Anche il mercato del business travel risente degli effetti della crisi economica internazionale: le aziende viaggiano meno e introducono nelle proprie travel policy regolamenti d’emergenza per diminuire le spese di viaggio. Per rendersi conto di questo trend basta dare un’occhiata alle ultime ricerche sull’andamento del settore. Un recente rapporto commissionato all’IntelligenceUnit di The Economist analizza gli effetti della crisi economica sulle scelte di un campione di manager in Asia, Europa e Nord America in tema di
prenotazioni alberghiere. Secondo i dati raccolti, nel 2009 il 47% dei business traveller ridurrà il numero delle trasferte. Inoltre, il 28% prenoterà strutture di categoria inferiore ai 4 e 5 stelle, mentre il 63% sfrutterà la crisi economica per rinegoziare con gli albergatori tariffe più vantaggiose.
Alle strategie adottate per affrontare la crisi è dedicata anche un’indagine condotta da American Express e Accenture presso un campione di aziende con fatturati medi di circa 30 milioni di dollari, appartenenti alla classifica Fortune 500. Lo studio evidenzia che le imprese ricorrono a una maggiore responsabilizzazione dei viaggiatori: i regolamenti vengono resi più chiari e accessibili, gli obiettivi di risparmio sono condivisi con i dipendenti e si rafforzano le punizioni in caso di trasgressione alle policy, ma anche gli incentivi per i business traveller più “virtuosi”. In secondo luogo, le aziende cercano di analizzare più attentamente i dati di spesa, spesso ricorrendo a tool di reportistica. Infine, mettono a punto programmi di viaggio a lungo termin
che puntano al risparmio attraverso l’ottimizzazione dei processi interni e l’adozione di sistemi per la gestione automatizzata delle trasferte. «Questi strumenti risultano particolarmente utili in tempi di crisi perché inducono le imprese ad adottare best practice e a individuare i processi interni responsabili dell’incremento dei costi – ha commentato James Ellis, managing director di Accenture Finance Operations -. Se le aziende sono solide, i dollari risparmiati possono essere reinvestiti in attività che generano valore aggiunto».
Questo il panorama internazionale. Ma come affronta la recessione il mercato italiano? Quali misure adottano le aziende per ridurre i costi di viaggio e quali scenari ipotizzano per il prossimo futuro? Per scoprirlo abbiamo chiesto il parere di alcuni travel manager di grandi aziende italiane e multinazionali. Dalle risposte non emerge un quadro ottimistico: la crisi fa paura e i tagli alle spese sono all’ordine del giorno. Cambiano i comportamenti d’acquisto: sul fronte della biglietteria aerea si ricorre sempre più frequentemente ai vettori low cost, ma anche all’advanced booking per poter usufruire di convenienti tariffe scontate. Alcuni ne approfittano per spingere l’utilizzo del treno al posto dell’aereo che, sottolineano, ha il vantaggio di essere più ecocompatibile perché libera minori quantità di CO2 nell’atmosfera. In campo alberghiero, inoltre, i budget hotel sostituiscono i quattro stelle, mentre in ambito congressuale diminuisce il numero delle riunioni aziendali fuori sede. Da più parti si afferma il ruolo chiave dei sistemi di videoconferenza, considerati uno strumento utile per tagliare le trasferte non indispensabili. Ecco le testimonianze.
Travel policy più rigide, tagli ai meeting e sistemi di videoconferenza
Abbiamo chiesto ai travel manager di illustrarci in che misura la crisi economica in atto ha impattato sulle trasferte aziendali e quali regolamenti “d’emergenza” sono stati introdotti nelle travel policy per esercitare un maggiore controllo sulle spese. «La nostra azienda ha deciso di limitare i viaggi aziendali e richiamare il personale al massimo sforzo per il contenimento delle spese connesse al travel – sottolinea Andrea Valvo, responsabile acquisti e congressi di Johnson & Johnson Medical Holding –. È stato richiesto, in particolare, di ridurre il numero di meeting nazionali e internazionali, di ottimizzarne la durata e di far ricorso, ove possibile, a forme di incontro alternative, quali la tele e videoconferenza. La nostra travel policy era già strutturata in modo tale da indurre il passeggero a un comportamento attento ai costi, dunque non sono state apportate modifiche sostanziali alla procedura; sono state però rafforzate le raccomandazioni all’impegno nel contenimento delle spese e sono aumentate le forme di controllo del rispetto della policy».
