Tutti giù per terra?

Anche il mercato del business travel risente degli effetti  della crisi economica  internazionale: le aziende  viaggiano meno e introducono nelle  proprie travel policy regolamenti  d’emergenza per diminuire le  spese di viaggio. Per rendersi conto  di questo trend basta dare  un’occhiata alle ultime ricerche  sull’andamento del settore.  Un recente rapporto commissionato  all’IntelligenceUnit di The Economist  analizza gli effetti della crisi  economica sulle scelte di un  campione di manager in Asia, Europa  e Nord America in tema di
prenotazioni alberghiere. Secondo i dati raccolti, nel 2009 il 47% dei  business traveller ridurrà il numero  delle trasferte. Inoltre, il 28%  prenoterà strutture di categoria inferiore  ai 4 e 5 stelle, mentre il 63%  sfrutterà la crisi economica per rinegoziare  con gli albergatori tariffe  più vantaggiose.
Alle strategie adottate per affrontare  la crisi è dedicata anche un’indagine  condotta da American Express  e Accenture presso un campione  di aziende con fatturati medi  di circa 30 milioni di dollari, appartenenti  alla classifica Fortune 500.  Lo studio evidenzia che le imprese  ricorrono a una maggiore responsabilizzazione  dei viaggiatori: i regolamenti  vengono resi più chiari e  accessibili, gli obiettivi di risparmio  sono condivisi con i dipendenti  e si rafforzano le punizioni in caso  di trasgressione alle policy, ma  anche gli incentivi per i business  traveller più “virtuosi”. In secondo  luogo, le aziende cercano di analizzare  più attentamente i dati di spesa,  spesso ricorrendo a tool di reportistica.  Infine, mettono a punto  programmi di viaggio a lungo termin
che puntano al risparmio attraverso  l’ottimizzazione dei processi  interni e l’adozione di sistemi  per la gestione automatizzata delle  trasferte. «Questi strumenti risultano  particolarmente utili in tempi  di crisi perché inducono le imprese  ad adottare best practice e a individuare  i processi interni responsabili  dell’incremento dei costi –  ha commentato James Ellis, managing  director di Accenture Finance  Operations -. Se le aziende sono  solide, i dollari risparmiati possono  essere reinvestiti in attività che  generano valore aggiunto».
Questo il panorama internazionale.  Ma come affronta la recessione il  mercato italiano? Quali misure  adottano le aziende per ridurre i  costi di viaggio e quali scenari ipotizzano  per il prossimo futuro? Per  scoprirlo abbiamo chiesto il parere  di alcuni travel manager di grandi  aziende italiane e multinazionali.  Dalle risposte non emerge un quadro  ottimistico: la crisi fa paura e i  tagli alle spese sono all’ordine del  giorno. Cambiano i comportamenti  d’acquisto: sul fronte della biglietteria  aerea si ricorre sempre più  frequentemente ai vettori low cost,  ma anche all’advanced booking  per poter usufruire di convenienti  tariffe scontate. Alcuni ne approfittano  per spingere l’utilizzo del treno  al posto dell’aereo che, sottolineano,  ha il vantaggio di essere più  ecocompatibile perché libera minori  quantità di CO2 nell’atmosfera.  In campo alberghiero, inoltre, i  budget hotel sostituiscono i quattro  stelle, mentre in ambito congressuale  diminuisce il numero  delle riunioni aziendali fuori sede.  Da più parti si afferma il ruolo  chiave dei sistemi di videoconferenza,  considerati uno strumento  utile per tagliare le trasferte non  indispensabili. Ecco le testimonianze.

