C’è chi ha ben chiaro il suo destino da subito e chi lo scopre strada facendo. È questo il caso di Massimo Ricci, 48 anni, Procurement Manager IM&S (Indirect Materials and Services) in Kraft Foods. Geometra, per qualche anno abbina gli studi universitari di Giurisprudenza e l’attività di disegnatore tecnico presso un ufficio di ingegneria civile a Crema. Nel 1980, abbandonati gli studi universitari, si trasferisce in una società del Gruppo Eni, assumendo crescenti responsabilità all’interno dell’ufficio acquisti. Da allora la strada è tracciata. Nel 1990 Ricci entra in Kraft come responsabile dell’area facilities, dapprima presso lo stabilimento di Cremona, poi nella sede centrale di Milano. Nel 1997 la multinazionale americana gli affida la supervisione ed il coordinamento degli acquisti dei materiali non legati alla produzione e dei servizi per l’Italia e, dall’anno successivo, anche per la Grecia. Responsabilità a cui si aggiunge, a partire dal gennaio 2003, l’incarico di gestire gli acquisti per il marketing per l’intera area Emea(Europe Middle East Africa).
Come spesso accade nelle multinazionali, in Kraft Foods la funzione Acquisti è accentrata a livello europeo: Ricci, infatti, riporta direttamente al Direttore Acquisti IM&S Emea – con sede a Brema (Germania) – mentre in Italia coordina 13 buyers, due dei quali, in particolare, operano nell’ambito viaggi. A Manuela Polli è stato affidato il compito di seguire le attività di travel management a livello locale e rappresenta il trait d’union tra azienda e agenzia, mentre Sergio Pozzi è responsabile dell’implementazione degli accordi internazionali di travel in Italia e Grecia.
Ma come è organizzata in Kraft la gestione dei viaggi? «Le procedure – spiega Ricci – sono estremamente semplici. È lo stesso viaggiatore, o una sua assistente, a seguire in prima persona l’organizzazione della trasferta. Il primo step è la richiesta al proprio superiore di un’autorizzazione al viaggio; la prenotazione di aerei/treni viene quindi richiesta, tramite telefono, all’agenzia viaggi che provvede all’emissione e alla consegna del documento di viaggio. Per quanto riguarda gli alberghi, invece, è possibile anche prenotarli direttamente, purché si scelga tra le strutture convenzionate. Abbiamo accordi diretti con tutti i fornitori di servizi di travel. Nel caso dei vettori i contratti sono definiti tutti a livello di gruppo e hanno copertura worldwide, mentre per l’hôtellerie e il noleggio auto abbiamo integrato gli accordi globali con altri di carattere locale». E un contratto globale – basato sul modello “transaction fee” – è anche quello che lega, dal gennaio di quest’anno, Kraft all’agenzia Carlson Wagonlit Travel, dopo una gara indetta dal responsabile acquisti europeo. In Italia il servizio viene erogato tramite un call center, posizionato a Milano, con personale dedicato.
«La nostra travel policy – continua Ricci – è stata definita localmente sulla base di quella globale del gruppo e descrive dettagliatamente le spese che possono essere sostenute e che poi saranno rimborsate, le classi di servizio aeree/ferroviarie che si possono prenotare, i noleggi da utilizzare ecc.. Tutto ciò che esula da queste linee guida deve essere sottoposto all’approvazione del superiore diretto».
Attualmente Kraft non utilizza in Italia tool per le prenotazioni, né prevede di implementarli a breve – anche se in altri Paesi tali prodotti sono in fase di test. Parzialmente automatizzato, invece, è il processo di rendicontazione delle spese di viaggio: le note spese, infatti, vengono redatte utilizzando il programma “iOdspes” di Omnia Data – che è integrato con l’Erp aziendale in modo da evitare duplicazioni di attività e possibilità di errori – mentre l’approvazione da parte del superiore diretto è ancora manuale. Al fine di semplificare i flussi le spese di viaggio vengono generalmente saldate tramite carta di credito aziendale appoggiata al conto personale del dipendente, mentre la richiesta di anticipi di cassa è prevista solo in casi eccezionali.
Le nostre schede
Azienda: Kraft Foods International
Sedi in Italia e all’estero: Kraft Foods Italia con uffici a Milano e quattro stabilimenti. Oltre 150 sedi in altri Paesi
Riferimento in azienda: Massimo Ricci
Per contattarlo: tel. 02/41354544 – fax 02/41337544
Inquadramento nell’organigramma: Procurement manager Indirect Materials & Services. Risponde al direttore acquisti IM&S Emea.
Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: Transaction fee
Scadenza del contratto: 31.12.2005
Spese trasferte 2002: oltre 1 milione di euro tra biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Numeri biglietti aerei e ferroviari: oltre 2000 transazioni nel 2002
Tecnologia a supporto: iOdspes di Omnia Data per le note spese
Carte di credito utilizzate: Visa
