda è in grado di implementarlo. Vale l’esempio di un’azienda multinazionale che ci ha richiesto un’offerta per gestire 20mila viaggiatori: ebbene, a fronte dei cinque giorni di implementazione a noi necessari, il concorrente più veloce ha richiesto sei mesi solo per l’analisi (oltre che cinque volte il nostro costo). Inoltre, TravelMatic può essere personalizzato, ha un helpdesk online, è multilingue (attualmente in italiano, inglese, francese, spagnolo e tedesco), si interfaccia con Sabre e Amadeus e permette di gestire filiali, uffici, centri di costo e commesse. Ancora, consente di generare note spese (plurivaluta) per acquisti effettuati sia in contanti sia con carte di credito aziendali e personali. Inoltre può scambiare dati con i sistemi aziendali con la sicurezza di comunicazioni crittografate. Last, but not least … il costo assolutamente equilibrato».
Quali garanzie di convenienza ed efficienza offre TravelMatic?
«La convenienza economica è facilmente calcolabile utilizzando il simulatore di Roi (https://www.travelmatic.net/roi.php) che in base ai dati inseriti genera un prospetto dei costi occulti di gestione delle trasferte e del risparmio che si può conseguire. La convenienza organizzativa e l’efficienza operativa, invece, non si possono ipotizzare, bisogna sperimentarle utilizzando TravelMatic dal vero. In questo Contur è l’unica azienda di “travel tool” a offrire gratuitamente ai potenziali clienti un periodo di test con la formula “soddisfatti o rimborsati” per consentire una decisione ponderata e valutare concretamente pregi e limiti del servizio».
Quale sistema di pricing adottate?
«TravelMatic è offerto in modalità Asp a un costo proporzionale al numero di viaggiatori, senza limiti di trasferte. Sono previsti scaglioni da 10 a 25mila viaggiatori con un canone annuo massimo per utente di 70 euro per le piccole aziende e minimo di 10 euro per le grandi multinazionali. Rapportando questi costi annui a livello mensile significa investire da 1 a massimo 5 euro al mese per utente, compresi i costi di setup e caricamento dati».
Da quali società è attualmente utilizzato TravelMatic?
«Il prodotto è oggi in uso presso 15 società di varie dimensioni (la più piccola ha 100 dipendenti e la più grande 10.000), tra cui quattro multinazionali, operanti nelle telecomunicazioni, nell’automotive, nella cosmetica e nell’informatica. Il successo vero di TravelMatic sta nell’elevato tasso di adozione all’interno delle aziende. Il nostro cliente più importante ha adottato TravelMatic nel febbraio 2001 e già a settembre l’adoption rate era del 70%, a fine 2002 è salito al 90% e a fine 2003 ha raggiunto il 99,9%».
