Speciale Mission Forum: Tmc, un partner strategico

Mai come in tempi di crisi le agenzie di  viaggio svolgono un ruolo chiave nel raggiungimento  degli obiettivi di saving  aziendali. Lo ha spiegato Andrea Solari direttore commerciale e marketing Italia  di Carlson Wagonlit Travel, nell’intervento  intitolato “Quali leve deve mettere in  campo una travel management company  per essere di reale supporto all’azienda  nell’attuale scenario di mercato”.
In apertura, Solari si è soffermato sulle attuali criticità del panorama del business  travel: a causa del vertiginoso calo  del traffico passeggeri, le compagnie aeree  stanno accumulando drammatiche  perdite. Tra le strategie messe in campo  per sopravvivere spicca la drastica riduzione  della capacità, che in futuro potrebbe  causare un incremento delle tariffe.
La situazione non è rosea neanche  nel settore alberghiero: pur avendo subito  una contrazione negli ultimi mesi, infatti,  i prezzi delle camere rimangono  elevati, soprattutto in alcuni mercati, come  quello dell’Europa dell’Est. Non tutto il male, però, vien per nuocere:  il momento contingente, infatti, può rappresentare  per i travel manager anche  un’opportunità per dimostrare il valore di  un’efficace gestione dei viaggi d’affari.  Quattro le leve da utilizzare: la compliance  alla travel policy, l’adozione di nuovi  processi e strumenti tecnologici, l’ottimizzazione  delle spese per voli aerei e  soggiorni alberghieri, il controllo dinamico.  Vediamole in dettaglio.

Agire sulla travel policy
Per ottenere risparmi grazie alla travel  policy aziendale non occorre necessariamente  ridurre il confort dei viaggiatori: al  contrario, è opportuno analizzare attentamente  abitudini e comportamenti dei business  traveller, individuando azioni in  grado di garantire saving significativi,  senza compromettere la “travel experience”.  Lo dimostra una recente indagine del  Cwt Travel Management Institute, secondo  la quale risparmi del 5,7% possono  derivare da un maggiore ricorso all’advance  booking, in modo da usufruire di  tariffe più convenienti: è stato dimostrato,  infatti, che ogni giorno di ritardo nella  prenotazione comporta un incremento del  2% sul prezzo del biglietto. Inoltre, le  spese possono essere diminuite del 4,8%  attraverso un più largo ricorso alle tariffe  restrittive e del 5,4% interpellando maggiormente  i fornitori preferenziali. Infine,  intervenire sul confort di viaggio (classi di  servizio, categoria degli alberghi) e adottare  canali di prenotazione preferenziali  consente risparmi, rispettivamente, del  4,3% e dell’1,9%. In totale, i risparmi accumulati  attraverso queste azioni ammontano  al 20,6%, già dedotte le possibili  sovrapposizioni tra le diverse aree, sul  totale delle spese di viaggio.

Affinare la travel policy
Ma con quali strumenti si crea e si affina una travel policy? A detta di Solari, è indispensabile  testarne le modifiche attraverso  modelli di simulazione; inoltre, occorre  rafforzare la comunicazione con i  viaggiatori e ricorrere alle moderne tecnologie  (ad esempio, sistemi di online  booking che non consentono di effettuare  prenotazioni non conformi al regolamento,  o tool che inviano automaticamente  notifiche ai viaggiatori in caso di prenotazioni fuori policy). E ancora, occorre monitorare  costantemente il comportamento  dei dipendenti, attraverso report e indicatori di performance. Il tutto, senza mai  dimenticare la sicurezza dei viaggi – per  la quale è indispensabile mettere a disposizione  centri di emergenza 24 ore su  24, nonché sistemi per l’invio automatico di informazioni e di alert e per la localizzazione  dei viaggiatori in caso di necessità  – e l’attenzione nei confronti dell’ambiente.

Il ruolo chiave delle tecnologie e l’ottimizzazione della spesa
La seconda leva nelle mani delle tmc è rappresentata dalle nuove tecnologie: dai  sistemi di booking online fino agli evoluti sistemi per gestire i flussi della comunicazione, quali l’emissione di alert di sicurezza,  sms ed email direttamente sul cellulare  del viaggiatore. «Ad esempio adottando  un online booking tool – spiega infatti  Solari – le aziende possono tagliare  la spesa fino al 10%, grazie all’effetto  “visual guilt”, a un maggiore rispetto della  travel policy, alla riduzione delle fee di  prenotazione, ma anche a un significativo
snellimento dei processi».
La terza leva è l’ottimizzazione delle spese dei settori hotel e viaggi aerei. Attraverso  l’adozione di best practice nella gestione dell’hôtellerie, in particolare, le  aziende possono ottenere risparmi fino al  21% della spesa hotel, come dimostrato dall’ultima ricerca del Cwt Travel Management Institute. Ma come si ottimizzano le spese alberghiere? A detta di Andrea Solari, è indispensabile consolidare i dati,  analizzare attentamente i bisogni e i comportamenti d’acquisto dei viaggiatori, ottimizzare la policy relativa all’hôtellerie
e l’hotel program aziendale. Inoltre, bisogna condurre negoziazioni più efficaci, migliorare il livello di compliance da parte dei viaggiatori e monitorare costantemente le performance.
Anche nelle spese aeree è possibile risparmiare: occorre, però, sottoporre a  un’analisi puntuale i dati di spesa, i contratti  stipulati con i fornitori, i comportamenti  dei viaggiatori. Solo su questa base  sarà possibile apportare efficaci modifiche  alla travel policy e ottimizzare le logiche di acquisto.
La quarta e ultima leva da mettere in campo per raggiungere gli obiettivi di saving  prefissati è il cosiddetto “controllo dinamico”. Di che cosa si tratta? È una forma di monitoraggio che sottintende il  passaggio da una logica di reporting “ex post” a una in tempo reale. In altre parole,  oggi non basta più fare i conti a viaggio  concluso, bensì è indispensabile agire in fieri, quando il dipendente ha solo  pianificato la trasferta e si ha ancora la  possibilità di intervenire con azioni correttive  per “governare” la spesa in modo efficace.

Testo di Maria Elena Arcangeletti, Mission n. 6, settembre 2009

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