In Italia, la figura del travel manager nasconde skill, retribuzioni, esperienze e aree d’appartenenza variegate e a volte anche contraddittorie. Ci aiuta a fare luce sull’argomento la ricerca Professione Travel Manager: livelli retributivi, skill e competenze, presentata lo scorso ottobre nel corso di BizTravel Forum 2011, manifestazione annuale organizzata da Uvet American Express. L’indagine, a cura di OD&M e Manageritalia, ha mappato il profilo di chi si occupa in azienda dei viaggi dei dipendenti, interpellando 104 professionisti appartenenti in prevalenza ai settori dell’industria, engineering e commercio. E chiarendo subito la prima questione, quella del nome più adatto a seconda del ruolo.
Gestire, coordinare, assistere
Siamo infatti abituati a chiamare indifferentemente travel manager chi si occupa di gestire le trasferte, ma in realtà i ruoli sono tre: il travel manager, appunto, in generale un ruolo inquadrato per un 60% come impiegato, 27% come quadro e 13% dirigente e derivante da esperienze pregresse in diversi settori, ma prevalentemente negli Acquisti. Una figura fondamentale nella definizione della travel policy interna e nella valutazione e selezione dei fornitori, ma che si occupa anche di definire le differenti modalità di pagamento delle spese di viaggio. Il travel coordinator – ruolo decisamente più esecutivo e affidato soprattutto a figure impiegatizie con precedenti esperienze di assistente di direzione – che si occupa principalmente di organizzare i viaggi dei dipendenti (cosa che solo il 33% dei travel manager fa), ma anche di comunicare al personale le regole della travel policy e gli accordi con fornitori. Infine c’è il travel assistant, ruolo quasi esclusivamente operativo, affidato perlopiù ad assistenti di direzione o nel settore acquisti, attivo in particolare nell’organizzazione pratica della trasferta e nella valutazione dei fornitori con i quali definisce di volta in volta gli accordi.
Figure che stanno piano piano prendendo sempre più piede anche in Italia, ma che ancora faticano a imporsi come ruolo “esclusivo”: «Il primo dato interessante e che fa riflettere su come questa figura sia gestita nelle aziende italiane – spiega Marilisa Mele, consulente di OD&M – è come il travel management sia una funzione svolta “part time”, in concomitanza con altri ruoli. Questo in parte deriva dal fatto che il tessuto industriale italiano è composto principalmente da piccole o medie imprese, con un volume di viaggi che non giustifica la presenza di un figura dedicata in maniera esclusiva al business travel». In effetti dalla ricerca risulta che i travel manager, insieme con i travel coordinator, sono presenti in particolare nelle medie e grandi aziende, mentre il travel assistant è una figura che troviamo esclusivamente nelle medie imprese. Emerge inoltre che l’attività di travel management è raramente svolta a tempo pieno, soprattutto nel caso dei travel manager. Mentre i travel coordinator dichiarano di svolgere questa attività con un impiego “part time” per il 60% e a tempo pieno nel 40% dei casi.
Il ruolo giusto, nel posto giusto
«Le cose sono sicuramente migliorate negli ultimi anni – conferma Enrico Pedretti, direttore marketing di Manageritalia – nonostante la crisi che ha portato addirittura alcune imprese a ridurre i viaggi aerei. Ma un’evoluzione deve ancora avvenire, le imprese devono capire che la figura del travel manager è fondamentale ridurre i costi di trasferta. Certo, oggi si è diffuso un atteggiamento più “manageriale” e serio rispetto al passato, ma esiste ancora un elevato numero di aziende che considerano il travel manager un “puro costo”, o che lo collocano nell’area degli Acquisti, senza capire che si tratta di un ruolo legato prevalentemente alla gestione del personale, uno strumento per migliorare il lavoro e garantire la soddisfazione dei dipendenti».
La survey fotografa in effetti una situazione piuttosto complicata e a tratti quasi contraddittoria per quanto riguarda i ruoli e la funzione di appartenenza di chi gestisce il segmento travel in azienda. Per quanto riguarda i travel manager, il 46% di chi svolge l’attività part time fa parte del settore Acquisti, il 23% dei Servizi Generali e il 23% è Assistente di Direzione. Situazione ribaltata per i travel coordinator, che per un 67% fanno parte della Segreteria e per il 33% degli Acquisti. Ancora diversa la situazione dei travel assistant, che per un 50% sono assistenti di direzione, 25% sono in area acquisti e 25% segreteria. Le funzioni delle figure che gestiscono il travel sono quindi fortemente indirizzate al supporto al business e agli Acquisti, e ben lontane dalla gestione del personale, come invece auspica Pedretti.
A chiarire questi dati è la tabella delle competenze relative al travel management. Infatti il 73% dei travel manager si occupa della definizione e gestione dellatravel policy (un 20% anche della comunicazione al personale), il 67% di valutazione dei fornitori e conseguenti accordi, il 60% della ricerca delle migliori opportunità di viaggio e di vettori convenienti, il 27% anche delle modalità di pagamento delle spese: quasi tutte mansioni strettamente legate al settore Acquisti. Tra i travel coordinator, ben il 60% si occupa di comunicare ai dipendenti le linee guida dell’azienda in materia di trasferte, il 100% di organizzare le missioni, ma nessuno contribuisce a definire i sistemi di gestione delle spese. Il travel assistant, decisamente più operativo, dedica molto del suo tempo a valutare i fornitori e le opportunità di viaggio più convenienti, oltre che all’organizzazione pratica delle trasferte, ma non partecipa affatto alla definizione della travel policy e pochissimo alle altre funzioni. Nessuno dei tre ruoli è coinvolto nella gestione delle assicurazioni e dei rischi di viaggio, dato che fa riflettere anche alla luce dell’approfondimento del numero scorso di Mission (“Io ti salverò”, Mission n. 7-2011, pag. 10), che ha messo in luce la necessità di un network trasversale in azienda che si occupi della sicurezza, di cui dovrebbe far parte anche chi gestisce il business travel.