Travel policy più rigide,  tagli ai meeting e sistemi  di videoconferenza
Abbiamo chiesto ai travel manager  di illustrarci in che misura la crisi  economica in atto ha impattato sulle  trasferte aziendali e quali regolamenti  “d’emergenza” sono stati introdotti  nelle travel policy per esercitare  un maggiore controllo sulle  spese. «La nostra azienda ha deciso  di limitare i viaggi aziendali e richiamare  il personale al massimo  sforzo per il contenimento delle  spese connesse al travel – sottolinea  Andrea Valvo, responsabile acquisti  e congressi di Johnson &  Johnson Medical Holding –. È  stato richiesto, in particolare, di ridurre  il numero di meeting nazionali  e internazionali, di ottimizzarne  la durata e di far ricorso, ove  possibile, a forme di incontro alternative,  quali la tele e videoconferenza.  La nostra travel policy era  già strutturata in modo tale da indurre il passeggero a un comportamento  attento ai costi, dunque non  sono state apportate modifiche sostanziali  alla procedura; sono state  però rafforzate le raccomandazioni  all’impegno nel contenimento delle  spese e sono aumentate le forme di  controllo del rispetto della policy».
«Per quanto riguarda la biglietteria  aerea la nostra travel policy è diventata  molto severa – testimonia  inoltre Alberto Caumo, responsabile  Unità Travel&Promotion del  Servizio Centrali Acquisti delGruppo Generali –. Tanto più  che con l’avvento della nuova Alitalia  non c’è più libera concorrenza  sulla tratta Milano-Roma, dunque  difficilmente un volo costerà  meno di 300 euro. Alla necessità di  contenere i costi, i vertici aziendali  hanno associato il concetto di ecocompatibilità.  Per questo stiamo  imponendo su alcune tratte il treno  come mezzo di trasporto principale.  Per la tratta Milano-Roma, ad  esempio, abbiamo fatto una simulazione  prendendo in considerazione  i costi del biglietto e del trasferimento,  i taxi (aeroporti), i tempi  vivi e morti del viaggio. È emerso  come la nostra spesa annuale di un  milione e 200 mila euro potrebbe  essere addirittura dimezzata. In  questo modo potremmo raggiungere  tre obiettivi: risparmiamo, in  treno il dipendente riesce a lavorare  e rispettiamo l’ambiente. L’aereo  è uno dei mezzo di trasporto  più inquinanti, quindi non contribuiamo  direttamente alla produzione  di CO2. A parità di percorso,  un viaggio in treno produce pro capite  un terzo dell’anidride carbonica  emessa dall’aereo.
«Inoltre, intendiamo incrementare  le forme di meeting tecnologiche,  implementando nelle nostre sedi le  salette attrezzate per le videoconferenze  – prosegue Caumo –. Per  quanto riguarda gli alberghi, già da  un paio d’anni stiamo affrontando  l’argomento in maniera scientifica  e chiediamo di prenotare solo  strutture convenzionate, in modo  da poter ottenere tariffe più basse.  Abbiamo calcolato che il Gruppo  Generali Italia nel 2009 diminuirà  le spese per gli spostamenti almeno  del 15%».
«Stiamo modificando drasticamente  la nostra travel policy – afferma  inoltre Andrea Ghirga, responsabile  acquisti di Numonyx –. Prima di  tutto imponiamo molte più restrizioni  sulla possibilità di volare in  business class. Inoltre, analizziamo  in modo più approfondito l’effettiva  necessità dei viaggi, che ora  vengono approvati da un livello  manageriale superiore. Diminuisce  sensibilmente il numero delle trasferte.  Più conference call e più  viaggi dei collaboratori esterni.  Una stretta che andrà avanti almeno fino a giugno».
«Abbiamo imposto una stretta alle  modalità di comportamento dei  viaggiatori Zurich, che si dovranno  adeguare a una travel policy sempre  più restrittiva, monitorata day  by day da un Ufficio Travel centralizzato  –. dichiara poi Roberto Somigli,  responsabile Procurement diZurich Insurance Company –. La  chiave di volta del contenimento  dei costi nel travel è l’adozione  dallo scorso novembre di alcune  misure volte al risparmio quali il  maggiore anticipo nella prenotazione,  il più frequente ricorso a tariffe  scontate (best buy), il tutto  associato a una forte governance  che minimizza le eccezioni. Spero  che i viaggiatori si mettano in viaggio  solamente a ragion veduta, tenuto  conto di tutti i mezzi di comunicazione  che ci sono al giorno  d’oggi…».
«La nostra è una realtà multibusiness  che conta circa 1600 dipendenti  in tutto il mondo – spiega  inoltre Loris Dazzani, responsabile  Ufficio Acquisti Centrale diCefla –. Definire regole  condivise, soprattutto in  un’azienda complessa e diversificata  come la nostra, è il frutto di un  lavoro che parte da molto lontano.  A mio avviso sarebbe un errore rimettere  in discussione le norme di  sempre. In questo momento di crisi,  dunque, Cefla ha deciso di puntare  sul fattore umano, credendo  fermamente che per rispettare gli  obiettivi sia indispensabile che  ogni settore riesca a motivare le  persone a una responsabilità sui  costi, senza per questo modificare  le regole condivise. Abbiamo lavorato  principalmente sull’informazione  preventiva e sui report relativi  all’andamento dei costi, cercando  e chiedendo il massimo coinvolgimento.  La nostra azienda ha voluto  trasmettere un messaggio semplice:  non cambiamo le regole ma  ci aspettiamo che tutti i nostri dipendenti  adattino i loro comportamenti  alla situazione attuale.
«Intendiamo inoltre rafforzare la  relazione con i fornitori, agendo su  più versanti – prosegue Dazzani –:  con le agenzie viaggi stiamo costruendo  accordi che li motivino  alla riduzione dei costi, ad esempio  definendo transaction fee più  elevate per prenotazione e incrementando  il ricorso ai voli low cost  (che negli ultimi due anni  hanno rappresentato oltre il 10%  del numero dei voli dei nostri dipendenti); con le compagnie aeree  abbiamo deciso di negoziare, a seconda  delle opportunità, premi in  base ai volumi di volato e tariffe  dedicate; con le società che emettono  carte di credito stiamo definendo  meccanismi per recuperare  punti, premi e giorni di valuta sui  pagamenti. Naturalmente in parallelo  continuiamo a proporre e promuovere  gli altri strumenti di relazione».