«Per quanto riguarda la biglietteria aerea la nostra travel policy è diventata molto severa – testimonia inoltre Alberto Caumo, responsabile Unità Travel&Promotion del Servizio Centrali Acquisti delGruppo Generali –. Tanto più che con l’avvento della nuova Alitalia non c’è più libera concorrenza sulla tratta Milano-Roma, dunque difficilmente un volo costerà meno di 300 euro. Alla necessità di contenere i costi, i vertici aziendali hanno associato il concetto di ecocompatibilità. Per questo stiamo imponendo su alcune tratte il treno come mezzo di trasporto principale. Per la tratta Milano-Roma, ad esempio, abbiamo fatto una simulazione prendendo in considerazione i costi del biglietto e del trasferimento, i taxi (aeroporti), i tempi vivi e morti del viaggio. È emerso come la nostra spesa annuale di un milione e 200 mila euro potrebbe essere addirittura dimezzata. In questo modo potremmo raggiungere tre obiettivi: risparmiamo, in treno il dipendente riesce a lavorare e rispettiamo l’ambiente. L’aereo è uno dei mezzo di trasporto più inquinanti, quindi non contribuiamo direttamente alla produzione di CO2. A parità di percorso, un viaggio in treno produce pro capite un terzo dell’anidride carbonica emessa dall’aereo.
«Inoltre, intendiamo incrementare le forme di meeting tecnologiche, implementando nelle nostre sedi le salette attrezzate per le videoconferenze – prosegue Caumo –. Per quanto riguarda gli alberghi, già da un paio d’anni stiamo affrontando l’argomento in maniera scientifica e chiediamo di prenotare solo strutture convenzionate, in modo da poter ottenere tariffe più basse. Abbiamo calcolato che il Gruppo Generali Italia nel 2009 diminuirà le spese per gli spostamenti almeno del 15%».
«Stiamo modificando drasticamente la nostra travel policy – afferma inoltre Andrea Ghirga, responsabile acquisti di Numonyx –. Prima di tutto imponiamo molte più restrizioni sulla possibilità di volare in business class. Inoltre, analizziamo in modo più approfondito l’effettiva necessità dei viaggi, che ora vengono approvati da un livello manageriale superiore. Diminuisce sensibilmente il numero delle trasferte. Più conference call e più viaggi dei collaboratori esterni. Una stretta che andrà avanti almeno fino a giugno».
«Abbiamo imposto una stretta alle modalità di comportamento dei viaggiatori Zurich, che si dovranno adeguare a una travel policy sempre più restrittiva, monitorata day by day da un Ufficio Travel centralizzato –. dichiara poi Roberto Somigli, responsabile Procurement diZurich Insurance Company –. La chiave di volta del contenimento dei costi nel travel è l’adozione dallo scorso novembre di alcune misure volte al risparmio quali il maggiore anticipo nella prenotazione, il più frequente ricorso a tariffe scontate (best buy), il tutto associato a una forte governance che minimizza le eccezioni. Spero che i viaggiatori si mettano in viaggio solamente a ragion veduta, tenuto conto di tutti i mezzi di comunicazione che ci sono al giorno d’oggi…».
