Uffici a ore

Il sociologo polacco contemporaneo Zygmunt Bauman non ha dubbi: viviamo nell’epoca della società liquida. Non è una metafora, ma una nuova visione che mira a evidenziare una vera svolta epocale. Se ieri, infatti, il mondo poggiava su solidi principi, oggi tutto è in continua trasformazione ed esibisce una fisionomia sempre più fugace. Le situazioni in cui operano gli uomini si modificano prima di consolidarsi in abitudini. Ed ecco che, in questo contesto, l’offerta di servizi business flessibili e a tempo si rivela vincente. Uffici perfettamente attrezzati che vengono dati in affitto anche per una manciata di giorni, in ogni parte del mondo. Appartamenti disponibili anche per un breve periodo, destinati a una clientela d’affari in continuo movimento. È il mondo della relocation, un settore che non conosce crisi. I nomi delle società specializzate sono in continuo aumento: Halldis, Regus, Executive Service, Saxa Rosata… Vediamo nel dettaglio come si articola la proposta.

Halldis: dall’alto di una torre
Halldis è specializzata nell’affitto di appartamenti e uffici chiavi in mano in Italia e in Europa. La società fa parte della holding Windows on Europe, presieduta da Leonardo Ferragamo; amministratore delegato di Windows on Europe è Pietro Martani, fondatore di Halldis. «Le nostre attività vanno a integrare l’offerta delle tradizionali strutture di relocation» fa sapere Pietro Martani. «Halldis gestisce più di 800 appartamenti in 19 città in Italia e in Europa, completamente arredati e corredati, disponibili da tre giorni a un anno, indicati per manager e professionisti in trasferta». In Italia la società è presente a Milano, Roma, Bologna, Firenze, Genova, Bari, Lago di Como, Lago Maggiore, Trento, Torino, Venezia, Verona, Catania; in Europa è a Parigi, Londra, Francoforte, Bruxelles, Amsterdam, Barcellona. Da gennaio la sua offerta è stata integrata con Blend Tower, un moderno business center a Milano, a 50 metri dalla Stazione Centrale, pensato per rispondere alle esigenze di chi si sposta per lavoro: 100 uffici con più di 300 postazioni e 9 sale riunioni, dove ogni spazio può essere affittato anche solo per un’ora o un pomeriggio. Offre contratti flessibili, in base ai quali il professionista appena arrivato in città può avere subito a disposizione un ufficio pronto all’uso, utilizzandolo per il tempo necessario. «C’è anche chi ricorre ai nostri servizi perché è di passaggio a Milano e ha bisogno di una sede di rappresentanza in cui incontrare clienti e partner. In questi casi sono molto apprezzati i nostri pacchetti di “ufficio flessibile”, in base ai quali il manager può usare un ufficio per un certo numero di ore al mese e avere accesso al lounge all’undicesimo piano».
Il Blend Tower si caratterizza per la sua forte connotazione di design e il massiccio utilizzo di strumenti tecnologici: ogni ufficio è dotato di connessione Internet ad alta velocità e servizi telefonici avanzati. Vi si può accedere 24 ore su 24 tramite la propria card digitale, che controlla anche l’impianto di condizionamento dell’ufficio.
Completamente modulabili, le sale riunioni del Blend Tower offrono spazi da 15 a 90 metri quadri, collegabili tra loro, con location remote tramite sistemi di room combining e videoconferenza. Il servizio di reception prevede un totem multimediale touch screen posizionato all’ingresso del palazzo, che consente di reperire facilmente informazioni sulle società presenti nel business center e sulle riunioni in programma nelle sale.
Abbiamo chiesto a Pietro Martani di delineare il profilo della clientela di Halldis. «Sugli uffici spaziamo da multinazionali che aprono la sede italiana, a liberi professionisti che ci utilizzano come loro studio, a start-up. Per quanto riguarda gli appartamenti serviti invece, lavoriamo soprattutto con manager, consulenti e professionisti che si trovano in trasferta per seguire un progetto di qualche mese, oppure che sono stati trasferiti nella sede italiana della loro azienda e usano temporaneamente i nostri appartamenti in attesa di acquistare casa. Il 60% circa dei nostri clienti nel residenziale proviene dall’estero, il 40% è italiano. Nel corso del tempo ci siamo dotati di uno staff internazionale, sia per coprire il maggior numero possibile di lingue – il sito di Halldis è disponibile in 7 idiomi diversi – sia per comprendere meglio le specifiche esigenze culturali».
Ma com’è cambiato il profilo del cliente nel corso degli anni? «In Italia il mercato ha subito negli ultimi 10 anni una vera e propria rivoluzione. Prima era caratterizzato dalle classiche strutture para-alberghiere, i residence; non esisteva un’offerta di appartamenti serviti che potesse essere considerata come alternativa. Successivamente la disponibilità di questa tipologia di strutture è aumentata e, grazie anche a Internet, i clienti si sono resi conto della più ampia possibilità di scelta; di conseguenza, sono cresciute le richieste. Da parte nostra abbiamo incrementato l’offerta e l’abbiamo diversificata per rispondere alle più svariate esigenze. Abbiamo incluso in portafoglio le città che i nostri clienti ci chiedevano, per motivi di lavoro e di svago, incorporando strutture ricettive che potessero soddisfare tutti i livelli di prezzo e di servizio. L’evoluzione verso il business center è stata naturale: molti dei nostri clienti di Milano hanno bisogno di un ufficio o di una sala riunioni che sia disponibile con la stessa flessibilità dei nostri appartamenti».
Il periodo di tempo di richiesta dei servizi di Halldis è, per loro natura, circoscritto: «Se prendiamo l’esempio di Milano, la durata media dei soggiorni nei nostri appartamenti è di 2-3 mesi, mentre per gli uffici oscilla tra i 6 mesi e l’anno. Registriamo le maggiori richieste nei periodi in cui gran parte delle aziende intraprende nuove attività, cioè gennaio e settembre, quando si decidono i nuovi progetti o investimenti».
E veniamo ai giorni nostri: la recessione economica ha in qualche modo favorito l’incremento della domanda oppure, al contrario, l’ha rallentata? «La crisi in un certo senso ha giovato al nostro settore, perché un numero crescente di persone ha cominciato a preferire gli appartamenti agli hotel: il controllo dei costi è diventato un elemento fondamentale nella scelta degli alloggi e oggi capita di frequente che due colleghi decidano di condividere un appartamento anziché affittare due camere d’albergo. Allo stesso tempo, l’incertezza causata dalla difficile situazione economica ha reso una struttura come Blend Tower particolarmente appetibile: il professionista può affittare un ufficio già pronto, senza necessità di addossarsi contratti pluriennali o investimenti onerosi per il mobilio e la tecnologia, e può stipulare un contratto di affitto da cui recedere con un preavviso minimo».

