Arrivano dall’Australia i dati di una ricerca su come mantenere basse le spese per il business travel. E’ la Roy Morgan, azienda con sede principale a Melbourne e uffici in Indonesia, Stati Uniti e Regno Unito, che ha messo sotto la lente questo settore che in Italia si prevede in crescita e che nel Paese dei canguri muove ogni anno circa 2,1 milioni di passeggeri.
La Roy Morgan dà 5 piccoli consigli su come un’azienda può ottimizzare le spese di viaggio dei dipendenti, concetto che esprime quello di risparmiare senza per questo imbarcarsi in trasferte poco confortevoli. Semplicemente giocando a bilanciare al meglio i concetti di economicità e di flessibilità. Così da venire incontro alle esigenze di chi parte e di chi resta in azienda davanti a una calcolatrice.
Sviluppare una chiara politica sul corporate travel
Dalla prenotazione dei voli alla scelta dell’hotel, fino alle spese per i pasti, predisporre una politica aziendale in tema di corporate travel può essere noioso, ma nel lungo periodo risulta vincente.
Il primo passo è quello di valutare la propria politica aziendale per assicurarsi che copra ogni area di spesa.
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Punto due: l’approvazione delle spese di viaggio
Una volta che si è completata la revisione, occorre concentarsi su un corretto processo di approvazione, precisare le linee guida in fatto di prenotazioni e cercare di “prevedere le spese impreviste”.
Dunque, definire una chiara strategia e delle corrette procedure guiderà ogni singola decisione dei business traveler e li aiuterà ad aderire alla politica aziendale, cosa che porterà a un risparmio di risorse.
Utilizzare il più possibile la sharing economy
La sharing economy si è ritagliata un importante spazio nell’ambito dell’industria dei viaggi, offrendo alternative “taglia spese” per quelle imprese che cercano di mantenere bassi i propri budget di viaggio.
Una ricerca di Airbnb rivela che i business traveler risparmiano in media il 49% per notte prenotando una sistemazione alternativa all’hotel tramite il proprio portale di condivisione. Anche se è come l’oste che dice che il suo vino è buono, secondo la Roy Morgan è davvero così.
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Meno spese per il business travel: pianificare il viaggio con anticipo
Questa è la regola d’oro quando si tratta di risparmiare denaro nei viaggi di lavoro. Se possibile, prenotare con molto anticipo voli e sistemazioni alberghiere dato che – anche il meno esperto sa – le tariffe aumentano sottodata e questo vale anche se l’azienda ha negoziato.
Da non dimenticare: i giorni più economici per viaggiare sono martedì e mercoledì. Alla luce di ciò, meglio scegliere questi giorni della settimana per partire. Naturalmente non vale sempre.
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Come minimizzare le spese per i pasti
Secondo una ricerca di Airbnb, durante la trasferta un traveller su 10 mangia fuori sia a pranzo sia a cena con una spesa media per pasto che in Australia è stata calcolata tra i 50 e i 100 dollari australiani, ossia tra 30 e 60 euro.
Suggerire opzioni che comprendano il soggiorno in appartamenti Airbnb dotati di cucina e stoviglie per cucinare potrebbe essere un modo per risparmiare sul budget aziendale, specialmente se si tratta di collaboratori che viaggiano frequentemente. Pianificare con anticipo dove e cosa mangiare, quindi, è un ottimo modo per tagliare sui costi.
Scegliere i posti strategici dove soggiornare
Ci sono molti modi di risparmiare sulle spese per il business travel se i dipendenti o l’imprenditore stesso riescono a scegliere sistemazioni “strategiche”.
Un hotel o un appartamento vicino al luogo del meeting farà risparmiare sui costi di trasporto. Se poi tali camere o appartamenti hanno delle salette riunioni o anche solo piccoli spazi per incontri di lavoro, il taglio sul conto finale è assicurato.
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