Mai come in tempi di crisi le agenzie di viaggio svolgono un ruolo chiave nel raggiungimento degli obiettivi di saving aziendali. Lo ha spiegato Andrea Solari, direttore commerciale e marketing Italia di Carlson Wagonlit Travel, nell’intervento intitolato “Quali leve deve mettere in campo una travel management company per essere di reale supporto all’azienda nell’attuale scenario di mercato”.
In apertura, Solari si è soffermato sulle attuali criticità del panorama del business travel: a causa del vertiginoso calo del traffico passeggeri, le compagnie aeree stanno accumulando drammatiche perdite. Tra le strategie messe in campo per sopravvivere spicca la drastica riduzione della capacità, che in futuro potrebbe causare un incremento delle tariffe.
La situazione non è rosea neanche nel settore alberghiero: pur avendo subito una contrazione negli ultimi mesi, infatti, i prezzi delle camere rimangono elevati, soprattutto in alcuni mercati, come quello dell’Europa dell’Est. Non tutto il male, però, vien per nuocere: il momento contingente, infatti, può rappresentare per i travel manager anche un’opportunità per dimostrare il valore di un’efficace gestione dei viaggi d’affari. Quattro le leve da utilizzare: la compliance alla travel policy, l’adozione di nuovi processi e strumenti tecnologici, l’ottimizzazione delle spese per voli aerei e soggiorni alberghieri, il controllo dinamico. Vediamole in dettaglio.
Agire sulla travel policy
Per ottenere risparmi grazie alla travel policy aziendale non occorre necessariamente ridurre il confort dei viaggiatori: al contrario, è opportuno analizzare attentamente abitudini e comportamenti dei business traveller, individuando azioni in grado di garantire saving significativi, senza compromettere la “travel experience”. Lo dimostra una recente indagine del Cwt Travel Management Institute, secondo la quale risparmi del 5,7% possono derivare da un maggiore ricorso all’advance booking, in modo da usufruire di tariffe più convenienti: è stato dimostrato, infatti, che ogni giorno di ritardo nella prenotazione comporta un incremento del 2% sul prezzo del biglietto. Inoltre, le spese possono essere diminuite del 4,8% attraverso un più largo ricorso alle tariffe restrittive e del 5,4% interpellando maggiormente i fornitori preferenziali. Infine, intervenire sul confort di viaggio (classi di servizio, categoria degli alberghi) e adottare canali di prenotazione preferenziali consente risparmi, rispettivamente, del 4,3% e dell’1,9%. In totale, i risparmi accumulati attraverso queste azioni ammontano al 20,6%, già dedotte le possibili sovrapposizioni tra le diverse aree, sul totale delle spese di viaggio.
Affinare la travel policy
Ma con quali strumenti si crea e si affina una travel policy? A detta di Solari, è indispensabile testarne le modifiche attraverso modelli di simulazione; inoltre, occorre rafforzare la comunicazione con i viaggiatori e ricorrere alle moderne tecnologie (ad esempio, sistemi di online booking che non consentono di effettuare prenotazioni non conformi al regolamento, o tool che inviano automaticamente notifiche ai viaggiatori in caso di prenotazioni fuori policy). E ancora, occorre monitorare costantemente il comportamento dei dipendenti, attraverso report e indicatori di performance. Il tutto, senza mai dimenticare la sicurezza dei viaggi – per la quale è indispensabile mettere a disposizione centri di emergenza 24 ore su 24, nonché sistemi per l’invio automatico di informazioni e di alert e per la localizzazione dei viaggiatori in caso di necessità – e l’attenzione nei confronti dell’ambiente.
Il ruolo chiave delle tecnologie e l’ottimizzazione della spesa
La seconda leva nelle mani delle tmc è rappresentata dalle nuove tecnologie: dai sistemi di booking online fino agli evoluti sistemi per gestire i flussi della comunicazione, quali l’emissione di alert di sicurezza, sms ed email direttamente sul cellulare del viaggiatore. «Ad esempio adottando un online booking tool – spiega infatti Solari – le aziende possono tagliare la spesa fino al 10%, grazie all’effetto “visual guilt”, a un maggiore rispetto della travel policy, alla riduzione delle fee di prenotazione, ma anche a un significativo
snellimento dei processi».
La terza leva è l’ottimizzazione delle spese dei settori hotel e viaggi aerei. Attraverso l’adozione di best practice nella gestione dell’hôtellerie, in particolare, le aziende possono ottenere risparmi fino al 21% della spesa hotel, come dimostrato dall’ultima ricerca del Cwt Travel Management Institute. Ma come si ottimizzano le spese alberghiere? A detta di Andrea Solari, è indispensabile consolidare i dati, analizzare attentamente i bisogni e i comportamenti d’acquisto dei viaggiatori, ottimizzare la policy relativa all’hôtellerie
e l’hotel program aziendale. Inoltre, bisogna condurre negoziazioni più efficaci, migliorare il livello di compliance da parte dei viaggiatori e monitorare costantemente le performance.
Anche nelle spese aeree è possibile risparmiare: occorre, però, sottoporre a un’analisi puntuale i dati di spesa, i contratti stipulati con i fornitori, i comportamenti dei viaggiatori. Solo su questa base sarà possibile apportare efficaci modifiche alla travel policy e ottimizzare le logiche di acquisto.
La quarta e ultima leva da mettere in campo per raggiungere gli obiettivi di saving prefissati è il cosiddetto “controllo dinamico”. Di che cosa si tratta? È una forma di monitoraggio che sottintende il passaggio da una logica di reporting “ex post” a una in tempo reale. In altre parole, oggi non basta più fare i conti a viaggio concluso, bensì è indispensabile agire in fieri, quando il dipendente ha solo pianificato la trasferta e si ha ancora la possibilità di intervenire con azioni correttive per “governare” la spesa in modo efficace.
Testo di Maria Elena Arcangeletti, Mission n. 6, settembre 2009
