Viaggiare in sicurezza? È possibile solo se si raccolgono le giuste informazioni e si comunicano in maniera efficace ai viaggiatori. Se ne è parlato il 17 marzo scorso durante il webinar “La nuova realtà di viaggio”, organizzata da International Sos, società specializzata nel risk management che assiste 12mila clienti a livello globale, da oltre 1.000 località in 90 Paesi. Il tema è stato affrontato nel corso di una tavola rotonda alla quale hanno preso parte, in rappresentanza della multinazionale svizzera, Francesca Viliani, director Public Health, e Franco Fantozzi, senior security advisor.
Sono stati inoltre chiamati a raccontare la propria esperienza Pier Mauro Dallasta, HR director di Ctf Group, e Luca Garavini, Corporate Qhse manager di Travel Group.
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Viaggi d’affari: una ripresa parziale
«Ci occupiamo della realizzazione di impianti nel settore agrifood, attività che ci porta a viaggiare in tutto il mondo – ha detto Pier Mauro Dallasta -. Durante la pandemia abbiamo ridotto le trasferte per motivi commerciali, mentre ci siamo impegnati al massimo per garantire la continuità degli spostamenti dei nostri tecnici. Negli ultimi mesi abbiamo sperato in una piena ripresa dei viaggi, soprattutto verso l’Est europeo. Ma ovviamente al momento non è possibile. Il nostro gruppo ha importanti progetti in Russia e in Ucraina che sono stati sospesi fino a data da destinarsi. È ripresa, invece, la mobilità verso Oriente, Far East e Occidente».
Autorizzazione alle trasferte aziendali: processi più complessi
«Negli ultimi due anni abbiamo limitato fortemente i nostri viaggi, ricorrendo quando possibile agli strumenti di videoconferenza – ha dichiarato inoltre Luca Garavini -. Invece i nostri tecnici hanno continuato a raggiungere i cantieri. I nostri processi interni per permettere ai dipendenti di viaggiare in sicurezza non sono cambiati, ma si sono arricchiti di nuovi elementi. All’ampio ventaglio di misure già in vigore abbiamo aggiunto nuovi protocolli sanitari, anche con il coinvolgimento di partner esterni per riuscire a ottenere una valutazione oggettiva dei rischi di viaggio».
Per viaggiare sicuri ci vuole fluidità
«Oggi la fluidità è la parola d’ordine: fluidità dei contagi, del rischio, delle normative, sia in Italia sia a livello globale. E anche i nostri processi, di conseguenza, sono diventati più fluidi – continua Pier Mauro Dallasta -. Dobbiamo essere preparati ad affrontare uno scenario mutevole perché non essere pronti implica dei rischi amministrativi, causati dal mancato adempimento delle norme. Dobbiamo essere tempestivi per non rischiare che le persone siano bloccate nel luogo della trasferta, senza poter rientrare in sede. Abbiamo dovuto cambiare rotte, regole, tempistiche di viaggio ed essere flessibili per affrontare al meglio quello che sta accadendo».
Viaggiare in sicurezza, le prossime sfide
Ma quali saranno le prossime sfide nell’ambito della sicurezza?
«Sarà fondamentale poter contare su un’informazione non solo tempestiva, ma anche verificata, visto il dover al passo dell’estrema volatilità delle informazioni e con i rapidi cambi di scenario. Occorrerà un occhio molto attento alla travel risk policy. La valutazione dei rischi dovrà essere fatta in modo molto dettagliato, oltre che dinamico».
La salute mentale dei viaggiatori è un rischio sanitario
E le sfide sul fronte della salute?
«Dobbiamo tenere a mente che la pandemia non è assolutamente finita – sottolinea Viliani -. In Cina, ad esempio, sono stati imposti di recente nuovi lockdown. La differenza rispetto al passato, e il nuovo fattore di rischio, è che oggi i servizi sanitari a livello globale sono “stressati” da due anni di Covid-19. Possono quindi verificarsi dei ritardi nella somministrazione delle cure. E anche le evacuazioni mediche sono diventate più complesse. Un altro aspetto fondamentale da tenere d’occhio è la salute mentale dei viaggiatori, perché il Covid-19 ci ha lasciato uno strascico di stanchezza di cui ci stiamo rendendo conto soltanto oggi».
«Questo è un aspetto che va gestito con la massima cura – ha confermato Luca Garavini -. Per questo abbiamo previsto delle consulenze mediche per chi è positivo al Coronavirus e lontano da casa».
L’importanza di comunicare bene e correttamente
Ma qual è il modo migliore per comunicare con i viaggiatori durante le trasferte?
«In questi anni l’approccio nella nostra azienda è stato di due tipi – ha spiegato Garavini -. Da un lato abbiamo potuto contare sul supporto delle nostre sussidiarie all’estero, che hanno fornito informazioni ai viaggiatori. Una rete che ha rappresentato un importante fattore di coesione e di mitigazione dei rischi. Dall’altro lato, nelle destinazioni in cui non siamo presenti con una sede, la comunicazione è stata gestita in maniera costante dai referenti dei viaggiatori in Italia».
«Disponiamo di una vasta rete di agenti che hanno fatto da ponte, aiutandoci con i nostri viaggiatori in difficoltà. Per il resto, la comunicazione con i traveller è quotidiana e avviene attraverso tutti gli strumenti a nostra disposizione, dalle e-mail, al telefono, a Whatsapp, ai social media – afferma Dallasta -. Inoltre, chiediamo il supporto degli hotel per rimanere in contatto con le persone che stanno trascorrendo la quarantena nelle loro strutture».
Informazioni? Sì, ma di qualità
Poter accedere a informazioni attendibili è fondamentale.
«Per questo il nostro dipartimento HR elabora e filtra tutte le informazioni necessarie per viaggiare in sicurezza – ha aggiunto Dallasta -. Le notizie che poi vengono diffuse sono corrette. Il risultato è che le persone si accorgono di essere seguite con attenzione e la loro fiducia nei nostri confronti aumenta».
«Noi comunichiamo attraverso il canale ufficiale aziendale a cui tutti gli interessati hanno accesso – ha sottolineato inoltre Garavini -. I viaggiatori possono settare questo strumento per ricevere alert e utilizzare l’app per visualizzare le informazioni relative alla destinazione in cui si devono muovere».
Comunicazioni veloci
«Se parliamo di prevenzione di eventi critici, sanitari o sociali, è fondamentale la tempestività della comunicazione. Anche International Sos ha creato tool che offrono informazioni verificate e molto rapide», ha concluso Fantozzi.