«La nostra è una realtà multibusiness che conta circa 1600 dipendenti in tutto il mondo – spiega inoltre Loris Dazzani, responsabile Ufficio Acquisti Centrale diCefla –. Definire regole condivise, soprattutto in un’azienda complessa e diversificata come la nostra, è il frutto di un lavoro che parte da molto lontano. A mio avviso sarebbe un errore rimettere in discussione le norme di sempre. In questo momento di crisi, dunque, Cefla ha deciso di puntare sul fattore umano, credendo fermamente che per rispettare gli obiettivi sia indispensabile che ogni settore riesca a motivare le persone a una responsabilità sui costi, senza per questo modificare le regole condivise. Abbiamo lavorato principalmente sull’informazione preventiva e sui report relativi all’andamento dei costi, cercando e chiedendo il massimo coinvolgimento. La nostra azienda ha voluto trasmettere un messaggio semplice: non cambiamo le regole ma ci aspettiamo che tutti i nostri dipendenti adattino i loro comportamenti alla situazione attuale.
«Intendiamo inoltre rafforzare la relazione con i fornitori, agendo su più versanti – prosegue Dazzani –: con le agenzie viaggi stiamo costruendo accordi che li motivino alla riduzione dei costi, ad esempio definendo transaction fee più elevate per prenotazione e incrementando il ricorso ai voli low cost (che negli ultimi due anni hanno rappresentato oltre il 10% del numero dei voli dei nostri dipendenti); con le compagnie aeree abbiamo deciso di negoziare, a seconda delle opportunità, premi in base ai volumi di volato e tariffe dedicate; con le società che emettono carte di credito stiamo definendo meccanismi per recuperare punti, premi e giorni di valuta sui pagamenti. Naturalmente in parallelo continuiamo a proporre e promuovere gli altri strumenti di relazione».
Ma in tempi di crisi viaggiare è indispensabile
Contenere le spese è una necessità. I travel manager, però, sembrano convinti che mai come in tempi di crisi sia importante viaggiare per raggiungere nuovi clienti e mercati. «Per noi non è prevista alcuna variazione nella travel policy, né una diminuzione nei massimali di spesa – dichiara ad esempio il travel manager di una grande azienda italiana, che ha chiesto di rimanere anonimo –. I nostri dipendenti viaggiano per effettuare installazioni, quindi continueremo a farlo. Anzi, speriamo di incrementare i viaggi, perché significherebbe che aumenta la mole di lavoro. Per gli aerei, scegliamo già da anni i voli low cost».
«Per quanto ci riguarda la pianificazione delle trasferte la nostra azienda è sempre stata molto attenta (ad esempio, facciamo uso della videoconferenza già da molti anni) – sottolinea inoltre Maria Clara Tosi, travel manager di Wamgroup –. Per questo motivo l’attuale recessione ci porta semplicemente ad aumentare i meccanismi di pianificazione e controllo che stiamo usando da tempo. Non sono state apportate modifiche d’emergenza alla travel policy. Già dall’inizio del 2008 abbiamo posto particolare attenzione all’anticipo nella prenotazione e all’utilizzo delle tariffe scontate e dei vettori low cost che hanno comunque sempre fatto parte delle nostre abitudini d’acquisto. Particolare attenzione viene posta alla “sicurezza del viaggiatore” nel momento della scelta del vettore, del mezzo di trasporto e della destinazione. Di base c’è un’attenta valutazione della necessità della trasferta. Da una parte le nostre filiali produttive all’estero in paesi come India e Cina continuano a richiedere una presenza di diverse figure professionali per garantire standard qualitativi uguali a quelli della casa madre, dall’altra le filiali commerciali, in questo momento, hanno bisogno di rafforzare il rapporto con il cliente, ragion per cui le trasferte non potranno ridursi in modo consistente. Tutto questo tenendo fermo l’obiettivo di portare avanti il lavoro di ottimizzazione delle tariffe che faremo insieme alla nostra travel management company».
«È prevedibile che a sentire maggiormente l’impatto della crisi sarà il settore dei meeting, che facilmente registrerà una contrazione del numero delle riunioni aziendali fuori sede – sostiene Valvo –. I viaggi per raggiungere i clienti, invece, resteranno comunque necessari. Potrebbero cambiare, più o meno sensibilmente, solamente i costi medi delle trasferte (per esempio favorendo mezzi di trasporto meno costosi, alberghi di categoria inferiore ecc.), ma non penso che le aziende possano ridurre in modo significativo il numero delle occasioni di contatto con la propria clientela».
