A rivelarlo è uno studio di Acte e Mastercard in collaborazione con Napcp, associazione che riunisce le società specializzate nei pagamenti: a livello globale l’adozione delle carte di credito aziendali è in aumento. I viaggiatori e le imprese, infatti, ne apprezzano la sicurezza, l’efficienza e la convenienza. I travel manager segnalano inoltre un maggiore utilizzo di carte virtuali e conti monouso per aiutare a gestire la spesa per i viaggiatori poco frequenti e una parte maggiore del budget totale dei viaggi aziendali.
Parola di Acte e Mastercard, il 60% delle aziende è soddisfatto delle card
Lo studio di Acte e Mastercard (scopri di più) in collaborazione con Nacpc, dal titolo “Evolving Payments in Corporate Travel”, evidenzia che quando si tratta di pagare le spese di viaggio la maggior parte delle imprese (il 67%) adotta le carte di credito aziendali. Il 60%, inoltre, si dichiara molto o estremamente soddisfatto, mentre il 63% degli intervistati afferma che si tratta del metodo di pagamento preferito. E mentre solo il 15% delle organizzazioni intervistate utilizza carte virtuali o conti monouso per viaggi d’affari, un altro 28% prevede di adottare le carte aziendali in futuro.
Le ragioni di un successo
Ma perché le carte aziendali hanno tanto successo? Secondo lo studio di Acte e Mastercard, in collaborazione con Napcp, il punto di forza di queste soluzioni è la semplicità, sia per i travel manager che per i viaggiatori. Per molti business traveller, in particolare, l’utilizzo delle carte aziendali evita di dover pagare anticipatamente le spese di viaggio ed elimina onerose procedure di rimborso. I responsabili viaggi, inoltre, pensano che le card consentano un migliore monitoraggio delle spese e ne facilitino la riconciliazione. In più, le carte garantiscono una maggiore trasparenza su quali vettori e hotel siano utilizzati dai viaggiatori e sul rispetto delle travel policy.
Benefici insostituibili
Per molte organizzazioni, l’adagio “se non è rotto, non ripararlo” si applica anche quando si tratta di pagamenti”. A parlare è Leigh Bochicchio, direttore esecutivo di Acte. “La carta aziendale è stata a lungo il gold standard per il settore e i suoi benefici non devono essere scontati. Il bello di un programma di corporate card è che può essere personalizzato in base alle esigenze dell’organizzazione e alla cultura aziendale”. Scopri di più sull’associazione.
Carte aziendali, non individuali
Una delle principali sfide che le organizzazioni di pagamento si trovano ad affrontare è l’uso delle carte di credito personali da parte dei dipendenti. Il 48% degli intervistati afferma che le carte personali sono utilizzate all’interno della propria organizzazione, probabilmente per due motivi: in primo luogo, l’azienda potrebbe non avere una politica formale che lo vieta. In secondo luogo, i viaggiatori sono motivati dall’attrattiva di guadagnare ricompense in denaro contante, punti nei programmi fedeltà o altri vantaggi, come l’accesso alle lounge aeroportuali.
Molti svantaggi delle carte personali
Tuttavia, secondo lo studio di Acte e Mastercard in collaborazione con Nacpc l’adozione di carte individuali comporta alcuni svantaggi. L’uso delle tessere personali offre scarsa o nessuna trasparenza nella spesa. Inoltre, ostacola il lavoro dei travel manager. E ancora, impedisce alle organizzazioni di imporre ragionevoli restrizioni all’uso delle card e può rendere estremamente difficile gestire i rimborsi e la riconciliazione delle spese.
I dipendenti vanno educati
“Quando i dipendenti delle organizzazioni utilizzano le carte T&E aziendali, sono in grado di acquisire dati arricchiti per riconciliare le spese, prevenire abusi e spese eccessive e, infine, negoziare tariffe migliori con i fornitori”, ha dichiarato Jeff Feuerstein, vicepresidente senior, Global Commercial Product Management di Mastercard. “Il costo dell’utilizzo della carta personale da parte dei dipendenti è di gran lunga superiore ai benefici. Quindi è fondamentale avere requisiti chiari per l’utilizzo della carta aziendale e spiegare ai dipendenti perché l’utilizzo della carta aziendale è vantaggiosa sia per loro sia per l’azienda”.
E per i viaggiatori non frequenti?
Anche se le aziende continuano a preferire le carte di credito aziendali, lo studio di Acte e Mastercard dimostra che questi strumenti non vengono incontro a tutte le esigenze di travel manager e viaggiatori. Ultimamente è diventata sempre più importante anche la gestione della spesa di coloro che non hanno card aziendali. Ad esempio i consulenti, i candidati ai colloqui o i viaggiatori non frequenti.
La soluzione, in questo caso, può essere rappresentata dalle carte virtuali. Questi prodotti offrono ai viaggiatori un numero di conto unico o multiuso per gli acquisti di viaggio. Garantiscono gli stessi benefici delle carte aziendali (ad esempio, la possibilità di acquisire i dati di spesa ed evitare l’uso di carte personali), risolvendo anche altre criticità. Ad esempio, le carte virtuali consentono ai travel manager di porre dei tetti di spesa ai viaggiatori. Inoltre, permettono di vietare alcune categorie di spesa, nonché di stabilire limiti di tempo in base al budget. Altri vantaggi chiave sono l’acquisizione di più dati su ciascuna transazione e l’assenza di carte fisiche.
Focus sulle carte virtuali
“Le carte virtuali possono essere un ottimo strumento per le aziende”, ha detto Heather Miller, community engagement manager del Napcp. “Una carta virtuale offre tutti i vantaggi delle card tradizionali, come la visibilità dei dati e la possibilità di controllare la spesa. Al contempo il viaggiatore migliorerà la propria esperienza, non dovendo pagare di tasca propria per le spese aziendali. Si prevede una crescita nell’adozione delle carte virtuali man mano che un maggior numero di organizzazioni inizierà a realizzarne i benefici”.
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Il percorso da seguire
Ci sono evidenti vantaggi nell’utilizzo di ciascuna di queste opzioni di pagamento con carta di credito emesse dall’azienda. Al momento di optare per una o per l’altra, però, i travel manager devono valutare alcuni aspetti. Ad esempio le dimensioni della loro impresa, la natura centralizzata o decentralizzata della gestione dei piani di viaggio, il volume di spesa. E ancora, i budget, il modo in cui l’organizzazione utilizza i dati e gli strumenti a sua disposizione per la gestione e l’analisi delle spese di viaggio.
Aggiunge Bochicchio: “L’adozione di un nuovo metodo di pagamento dovrebbe essere affrontato allo stesso modo di qualsiasi modifica a un programma di viaggi aziendali. Occorre identificare ciò di cui la vostra organizzazione ha bisogno e ciò che è accettabile nella vostra cultura e lavorare a stretto contatto con il vostro fornitore di carte di credito per progettare e implementare il programma più adatto all’interno della vostra azienda. Non esiste un modo ‘giusto’ per fare le cose in questo settore, se non quello di essere agili e aperti a nuove opzioni e tecnologie”.
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