Ma in tempi di crisi viaggiare è indispensabile
Contenere le spese è una necessità.  I travel manager, però, sembrano  convinti che mai come in tempi  di crisi sia importante viaggiare  per raggiungere nuovi clienti e  mercati. «Per noi non è prevista alcuna  variazione nella travel policy,  né una diminuzione nei massimali  di spesa – dichiara ad esempio il  travel manager di una grande  azienda italiana, che ha chiesto di  rimanere anonimo –. I nostri dipendenti  viaggiano per effettuare  installazioni, quindi continueremo  a farlo. Anzi, speriamo di incrementare  i viaggi, perché significherebbe  che aumenta la mole di lavoro.  Per gli aerei, scegliamo già da  anni i voli low cost».
«Per quanto ci riguarda la pianificazione  delle trasferte la nostra  azienda è sempre stata molto attenta  (ad esempio, facciamo uso  della videoconferenza già da molti  anni) – sottolinea inoltre Maria  Clara Tosi, travel manager di Wamgroup –. Per questo motivo  l’attuale recessione ci porta semplicemente  ad aumentare i meccanismi  di pianificazione e controllo  che stiamo usando da tempo. Non  sono state apportate modifiche  d’emergenza alla travel policy. Già  dall’inizio del 2008 abbiamo posto  particolare attenzione all’anticipo  nella prenotazione e all’utilizzo  delle tariffe scontate e dei vettori  low cost che hanno comunque  sempre fatto parte delle nostre abitudini  d’acquisto. Particolare attenzione  viene posta alla “sicurezza  del viaggiatore” nel momento  della scelta del vettore, del mezzo  di trasporto e della destinazione.  Di base c’è un’attenta valutazione  della necessità della trasferta. Da  una parte le nostre filiali produttive  all’estero in paesi come India e  Cina continuano a richiedere una  presenza di diverse figure professionali  per garantire standard qualitativi  uguali a quelli della casa  madre, dall’altra le filiali commerciali,  in questo momento, hanno bisogno  di rafforzare il rapporto con  il cliente, ragion per cui le trasferte  non potranno ridursi in modo consistente.  Tutto questo tenendo fermo  l’obiettivo di portare avanti il  lavoro di ottimizzazione delle tariffe  che faremo insieme alla nostra  travel management company».
«È prevedibile che a sentire maggiormente  l’impatto della crisi sarà  il settore dei meeting, che facilmente  registrerà una contrazione  del numero delle riunioni aziendali  fuori sede – sostiene Valvo –. I  viaggi per raggiungere i clienti, invece,  resteranno comunque necessari.  Potrebbero cambiare, più o  meno sensibilmente, solamente i  costi medi delle trasferte (per  esempio favorendo mezzi di trasporto  meno costosi, alberghi di  categoria inferiore ecc.), ma non  penso che le aziende possano ridurre  in modo significativo il numero  delle occasioni di contatto  con la propria clientela».
«In tutti i settori di cui ci occupiamo  una parte importante del fatturato  è generata all’estero, di conseguenza  l’esigenza di viaggiare è  molto frequente a tutti i livelli  aziendali – afferma Loris Dazzani –.  Tenuto conto della situazione internazionale  di recessione economica,  il budget 2009 è stato predisposto  con una impostazione più  prudente in termini di costi, ma  prevedendo azioni rapide in caso di  segnali positivi dal mercato. In ogni  caso, proprio in funzione della forte  internazionalizzazione di Cefla, è  stato previsto un aumento del budget  intorno al 10% (contro un aumento  degli ultimi 5 anni di un 12-15% annuo). Questo perché noi siamo  convinti che nei momenti difficili  le iniziative commerciali si debbano  intensificare: bisogna essere  ancora più vicini ai clienti, rafforzare  le reti di vendita cogliendo tutte  le opportunità offerte dai mercati emergenti. Perciò non ritengo che  le aziende con bilanci in equilibrio  ridurranno i viaggi d’affari. In particolare,  per rispondere alla necessità  di una maggiore comunicazione  con la forza vendita e i clienti, si  stanno aumentando gli strumenti  di supporto: dalle semplici sound  station, adatte alle semplici teleconferenze  in sala riunioni, ai servizi  di web conference, che permettono  di condividere anche file di  presentazione, fino ad arrivare a  strumenti di videoconferenza che  migliorano ulteriormente la qualità  del contatto, anche se a costi decisamente  più elevati. Non dimentichiamo  però che per l’utilizzo di  questi strumenti bisogna vincere lo  scoglio culturale della mancanza  della presenza fisica. Non deve  cioè passare il messaggio che cerchiamo  una “scorciatoia” a basso  costo, ma solo la possibilità di facilitare  in maniera significativa una  relazione».