Regus: proposta d’élite
Il gruppo Regus offre a livello mondiale soluzioni per spazi di lavoro, con prodotti e servizi su misura che comprendono ambienti professionali completamente attrezzati: uffici, sale riunioni, business lounge e un network di sale per videoconferenze. «Migliaia di piccole e medie aziende si rivolgono a noi in ogni momento dell’anno per sfruttare i vantaggi legati all’outsourcing di uffici e di spazi di lavoro» dichiara Simone Stori, direttore commerciale e marketing per Italia, Israele e Malta del Gruppo Regus. «In questo modo possono dedicarsi interamente al loro core business. Più di 500mila clienti ogni giorno si avvalgono delle oltre 1000 location che mettiamo a disposizione in 450 città e 76 nazioni. In Italia, il nostro gruppo dispone complessivamente di 10 Business Centre dislocati a Milano, Roma e Torino».
Per quanto riguarda la tipologia dei suoi servizi, Regus ha diversificato la proposta di uffici e sale riunioni rispetto agli spazi tradizionali. «Tutte le sedi offrono una vasta gamma di servizi, dagli uffici pronti all’uso agli uffici virtuali, alle sale riunioni e videoconferenza. Gli spazi lavoro sono arredati, dotati di tecnologia all’avanguardia e coadiuvati da personale specializzato in campo amministrativo e informatico».
Dal punto di vista del supporto tecnologico, le strutture Regus prevedono telefoni digitali Pabx di ultima generazione con casella vocale ascoltabile – anche dall’esterno – in qualsiasi momento del giorno e della notte, tutta la settimana. Sono inoltre fornite connessioni Internet ad alta velocità protette da Firewall, insieme a sistemi di videoconferenza e a ogni strumento necessario per le sale riunioni, come proiettori lcd e impianti di teleconferenza.
Le proposte di Regus si rivolgono essenzialmente ad aziende multinazionali che aprono filiali in altri mercati, ad aziende locali che aprono filiali in altre città, a tutte quelle realtà che necessitano di relocation temporanee per la ristrutturazione del proprio immobile o uffici per progetti particolari, start up. La clientela è per il 60% italiana e per il 40% internazionale e il periodo di tempo medio di richiesta dei servizi – soprattutto per quanto riguarda l’affitto degli uffici – è di circa un anno. «Il mercato è cresciuto notevolmente negli ultimi 10 anni grazie alla sempre maggiore attenzione da parte delle aziende ai costi e alle nuove opportunità che il mercato offre a livello di outsourcing di servizi. Il cliente è sempre più esigente in quanto l’attenzione delle aziende alla soddisfazione dei propri interlocutori commerciali è diventata oggi un modello fondamentale ed imprescindibile del mercato».
Analizzando l’evoluzione del settore negli ultimi anni, Simone Stori evidenzia come la recente recessione abbia favorito una crescita della domanda. «La crisi ha ovviamente aiutato la richiesta nel nostro settore in quanto le aziende che prima investivano capitali per l’apertura o la ristrutturazione di propri spazi lavoro hanno capito che, grazie alla nostra proposta, è possibile ottimizzare i costi senza compromettere il livello qualitativo dell’offerta, usufruendo nello stesso tempo della massima flessibilità».