Cosa conta davvero
Anche i dati sulle competenze dichiarate dagli interpellati stimolano più di una riflessione. Se da una parte i travel manager sembrano molto interessati alla conoscenza del contesto in cui si viaggia e alla selezione e valutazione dei fornitori, dall’altra non ritengono importante essere in grado di formulare e gestire un budget e i costi: un elemento che fa pensare, data la prevalente appartenenza dei travel manager al settore Acquisti. Chi invece dimostra un particolare interesse al budget e alla gestione dei costi sono i travel coordinator, che considerano fondamentale anche la comunicazione interna. I travel assistant non ritengono affatto utile la capacità di comunicare ai dipendenti le linee guida della travel policy aziendale, mentre ritengono assolutamente prioritaria la competenza sugli operatori turistici e sui fornitori. Forse il fatto di doversi occupare part time della gestione del travel non aiuta le varie figure a costruire un ruolo “a 360 gradi”, in cui tutte le problematiche in atto vengano considerate col giusto peso, e l’operatività venga bilanciata dall’attività “a monte” di definizione della policy, di interazione con i diretti interessati, ovvero i dipendenti, la formulazione di un budget preciso che consenta di operare al meglio e senza improvvisazione.
Retribuzione in trasformazione
I livelli di retribuzione del travel management italiano sono ben lontani dai corrispettivi europei, e ancor più da quelli americani. Secondo la Travel Management Compensation and Benefits Survey, indagine annuale condotta dalla Gbta Foundation sul comparto corporate travel e meeting americano e canadese, dal 2010 al 2011 i salari dei professionisti del travel management sono aumentati in media del 5%: dell’1% per i dirigenti, che sono arrivati così a guadagnare quasi 134mila dollari annui; dell’11% per i manager e supervisor (più di 101mila dollari all’anno); del 5% per i coordinator/specialist e per gli assistenti amministrativi (62.500 dollari all’anno). E non solo: il 40% degli intervistati dichiara la possibilità offerta dal proprio impiego di un piano di stock option, mentre il 78% degli impiegati con funzione di travel manager sono oggetto di importanti investimenti aziendali per una continua formazione.
La survey di Manageritalia e OD&M mostra come anche in Italia, rispetto alla precedente versione del 2008, ci sia stato un incremento nella retribuzione dei travel manager, in particolare per chi è inquadrato come dirigente (13%) e impiegato (60%, il restante 27% è quadro): se nel 2008 un dirigente con funzione anche di tm guadagnava come retribuzione media annua lorda 70mila euro, nel 2011 arriva a guadagnare 95mila euro, un impiegato con la stessa mansione ha visto aumentare la propria retribuzione annua da 27mila a quasi 31mila euro. «Un dato particolarmente interessante – aggiunge Mele – è la percentuale dei travel manager che dichiarano l’applicazione di una retribuzione variabile: tra gli impiegati è il 56%, per una cifra di 4mila euro l’anno, e non è poco. Certo, siamo lontani dai guadagni della stessa figura in un Paese come gli Stati Uniti, dove è molto presente e strategica, e dimostra come la cultura meritocratica venga estesa, in Italia, soprattutto ai livelli superiori». Infatti la retribuzione variabile è garantita al 100% per i dirigenti (e vale 12.500 euro l’anno) e per il 75% per i quadri (6mila euro). Sul fronte degli stipendi ci sono poche differenze tra travel assistant e travel coordinator: quasi 30mila euro annui per i primi, 26.400 euro per i secondi, che però possono contare (almeno il 40% di loro) su un “compensation mix” di 5mila euro annui, contro i mille euro garantiti al 20% dei travel assistant.
Resta il fatto che il settore è in evoluzione. «Va fatto un investimento oculato e intelligente, soprattutto un investimento culturale – conclude Pedretti –. Per come si sta muovendo il mercato, presto anche le Pmi si dedicheranno sempre più all’export e viaggeranno di più. È necessaria quindi una figura che coordini attraverso tecnologie e strumenti moderni, che sia formata appositamente e che abbia un ruolo preciso in azienda, a cui dare la giusta importanza».
Voce alle manager assistant
Spesso nel nostro Paese la responsabilità di gestire le trasferte aziendali è assegnato alle assistenti di direzione, che non solo seguono gli aspetti operativi (richieste di prenotazione ecc.), ma affrontano anche temi più strategici, come la selezione dei fornitori : secondo l’indagine di Manageritalia e OD&M, esse occupano il ruolo di travel manager nel 23% delle aziende, mentre nel 50% dei casi sono travel coordinator. Di far crescere queste figure si occupa Macse Italia (Manager Assistant Carriera Sviluppo Evoluzione), associazione di categoria che conta oltre 2000 iscritti, prevalentemente donne (www.macseitalia.it). Da molti anni, inoltre, è attivo www.Secretary.it, portale dedicato alle assistenti di direzione.
Gi stipendi negli Usa
– 134.000 dollari
La retribuzione annua dei travel manager Usa
– 101.000 dollari
La retribuzione annua dei supervisor
– 62.500 dollari
La retribuzione annua dei coordinator
– 78%
La percentuale di travel manager Usa a cui le aziende offrono opportunità di formazione.
(fonte: Gbta Foundation 2011)