Prospettive future
Ma quali saranno secondo gli intervistati  le ripercussioni future della  crisi economica sul mercato del  business travel? Ritengono che  questa fase di rigore possa avere  anche un risvolto positivo, magari  favorendo l’adozione di best practice?  «Questa crisi e la conseguente  necessità di contenimento delle  spese favoriranno la diffusione di  comportamenti virtuosi, quali l’utilizzo  di classi tariffarie economiche  (anche laddove questo comporti  l’accettazione di restrizioni e  penali in caso di cambiamento) e  lo spostamento dai vettori di tipo  tradizionale ai low cost (quando  non a diverse forme di trasporto) –  è convinto Andrea Valvo –. Inoltre,  si giungerà a una migliore e più anticipata  programmazione dei viaggi,  così da poterne gestire i costi  più efficacemente».
«In futuro è possibile prevedere  una contrazione globale del volume  del business travel – aggiunge  Maria Clara Tosi –. Mi auguro che  ciò sfoci in una più sana concorrenza  tra i vettori e in una revisione delle alleanze e che porti a  un’ottimizzazione delle tratte e a  una migliore offerta tariffaria».
«Credo non ci sarà una categoria  al mondo che non subirà forti cambiamenti  a causa della crisi in termini  finanziari e di mercato –  conclude  Dazzani –. Comunque, le  aziende sane avranno spazi per svilupparsi  ulteriormente. Grazie alla  riduzione del costo delle materie  prime, le imprese stanno proponendo  accordi a costi più bassi in  cambio di una relazione più forte  (come volumi e come pianificazione),  promozioni particolari, servizi  aggiuntivi per farsi sentire più vicine  al cliente. Ritengo che mai come  in questo momento sia alta la  considerazione del business inteso  più come prodotto e servizio che  come opportunità finanziaria»

La parola ai fornitori
La nostra piccola indagine si è estesa anche ad alcuni rappresentanti di compagnie aeree, catene alberghiere e  agenzie di viaggio. Anche in questo caso la parola d’ordine sembra essere una sola: stringere la cinghia, riducendo  i costi operativi nell’attesa che l’economia si riassesti. Un imperativo al quale si aggiunge la necessità di rendere la  propria offerta sempre più mirata e competitiva per stimolare una domanda in netto calo.