«In tutti i settori di cui ci occupiamo una parte importante del fatturato è generata all’estero, di conseguenza l’esigenza di viaggiare è molto frequente a tutti i livelli aziendali – afferma Loris Dazzani –. Tenuto conto della situazione internazionale di recessione economica, il budget 2009 è stato predisposto con una impostazione più prudente in termini di costi, ma prevedendo azioni rapide in caso di segnali positivi dal mercato. In ogni caso, proprio in funzione della forte internazionalizzazione di Cefla, è stato previsto un aumento del budget intorno al 10% (contro un aumento degli ultimi 5 anni di un 12-15% annuo). Questo perché noi siamo convinti che nei momenti difficili le iniziative commerciali si debbano intensificare: bisogna essere ancora più vicini ai clienti, rafforzare le reti di vendita cogliendo tutte le opportunità offerte dai mercati emergenti. Perciò non ritengo che le aziende con bilanci in equilibrio ridurranno i viaggi d’affari. In particolare, per rispondere alla necessità di una maggiore comunicazione con la forza vendita e i clienti, si stanno aumentando gli strumenti di supporto: dalle semplici sound station, adatte alle semplici teleconferenze in sala riunioni, ai servizi di web conference, che permettono di condividere anche file di presentazione, fino ad arrivare a strumenti di videoconferenza che migliorano ulteriormente la qualità del contatto, anche se a costi decisamente più elevati. Non dimentichiamo però che per l’utilizzo di questi strumenti bisogna vincere lo scoglio culturale della mancanza della presenza fisica. Non deve cioè passare il messaggio che cerchiamo una “scorciatoia” a basso costo, ma solo la possibilità di facilitare in maniera significativa una relazione».
Prospettive future
Ma quali saranno secondo gli intervistati le ripercussioni future della crisi economica sul mercato del business travel? Ritengono che questa fase di rigore possa avere anche un risvolto positivo, magari favorendo l’adozione di best practice? «Questa crisi e la conseguente necessità di contenimento delle spese favoriranno la diffusione di comportamenti virtuosi, quali l’utilizzo di classi tariffarie economiche (anche laddove questo comporti l’accettazione di restrizioni e penali in caso di cambiamento) e lo spostamento dai vettori di tipo tradizionale ai low cost (quando non a diverse forme di trasporto) – è convinto Andrea Valvo –. Inoltre, si giungerà a una migliore e più anticipata programmazione dei viaggi, così da poterne gestire i costi più efficacemente».
«In futuro è possibile prevedere una contrazione globale del volume del business travel – aggiunge Maria Clara Tosi –. Mi auguro che ciò sfoci in una più sana concorrenza tra i vettori e in una revisione delle alleanze e che porti a un’ottimizzazione delle tratte e a una migliore offerta tariffaria».
«Credo non ci sarà una categoria al mondo che non subirà forti cambiamenti a causa della crisi in termini finanziari e di mercato – conclude Dazzani –. Comunque, le aziende sane avranno spazi per svilupparsi ulteriormente. Grazie alla riduzione del costo delle materie prime, le imprese stanno proponendo accordi a costi più bassi in cambio di una relazione più forte (come volumi e come pianificazione), promozioni particolari, servizi aggiuntivi per farsi sentire più vicine al cliente. Ritengo che mai come in questo momento sia alta la considerazione del business inteso più come prodotto e servizio che come opportunità finanziaria»
La parola ai fornitori
La nostra piccola indagine si è estesa anche ad alcuni rappresentanti di compagnie aeree, catene alberghiere e agenzie di viaggio. Anche in questo caso la parola d’ordine sembra essere una sola: stringere la cinghia, riducendo i costi operativi nell’attesa che l’economia si riassesti. Un imperativo al quale si aggiunge la necessità di rendere la propria offerta sempre più mirata e competitiva per stimolare una domanda in netto calo.
