“Non esiste una travel policy per tutti”: è stato questo il fil rouge della giornata di formazione tenutasi lo scorso settembre a Milano, dal titolo “Come strutturare una travel policy”. Non si possono tracciare delle regole univoche perchè ogni azienda ha un suo modello di consumo del viaggio e ogni programma si regola sulle singole esigenze aziendali. Da questo presupposto ha preso il via la formazione della nostra BT School.
Travel policy: un documento vivo e dinamico
La travel policy è un documento procedurale attraverso il quale vengono definite le modalità di gestione delle missioni e dei viaggi d’affari. E’ uno strumento con il che permetet di gestire, monitorare e controllare le spese di viaggio. “Se ben costruita e presidiata può essere utilizzata anche come indicatore di ottimizzazione”, è emerso durante la lezione tenuta da Dario Bongiovanni. Il docente ha mostrato che una travel policy ottimale dovrebbe basarsi su questi obiettivi:
- Definire i rapporti tra trasferte di lavoro, esigenze aziendali e regole imposte dal mercato
- Essere oggetto di aggiornamento costante
- Contere logiche di Change Management (Scopri di più nella news dedicata)
Sia che si tratti di revisione di una policy già esistente, sia che si tratti della redazione di un documento ex novo, i travel manger devono essere consapevoli delle strategie di crescita della propria società e del suo modello di consumo. Ad esempio, sapere come si viaggia, verso quali destinazioni e i motivi delle trasferte dei dipendenti.
La redazione diventa un vero e proprio progetto in continua evoluzione, costruito coinvolgendo stakeholder interni ed esterni.
Approfondisci qui sulla figura del travel manager, idealmente al centro della struttura aziendale.
Redazione del progetto
La fase di avvio della stesura sarà dedicata alla pura osservazione e conoscenza delle dinamiche di trasferta dei propri viaggiatori e dei rapporti in essere con i fornitori. Si dovranno costruire dei “cluster di business traveller” che in base alle svariate esigenze andranno in trasferta con finalità di formazione, meeting, incontro di clienti, manutenzione. Oltre alla conoscenza dei ‘destinatari’ è richiesto un profondo know how del mercato Travel, non sono dei player e dei fornitori, ma anche dell’attualità per essere in grado di monitorare eventuali eventi critici che coinvolgono il viaggiatore d’affari.
Successivamente, con tutti gli assunti si avvia la fase di pianificazione in cui orientarsi e decidere insieme all’azienda e ai viaggiatori verso la revisione o stesura della travel policy. Questa fase è la più delicata.
Travel policy come strutturarla
La gestione del business travel è uno dei fattori che compongono la mobilità aziendale. Ciascuna delle componenti della mobility è regolata da una procedura:
- Travel policy
- Car policy
- Normativa di trasferta
- Security policy
- CSR
Ormai il confine tra questi ambiti è molto sottile. L’utilizzo dell’auto aziendale rientra nelle competenze del mobility manager che può essere talvolta travel manager. E ancora, le sfere della sicurezza e della CSR, quest’ultima per l’attinenza ai temi di riduzione di CO2 e alla sostenibilità ambientale, concorrono a formare un programma di comportamento aziendale riguardante più ampiamente la mobility policy.
I prossimi appuntamenti di formazione con la BT School
I focus group organizzati da Newsteca, casa editrice di Mission, MissionFleet e Missionline.it, riprendono il loro ciclo a febbraio 2020 con due nuovi titoli:
- COME ORGANIZZARE E GESTIRE IL PROCESSO DI GARA PER LA SELEZIONE DI UN NUOVO FORNITORE
- 5 febbraio 2020
- La gara è un processo che molto spesso è gestito “in unicum” dall’area procurement, con criteri del tutto orientati al saving, tenendo in poco conto altri aspetti della gestione del business legato alle trasferte di lavoro. La giornata di formazione dedicata alla figura professionale del Travel Manager si propone di esplorare la totalità dei fattori caratterizzanti, così come delle tipologie di gara e delle logiche di valutazione e selezione.
- NOTE SPESE AZIENDALI: SISTEMI DISPONIBILI SUL MERCATO, E LORO LOGICHE DI FUNZIONAMENTO
- 26 febbraio 2020
- Il corso dedicato alla tematica delle note spese aziendali è ad ampio spettro. Aperto non solo ai travel manger, ma anche ai colleghi del reparto amministrazione che più di tutti si trovano quotidianamente ad interfacciarsi con gli strumenti a supporto della gestione automatizzata delle note spese (BTMS).
A questo link trovate tutte le informazioni per iscrivervi ai corsi