«Per noi il 2008 si è chiuso in positivo rispetto al 2007, anche se  solo del +1,5%. Il nostro obiettivo per il 2009 è confermare i risultati  dello scorso anno. Abbiamo notato da parte delle aziende una  riduzione nel numero delle notti di permanenza. Per affrontare la  crisi e stimolare la domanda, quindi, abbiamo messo a punto offerte  mirate e abbiamo aumentato i plus a parità di tariffa. In generale,  riteniamo che le aziende sposteranno il loro interesse per i  viaggi, incentive e meeting sulle destinazioni europee rispetto a  quelle a lungo raggio, con un aumento di possibilità per i nostri hotel  a medio e corto raggio».
Mariano Papa, direttore commerciale di Maritim Hotels

«Come molte altre compagnie aeree, anche Lufthansa avverte gli  effetti di questa crisi economica globale. Fin dalla comparsa dei  primi segnali negativi, la società ha preso alcuni provvedimenti  che si stanno dimostrando efficaci. Ad esempio, ha congelato le  assunzioni di personale nelle divisioni dedicate ai passeggeri della  business class e ai gruppi. Inoltre, continua a perseguire l’iniziativa  “Upgrade to Industry Leadership”, con oltre 120 progetti in tutte  le unità. Puntiamo a sviluppare il nostro reparto di approvvigionamento.  I costi saranno ridotti di 200 milioni di euro all’anno. Un  altro progetto in via di sviluppo riguarda la gestione delle numerose  proprietà immobiliari. Qui ci aspettiamo di risparmiare centinaia  di milioni di euro. Inoltre, Lufthansa è molto flessibile: sui voli a  corto raggio siamo nella posizione di reagire ai cambiamenti e alla  domanda del mercato senza investire un solo euro. I nostri aerei  sono progettati con sedili flessibili, e la nostra grande flotta offre  un’ampia gamma di aerei di diversa grandezza. Questo ci consente  di usare l’aereo della dimensione migliore con la giusta  configurazione su ogni tratta. Il nostro obiettivo è quello di fornire  servizi di prima qualità ai nostri clienti e mantenere affidabilità e  puntualità come caratteristiche fondamentali».
Lufthansa Corporate Communications

«Sicuramente stiamo subendo un calo generalizzato, su tutti i  segmenti. La congiuntura è di proporzioni uperiori alla capacità  di reagire a queste condizioni di mercato. Non si tratta di attirare  flussi maggiori rispetto ai competitor. Dobbiamo cercare di venire  incontro alle richieste dei travel manager, assecondare le esigenze  in termini sia tariffari sia di  servizio. In questo momento non  vediamo circostanze specifiche  che possano dar luogo a un’inversione  di marcia rispetto alla  situazione attuale. Ci sono state  varie crisi negli ultimi decenni,  ma il mercato ha sempre reagito,  magari aprendo nuovi fronti. Nel  2001, dopo l’attentato alle Torri  Gemelle, nacque il fenomeno dei  voli low cost e della distribuzione elettronica, elementi che aiutarono molto a uperare l’empasse. Oggi, invece, non si vedono opportunità  o novità che possano aiutare a ricreare gli indotti n maniera veloce».
Ivano Bencini, presidente di Concerto Hotels

«Tutte le aziende, grandi e piccole, hanno cambiato completamente  la loro travel policy, ricorrendo a dastiche restrizioni sulle  spese. Le tariffe aeree low cost sono diventate quasi la conditio  sine qua non per l’organizzazione di una trasferta. E se possibile i  clienti tendono a richiedere il treno rispetto all’aereo. Mentre per  la selezione degli alberghi, si è passati da quelli a quattro stelle a  quelli a tre. Il nostro giro d’affari, globalmente, è diminuito del  10%. Speriamo che questa congiuntura economica termini ad  agosto. Ma è solamente una speranza. Molto probabilmente di ripresa  vera si potrà parlare solamente nel 2010».
Guido Scirea, titolare di Martesana Viaggi

Testo diAlessandra Manzanares, Michele De Gennaro e Arianna De Nittis, Mission n. 2, marzo 2009

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