La gestione delle spese anticipate dai dipendenti è da sempre un’annosa questione. Una situazione complicata dall’aumento del costo della vita che ha richiesto maggiori esporsi da parte dei collaboratori. E anche delle imprese.
Per l’80% dei dipendenti italiani anticipare costi aziendali ha un impatto sulle proprie finanze personali. Soprattutto quando le spese sono elevate.
Se oltre un quinto è infastidito dal rimborso spese (21%), il 13% è seccato. Una reazione molto simile che si può pertanto unire in un unico 34%. Il 7% è invece ansioso e nel 5% degli intervistati le spese generano confusione.
È questa la fotografia scattata dall’ultimo rapporto di Soldo, piattaforma per la gestione delle spese, realizzato in collaborazione con Ipsos, azienda di consulenza e ricerche di mercato.
L’obiettivo principale è di evidenziare l’impatto che l’inflazione sta avendo anche sul processo di gestione delle spese anticipate dai dipendenti. Secondo obiettivo, mostrare i motivi per cui le pratiche attuali di rimborso non sono più adatte al momento storico. Terzo: le modalità con cui le aziende possono rendere il processo più semplice ed efficiente, nel pieno rispetto del controllo.
[Fatturazione elettronica: leggi l’intervista al country manager di Soldo]
Spese anticipate dai dipendenti, il 52% usa la propria carta
Più della metà (52%) degli intervistati ha dichiarato di utilizzare la carta di credito almeno una volta alla settimana per anticipare costi aziendali. Mentre l’11% è addirittura ricorso a prestiti da familiari e amici.
La ricerca rivela anche che il 70% dei dipendenti attinge alle proprie finanze personali per coprire i costi legati al lavoro almeno una volta alla settimana. C’è poi un 15% che lo fa quotidianamente, attendendo spesso più di un mese per il rimborso.
Le spese anticipate dei dipendenti pesano comunque sul bilancio personale. Anche chi ha un reddito più elevato ammette un significativo aumento sulle spese da anticipare (45%).
Queste uscite legate soprattutto ai viaggi aziendali si aggiungono al rincaro delle bollette domestiche e all’inflazione. Quest’ultima, infatti, ha provocato un aumento esponenziale dei costi relativi a viaggi e intrattenimento.
È quindi comprensibile che oltre la metà (58%) degli intervistati – con un reddito inferiore a 30.000 euro – si senta a disagio nel gestire anticipi, per esempio per trasferte di lavoro.
«Le questioni legate all’anticipo delle spese hanno chiaramente un grande impatto su tutti i dipendenti» commenta Carlo Gualandri, fondatore e Ceo di Soldo.
«Questo è un problema che le aziende non possono più continuare a ignorare. Di fronte a questa sfida le imprese sono chiamate a trovare soluzioni per evitare che i propri dipendenti usino il denaro per anticipare le spese aziendali. Ognuno di loro, esattamente come l’azienda, si trova ad affrontare costi sempre più elevati imposti dall’attuale clima economico. Per questo i datori di lavoro devono comprendere l’impatto disastroso che le spese anticipate dai dipendenti stanno avendo sulle finanze personali. Nel 2023, grazie alla tecnologia disponibile che consente di ovviare a questi inconvenienti, non ci sono davvero più scuse».
L’impatto sulle finanze personali porta all’ansia da spesa
Lo studio mostra anche che la metà (47%) dei dipendenti dichiara di aver ridotto gli acquisti personali. Essenziali e no. Quasi un quarto (23%) ha contribuito meno ai propri risparmi, una quota che sale al 35% per i dipendenti a basso reddito. Più di un intervistato su 4 (27%) ha invece ridimensionato (o eliminato) le uscite sociali proprio in virtù del fatto di dover anticipare le spese di lavoro di tasca propria.
Gli intervistati che hanno detto di sentirsi “sempre o spesso preoccupati” (18%) per le spese hanno dato le stesse tre motivazioni. Primo: ritardi nell’erogazione del rimborso, lamentando il potenziale impatto sulle scadenze finanziarie personali (47%).
Secondo: problemi legati al processo di rimborso, sottolineando le difficoltà nell’invio di ricevute o nell’interpretazione della policy aziendale su spese specifiche (44%). Terzo: la laboriosità del processo, per la quantità di documenti necessari a effettuare una richiesta di rimborso (42%).
[La tecnologia di Sap Concur per la gestione delle spese aziendali delle Pmi]
I dipendenti chiedono alle aziende una revisione dei processi di rimborso
Dall’indagine emerge che spesso aspettano settimane (16%), per ricevere il rimborso delle spese anticipate dai dipendenti.
Non c’è quindi da stupirsi se il 67% vorrebbe che l’azienda modificasse le proprie procedure, fornendo, ad esempio, carte aziendali a tutti i dipendenti (56%). Ma anche strumenti per acquisire automaticamente le ricevute (41%) e ancora snellendo il processo approvativo per le spese di basso importo (34%).
Ma come si comportano le grandi aziende nell’affrontanreo la trasformazione richiesta? Stando al report, sembra che siano proprio queste a essere le meno propense ad apportare modifiche ai processi di spesa.
Soltanto 1 su 5 (20%) delle grandi e circa un terzo (35%) di quelle medio-grandi (con 250-499 dipendenti) hanno apportato delle modifiche alla politica delle spese.
«Con una adeguata tecnologia di gestione delle spese – come carte aziendali collegate in tempo reale a dashboard di spesa – le aziende possono finalmente porre fine al problema causato dai rimborsi» aggiunge Carlo Gualandri.
«Questo non solo andrà a beneficio dei dipendenti che devono anticipare le spese aziendali, ma anche delle imprese. Il motivo? I team amministrativi saranno sollevati da un lavoro manuale ripetitivo e dispendioso in termini di tempo e avranno maggiore visibilità e controllo sulle spese. Un must nel clima attuale».
Le interviste sono state realizzate nel mese di dicembre 2022 con 400 soggetti in tutta Italia. Il campione comprende residenti in Italia impiegati in aziende con più di 50 dipendenti, che almeno una volta al mese si trovano ad anticipare denaro per effettuare spese per conto dell’azienda.
Il campione dei rispondenti è stato distribuito considerando una varietà di settori oltre a diverse dimensioni aziendali (5 fasce di numero addetti). La maggior parte degli intervistati (76%) risulta impiegata a tempo pieno al momento dell’intervista. Il 15% è occupato a tempo parziale e il 9% come lavoratore autonomo.
