Travelpool Europe di Copenhagen (Tpe) è un consorzio di aziende che ha creato un centro di servizi condivisi per l’approvvigionamento e la gestione dei viaggi d’affari. L’innovazione che ha introdotto è quella di gestire il business travel come una Tmc virtuale. Il gruppo tratta le trasferte di lavoro per 35 aziende e una spesa di 85 milioni di euro in 30 paesi. L’amministratore delegato Søren Schødt spiega il progetto alla stampa b2b statunitense, descrivendo i vantaggi di avere una unica Tmc e allo stesso tempo poterla cambiare nel Paese dove questa non riesce ad essere competitiva.
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Infatti, l’utilizzo di una sola travel management company presenta dei benefici dal punto di vista della raccolta di dati e di coerenza delle procedure. Ma difficilmente è la migliore in tutti i paesi del mondo o anche in tutti i mercati di una regione.
«Possiamo lavorare con qualsiasi Tmc purché sia su Amadeus – spiega Schødt a Business Travel News -: abbiamo i nostri sistemi centrali di backoffice e possiamo semplicemente scegliere un altro agente e collegarlo alla stessa infrastruttura quando il cliente ce lo chiede».
In estrema sintesi, se l’azienda è scontenta della propria agenzia di viaggi, Travelpool Europe asserisce di essere in grado di proporne subito un’altra.
Il manager spiega di avere cambiato recentemente Tmc in Francia, Germania e Regno Unito. E tra quelle attualmente utilizzate ci sono Bcd Travel, Omega World Travel, Lufthansa City Center, Fcm Travel Solutions e la rete Global Star Travel Management.
Secondo Schødt, la spesa complessiva di Tpe è cresciuta del 30% nel 2019 grazie ai nuovi consorziati. Il consorzio riesce a negoziare commissioni più basse grazie alla contrattazione collettiva e a ribaltare i risparmi sui soci. Da compagnie aeree e hotel ottiene sconti che vanno dal 5 al 22%.
Le cifre documentate mostrano che le aziende partecipanti risparmiano il 10-24% annuo sulla spesa per viaggi di lavoro, senza cambiamenti nelle policy «ma attingendo ai nostri vantaggi».
Travelpool Europe e la Tmc virtuale, come funziona?
Il concetto di agenzia di viaggi virtuale di Tpe è realizzato dall’assegnazione di una “identificazione di ufficio” (ID) da parte di Amadeus. I Gds di solito forniscono questi ID ai singoli uffici appartenenti ai loro clienti Tmc. Non è lo stesso di un accreditamento da parte di Iata che consente a un’agenzia di emettere biglietti. L’ID assicura che i record di ogni prenotazione soddisfatta da una Tmc accreditata per conto di Tpe venga inviato anche a Travelpool Europe.
Spiega Schødt: «Tutti i dati vengono acquisiti centralmente: abbiamo una fotografia di ogni prenotazione che effettuiamo a livello globale. Manteniamo tutti i profili dei nostri viaggiatori e li rendiamo disponibili alle Tmc che lavorano per noi».
L’aspetto della centralizzazione delle informazioni è cruciale.
Anzitutto si ha una comprensione più ampia della spesa per i viaggi aziendali. Non in ultimo, in fatto di sicurezza dei business traveller si ha un tracciamento basato su standard più elevati.
«Ci sono molte più cose che possiamo fare perché dobbiamo farle solo in un posto, non con ogni Tmc», dichiara il manager. Ad esempio, cita l‘aggancio di tutte le prenotazioni a un sistema automatizzato di terze parti per richiedere il risarcimento alle compagnie aeree per ritardi e cancellazioni secondo il Regolamento 261 dell’Unione Europea.
Tra le ultime novità introdotte c’è il controllo automatico di qualità sulla spesa, realizzato grazie ad un software di Troovo che ha permesso di efficientare ulteriormente il tempo impiegato
I prossimi step di Tpe prevdono l’introduzione dei pagamenti virtuali e di uno strumento assicurativo che tuteli le tariffe alberghiere.
