Al 31 marzo 2009 la spesa totale per le trasferte aziendali di Vodafone Italia è diminuita di ben il 28% rispetto all’anno precedente. In particolare la spesa in voli aerei è scesa del 26% e quella per i pernottamenti del 31%. Risultati molto importanti, ottenuti grazie all’adozione di una travel policy rigorosa. «Abbiamo agito – spiega Grazia Maria Giordano, purchasing manager corporate services di Vodafone Italia – in modo da sensibilizzare i viaggiatori a scegliere per i trasferimenti la modalità più conveniente».
Su 8500 dipendenti di Vodafone, i viaggiatori sono circa 3000. Nell’anno 2008-09 le spese di viaggio dell’azienda, che si avvale della travel management company Carlson Wagonlit Travel, hanno raggiunto quota 9 milioni di euro, di cui 4,5 milioni di biglietteria aerea e 1,8 in hotellerie.
«Il taglio dei costi – dice Giordano – non dipende soltanto dalla scelta di tariffe più convenienti, ma anche dalla diminuzione del numero delle trasferte. E la travel policy è indispensabile per il raggiungimento di entrambi gli obiettivi». Per quanto riguarda le tariffe, la travel policy di Vodafone Italia è fortemente attenta alla scelta classe di viaggio, al tipo di tariffa, a programmare trasferte intelligenti, evitando quanto più possibile i periodi di fiera; per quanto riguarda invece i volumi dei viaggi, c’è un’attenta valutazione da parte del dipendente e del suo manager all’effettiva necessità di fare un viaggio. Viene incentivato l’utilizzo di mezzi alternativi, come conference call e videoconferenze. Inoltre, si cerca di fissare gli incontri di lavoro in modo da poter effettuare l’andata e ritorno in giornata.
«Il ricorso alla classe economy e alle tariffe best buy è da quasi tre anni una realtà in Vodafone a livello globale – sottolinea Giordano –. Negli ultimi nove mesi è stato effettuato un refresh delle policy, con due obiettivi: rafforzare la compliance, spingere l’utilizzo di tariffe ultrarestrittive e ridurre i costi occulti, connessi ad esempio ai cambi di prenotazione dell’ultimo minuto».
La creazione di un hotel program si sta dimostrando un asset fondamentale per il controllo della spesa. «Per garantire il rispetto di questo programma – spiega Giordano – abbiamo stabilito che la prenotazione
delle strutture non incluse in elenco sia approvata preventivamente dal travel manager. La rinegoziazione delle tariffe, inoltre, ci sta offrendo ulteriori occasioni di saving».
Anche i costi di trasferimento sono stati ottimizzati, sia rendendo obbligatorio il car sharing che spingendo l’utilizzo della macchina aziendale in caso di trasferte brevi. Infine, è stato rafforzato il controllo sui rimborsi per pranzi e cene non di rappresentanza.
«Per garantire il successo di tutte queste azioni orientate al saving – conclude Giordano – è stato cruciale lo studio di un efficace piano di comunicazione. Lo step principale è stato l’approvazione da parte del top management aziendale, per evitare il “fuoco amico” all’insorgere delle prime difficoltà. È stato importante anche coinvolgere le travel arranger, che in fase di preparazione della trasferta hanno il potere di decidere sulla tipologia di servizi acquistati».
Così si viaggia in Vodafone Italia
Travel manager: Grazia Maria Giordano
Inquadramento nell’organigramma: purchasing manager corporate services all’interno della divisione Supply chain management di Vodafone Italia
Numero dei dipendenti: circa 8500
Numero dei viaggiatori: circa 3000
Volume spese di viaggio: 9 milioni di euro (minimeeting inclusi), di cui 4,5 milioni di biglietteria aerea, 1,8 milioni di prenotazioni alberghiere e 0,1 milioni di autonoleggi
Travel tool: Travelmatic
Carte di credito corporate: American Express e Visa con addebito sul conto corrente del dipendente
Carte di credito lodge: American Express
Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 6, settembre 2009
