I viaggi di lavoro aprono una nuova epoca: le sfide della flessibilità si pongono primarie nel travel management, secondo Sap Concur, società tecnologica americana che si occupa di gestione dei viaggi e delle relative note spese e contabilità in maniera integrata.
Che la digitalizzazione dei processi gestionali in azienda abbia ricevuto un’accelerazione con la pandemiaè un dato di fatto. Ma i travel manager erano pronti? Ne parliamo con Gabriele Indrieri, vice president e managing director per l’area Emea Sud di SC.
« La pandemia ha messo a nudo due importanti punti deboli di molti travel manager. In primis, le loro attività non erano preparate a resistere a una crisi di questo tipo e, in secondo luogo, i loro processi erano decisamente rigidi e obsoleti», osserva.
Secondo il manager, il nuovo contesto lavorativo e degli spostamenti che si sta delineando stabilisce una richiesta di approccio flessibile peculiare, che con le giuste tecnologie e un cambio culturale si potrà esaudire.
La nuova flessibilità richiesta nell’organizzazione di una trasferta
Spiega Gabriele Indrieri: «La flessibilità che è ora necessaria nelle procedure di viaggio non dipende più solo dalle restrizioni ai viaggi, ma deriva anche da un crescente desiderio di adattare l’esperienza dei dipendenti alle esigenze individuali e ai luoghi di lavoro.
Sia che si tratti di lavoro ibrido, sia che si tratti di permettere ai dipendenti di lavorare da luoghi di vacanza o di aiutarli a sostenere i costi delle camere d’albergo quando non possono lavorare da casa a causa di circostanze familiari.
I Covid-19 ha “introdotto” fluidità e flessibilità, caratteristiche che saranno destinate a rimanere.
In risposta a queste contingenze, i travel manager sono ora chiamati a nuove considerazioni da fare durante la transizione dei loro processi, alcune delle quali possono essere supportate da tecnologie intelligenti».
Un viaggio di lavoro in epoca di smart working
Cambiano i perimetri e le geografie del lavoro. Per Sap Concur ciò significa che le aziende devono adeguare la propria posizione nei confronti delle spese di viaggio.
Indrieri: «I viaggi d’affari sono comunemente associati a spostamenti dettati dal bisogno di partecipare a importanti meeting o a un pernottamento in hotel per partecipare a una conferenza di settore. Tuttavia, ora il viaggio potrebbe essere applicato a chi ha bisogno di lavorare in un hotel perché la sua famiglia si sta isolando per un’infezione. Molte persone scelgono di lavorare dalle loro destinazioni di vacanza.
Per questo motivo, le aziende devono anche valutare se sono disposte a pagare per strumenti che possono agevolare il loro lavoro mentre sono all’estero, come ad esempio i costi di accesso a Internet. Questi costi possono rappresentare un’impennata dell’importo che i travel manager devono spendere in un anno. Tuttavia, stiamo osservando sempre di più come soddisfare le esigenze negli spostamenti dei singoli dipendenti stia diventando di importanza primaria per la fidelizzazione dei talenti.
Chi non è disposto ad adattarsi a sostenere l’autonomia dei dipendenti potrebbe trovarsi di fronte a un costo ancora maggiore, quello dei turnover dei lavoratori.
Pertanto, è davvero il momento giusto per le aziende di decidere quali viaggi finanziare e di utilizzare queste decisioni per regolamentare i processi nelle aree della finanza e della gestione».
Viaggi di lavoro e flessibilità: cambiare le procedure
Parlare di digitalizzazione dei processi significa anche lavorare sulle procedure con cui i travel manager debbano gestire i cambiamenti culturali che accompagnano le nuove modalità di lavoro.
Indrieri: «Le aziende saranno sempre più tenute a prendere decisioni sui loro processi e a renderli visibili ai dipendenti quasi in tempo reale. Questa è già una sfida in sé, poiché molte stanno ancora cercando di capire di quali processi e infrastrutture hanno bisogno».
Ad esempio, devono considerare aspetti come l’aggiornamento dei propri dipendenti con le informazioni sul proprio viaggio, oltre a disporre di politiche che forniscano trasparenza dal punto di vista delle spese.
Se un dipendente deve fare un test molecolare, l’azienda lo pagherà? Se va in vacanza, ma lavorerà dal luogo in cui si trova, come verrà regolamentata questa attività?
Definire le KPI intorno alla flessibilità
Indrieri: «L’introduzione di nuove procedure per gli spostamenti torna come priorità.
Una prima parte di questi cambiamenti consisterà nel definire KPI che ruotino intorno alla flessibilità, alla mobilità e alla sostenibilità. Un aspetto quest’ultimo che continua a suscitare attenzione nel settore dei viaggi».
Infine, per la definizione del budget la condizione ideale sarà quella di passare da un processo di gestione delle trasferte statico a uno dinamico. Perciò consentire ai dipendenti di utilizzare il tipo di trasporto generale più adatto alle necessità contestuali.
Indrieri: «Una soluzione può essere quella di definire un budget per la mobilità individuale: in sostanza, i dipendenti possono ricevere un budget fisso per viaggiare liberamente utilizzando qualsiasi mezzo di trasporto.
Sia un aereo, un treno, Uber o un taxi piuttosto che un’auto a noleggio o un’auto aziendale.
Se a questo approccio si aggiungono tecnologie intelligenti in grado di supportare i dipendenti nella scelta del percorso più sostenibile e confortevole, le aziende potranno così continuare a muoversi in una direzione giusta, corretta e rispettosa nei confronti dei lavoratori e del pianeta».
[Digitalizzazione e sostenibilità nei viaggi d’affari: una video intervista a Gabriele Indrieri]
