Ventisei milioni di euro: questo l’ammontare delle spese legate alle trasferte – tra biglietteria aerea e ferroviaria, hotel, autonoleggi e altri costi legati alla mobility (taxi, navette, limousine, ristoranti ecc.) – registrato nel 2005 dal gruppo Siemens in Italia. Un importo rilevante – in leggera crescita rispetto agli anni precedenti grazie anche ad alcune recenti acquisizioni da parte del gruppo – gestito da Benedetta Viganò, Strategic Sourcing Specialist cui è affidata anche la gestione del travel management in Italia, come da indicazioni di casa madre. Viganò – trentenne, in Siemens dal 2001 – risponde all’Indirect Material and Services Director all’interno della struttura Corporate Procurement and Logistics. Tra i suoi compiti anche gli acquisti legati alla flotta aziendale e all’area eventi – in collaborazione con la funzione Corporate Communication – al fine di sviluppare le massime sinergie.
«L’obiettivo che mi è stato affidato – spiega Viganò – è duplice. Da un lato, recepire le linee guida della struttura centrale Corporate mobility services (Cms) situata nell’Headquarters di Monaco sia per quanto riguarda la scelta dei fornitori sia la travel policy. Dall’altro, ridurre i costi relativi alle spese viaggio attraverso la definizione di migliori accordi con i supplier (grazie a gare e accordi internazionali in collaborazione con Cms), l’incremento del rispetto della travel policy, la crescita della “consapevolezza dei costi” da parte dei singoli viaggiatori, la proposta di soluzioni alternative alla trasferta quali le videoconferenze, l’utilizzo di strumenti per la condivisione delle informazioni on line».
La travel policy di Siemens Italia – allineata ai dettami della casa madre – è piuttosto rigida: i dipendenti devono infatti viaggiare in aereo solo in economy e scegliere la tariffa “best buy”, ossia la più bassa offerta dal mercato al momento della prenotazione; pernottare in strutture convenzionate che offrono tariffe non superiori a una soglia prefissata e noleggiare auto appartenenti alle classi Economy e Compact. «Per contenere i costi – aggiunge Viganò – sono stati stipulati accordi con i maggiori vettori< (Star Alliance, Alitalia, Air France e Klm) e Società di car rental (Europcar e Sixt). Nell’ottica di globalizzazione in particolare, la selezione delle strutture alberghiere – che devono rispondere alle esigenze sia commerciali che di servizio di Siemens – viene effettuata attraverso un sistema consolidato che prevede ogni anno il lancio di una gara direttamente dalla struttura centrale Cms».
La tecnologia svolge un ruolo importante nella gestione del business travel di Siemens. Dallo scorso ottobre è stato infatti introdotto in azienda il sistema di self booking e-Travel Aergo di Amadeus e contestualmente è stato richiesto ai viaggiatori il pagamento dei servizi di viaggio prenotati online tramite la carta corporate individuale (precedentemente la biglietteria aerea veniva addebitata sulla carta lodge Bta di American Express, ndr.). «L’obiettivo – afferma Viganò – è di gestire on line circa il 60/70% delle prenotazioni. Attualmente stiamo avviando una fase di pilot: un gruppo di utenti selezionati sta testando il tool per verificarne l’affidabilità e la facilità di utilizzo, con la possibilità di prenotare i viaggi “point to point” – come il Milano-Roma o il Milano/Roma-Monaco che rappresentano una quota rilevante del nostro traffico aereo -, i pernottamenti e gli autonoleggi.
«I primi riscontri – continua Viganò – sono abbastanza positivi, anche se è emersa una certa resistenza al cambiamento da parte dei viaggiatori, legata in parte all’utilizzo della carta di credito individuale per pagare le spese di trasferta ma anche all’alternativa, ritenuta ancora più comoda, della prenotazione con l’agenzia. Altri temi da considerare sono lo “shift” di responsabilità in capo all’utente e il fatto che la sua abilità influisce direttamente sui risparmi: ne consegue la necessità di “educare” il viaggiatore a ricercare e scegliere la soluzione di viaggio più economica in rapporto alle sue esigenze, nel pieno rispetto della policy aziendale. Determinante, tra l’altro, nel processo di implementazione del self booking tool è stabilire un’appropriata strategia di collaborazione con l’agenzia di viaggio che continua a rimanere perno del sistema di prenotazione».
Le nostre schede
Azienda: Siemens
Sedi in Italia e all’estero: sede principale a Milano Bicocca, sette centri di ricerca e altrettanti siti produttivi su tutto il territorio nazionale. Il gruppo ha il suo quartier generale a Monaco ed è presente in oltre 190 paesi del mondo
Riferimento in azienda: Benedetta Viganò
Per contattarla: tel. 02/24361 – fax 02/24372002
Inquadramento nell’organigramma: Procurement Mobility Specialist. Risponde all’Indirect Material and Services Director all’interno della struttura Corporate Procurement and Logistics.
Agenzia: Uvet American Express
Tipo di contratto: transaction fee + saving sharing sulle prenotazioni aeree
Inplant: no, il servizio viene erogato tramite un explant ad Agrate Brianza
Spese trasferte 2005: 26 milioni di euro. La biglietteria aerea rappresenta circa il 40% del totale
Tecnologie a supporto: E-Travel Aergo di Amadeus per la prenotazione, Sap per le note spese
Carte di credito utilizzate: carta corporate American Express su c/c individuale (attualmente sono circa 1.750 le card in mano ai dipendenti e il numero è in continua crescita); Bta di American Express per una parte della biglietteria aerea.
Testo di sasa Carpaneda, Mission N. 5, giugno-luglio 2006