«Per noi il 2008 si è chiuso in positivo rispetto al 2007, anche se solo del +1,5%. Il nostro obiettivo per il 2009 è confermare i risultati dello scorso anno. Abbiamo notato da parte delle aziende una riduzione nel numero delle notti di permanenza. Per affrontare la crisi e stimolare la domanda, quindi, abbiamo messo a punto offerte mirate e abbiamo aumentato i plus a parità di tariffa. In generale, riteniamo che le aziende sposteranno il loro interesse per i viaggi, incentive e meeting sulle destinazioni europee rispetto a quelle a lungo raggio, con un aumento di possibilità per i nostri hotel a medio e corto raggio».
Mariano Papa, direttore commerciale di Maritim Hotels
«Come molte altre compagnie aeree, anche Lufthansa avverte gli effetti di questa crisi economica globale. Fin dalla comparsa dei primi segnali negativi, la società ha preso alcuni provvedimenti che si stanno dimostrando efficaci. Ad esempio, ha congelato le assunzioni di personale nelle divisioni dedicate ai passeggeri della business class e ai gruppi. Inoltre, continua a perseguire l’iniziativa “Upgrade to Industry Leadership”, con oltre 120 progetti in tutte le unità. Puntiamo a sviluppare il nostro reparto di approvvigionamento. I costi saranno ridotti di 200 milioni di euro all’anno. Un altro progetto in via di sviluppo riguarda la gestione delle numerose proprietà immobiliari. Qui ci aspettiamo di risparmiare centinaia di milioni di euro. Inoltre, Lufthansa è molto flessibile: sui voli a corto raggio siamo nella posizione di reagire ai cambiamenti e alla domanda del mercato senza investire un solo euro. I nostri aerei sono progettati con sedili flessibili, e la nostra grande flotta offre un’ampia gamma di aerei di diversa grandezza. Questo ci consente di usare l’aereo della dimensione migliore con la giusta configurazione su ogni tratta. Il nostro obiettivo è quello di fornire servizi di prima qualità ai nostri clienti e mantenere affidabilità e puntualità come caratteristiche fondamentali».
Lufthansa Corporate Communications
«Sicuramente stiamo subendo un calo generalizzato, su tutti i segmenti. La congiuntura è di proporzioni uperiori alla capacità di reagire a queste condizioni di mercato. Non si tratta di attirare flussi maggiori rispetto ai competitor. Dobbiamo cercare di venire incontro alle richieste dei travel manager, assecondare le esigenze in termini sia tariffari sia di servizio. In questo momento non vediamo circostanze specifiche che possano dar luogo a un’inversione di marcia rispetto alla situazione attuale. Ci sono state varie crisi negli ultimi decenni, ma il mercato ha sempre reagito, magari aprendo nuovi fronti. Nel 2001, dopo l’attentato alle Torri Gemelle, nacque il fenomeno dei voli low cost e della distribuzione elettronica, elementi che aiutarono molto a uperare l’empasse. Oggi, invece, non si vedono opportunità o novità che possano aiutare a ricreare gli indotti n maniera veloce».
Ivano Bencini, presidente di Concerto Hotels
«Tutte le aziende, grandi e piccole, hanno cambiato completamente la loro travel policy, ricorrendo a dastiche restrizioni sulle spese. Le tariffe aeree low cost sono diventate quasi la conditio sine qua non per l’organizzazione di una trasferta. E se possibile i clienti tendono a richiedere il treno rispetto all’aereo. Mentre per la selezione degli alberghi, si è passati da quelli a quattro stelle a quelli a tre. Il nostro giro d’affari, globalmente, è diminuito del 10%. Speriamo che questa congiuntura economica termini ad agosto. Ma è solamente una speranza. Molto probabilmente di ripresa vera si potrà parlare solamente nel 2010».
Guido Scirea, titolare di Martesana Viaggi
Testo diAlessandra Manzanares, Michele De Gennaro e Arianna De Nittis, Mission n. 2, marzo 2009
