Il settore del turismo, fortemente colpito dalla pandemia, sta vivendo una graduale e promettente ripresa. Dopo anni di incertezze e restrizioni, la voglia di viaggiare è tornata a farsi sentire, e con essa anche la crescita del business travel, che ha iniziato a risollevarsi grazie alla ripartenza delle trasferte aziendali.
Durante la crisi sanitaria, il settore ha dovuto adattarsi rapidamente, con l’adozione di strumenti digitali avanzati per garantire la sicurezza dei viaggiatori e semplificare la gestione delle prenotazioni. Oggi, le Travel Management Company (TMC) si trovano a dover rispondere a nuove sfide, tra cui la gestione della flessibilità, l’ottimizzazione dei costi e l’integrazione delle nuove esigenze in termini di sicurezza e sostenibilità, con l’obiettivo di supportare il ritorno a una mobilità aziendale più moderna ed efficiente.
I vantaggi dei sistemi EPA
Nonostante l’ampia diffusione delle soluzioni digitali, molte aziende non hanno ancora sfruttato appieno i benefici della digitalizzazione nella gestione delle note spese. Ancora oggi, infatti, molti processi di rendicontazione avvengono manualmente.
Secondo una ricerca condotta da HRS in collaborazione con la Global Business Travel Association (GBTA), compilare una nota spese richiede in media circa 20 minuti e comporta un costo di elaborazione di circa 53 euro. A questo si aggiungono i tempi e i costi necessari per correggere eventuali errori, che possono richiedere ulteriori 18 minuti e 47 euro.
Al contrario, l’automazione del processo di rendicontazione può ridurre i costi e i tempi di gestione fino al 50%. La digitalizzazione non solo ottimizza il tempo e riduce le spese, ma migliora anche il controllo dei dati, prevenendo eventuali frodi e facilitando la conservazione dei documenti per eventuali verifiche fiscali da parte dell’Agenzia delle Entrate. Esistono diverse soluzioni di Expense Process Automation (EPA) che possono semplificare questo processo e in questo articolo ne esploreremo 8.
8 tool per il Business Travel
AirPlus
Una delle aziende più conosciute nel settore dei pagamenti per i viaggi d’affari, che oltre alla soluzione AirPlus Travel Agency Account – una “carta di credito” pensata per le agenzie di viaggi – offre software avanzati per la gestione delle spese aziendali. Questi strumenti centralizzano la contabilizzazione, il completamento delle note spese, il controllo delle policy di viaggio e la stesura di report dettagliati sui dati relativi alle trasferte.
BizExpense
Il tool web della suite BizTravel consente di gestire l’intero processo della trasferta, dalla pianificazione fino alla rendicontazione delle spese. Oltre a facilitare la creazione e la gestione delle note spese, il sistema include anche il monitoraggio dei tempi di viaggio, registrando non solo la durata del viaggio stesso, ma anche le ore dedicate al lavoro durante la trasferta.
Concur
Con oltre 32.000 clienti in più di 150 Paesi, Concur offre una piattaforma integrata che consente di gestire le trasferte aziendali e i relativi costi in un’unica soluzione, disponibile sia su cloud che su dispositivi mobili. Questa piattaforma centralizza e semplifica la gestione delle trasferte, migliorando l’efficienza e il controllo dei costi per le aziende a livello globale.
ExpendiaSmart
La piattaforma, che si integra con le carte prepagate ricaricabili MasterCard, automatizza la compilazione delle note spese relative all’utilizzo della carta da parte del dipendente. Inoltre, consente all’azienda di monitorare e approvare le note spese inviate dai dipendenti.
HE Nota Spese
Disponibile in tre versioni—base, avanzata ed enterprise—HE Nota Spese permette di gestire le missioni aziendali e facilita la compilazione delle note spese, tenendo conto delle policy aziendali e dei limiti fiscali stabiliti.
Neo Expense
La gestione delle spese non è mai stata così semplice grazie alla digitalizzazione dell’intero processo: le ricevute possono essere fotografate e analizzate tramite un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). La funzione Auto-Expense collega automaticamente le transazioni delle carte con le ricevute e le prenotazioni, permettendo la precompilazione automatica delle note spese.
Notilus
Il software Notilus Travel & Expense Management copre l’intero ciclo di gestione delle trasferte, dalla prenotazione iniziale alla gestione delle spese durante il viaggio, fino alla rendicontazione.
ZTravels
ZTravels offre due sezioni principali: una per la “Prenotazione della Trasferta”, che permette di organizzare il viaggio, e una per la “Rendicontazione”, che consente ai dipendenti di comunicare le spese sostenute durante la trasferta.
Data driven
Secondo uno studio di AirPlus International l’80% dei Travel Manager analizza i propri dati di spesa . Questo garantirebbe non solo un risparmio reale, ma anche tariffe più convenienti e il rispetto della travel policy aziendale.
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