Qualsiasi tipo di intervento di razionalizzazione o riduzione delle spese di viaggio non può prescindere dal consolidamento – e dalla successiva analisi – dei dati storici. Eppure su questo fronte molte aziende hanno ancora diversa strada da percorrere. Non sono pochi, infatti, i manager – anche di società strutturate e di dimensioni importanti – che raccontano di mesi (se non addirittura anni) passati per cercare di mettere insieme i dati relativi alle diverse location aziendali piuttosto che ai vari centri di costo. In questo contesto il supporto dell’agenzia di viaggio diventa fondamentale. Carlson Wagonlit Travel è oggi in grado di consolidare i dati di viaggio in oltre 60 paesi del mondo e offre ai suoi clienti strumenti di reporting completi ed efficaci, che vanno dai report standard predefiniti (disponibili anche online) a tool dinamici che permettono di combinare le informazioni a proprio piacimento. Diversi i livelli di personalizzazione, flessibilità e dettaglio delle analisi, anche perché le variabili indagate sono molteplici (ad esempio, tratte più frequenti, classi di servizio utilizzate, prezzo medio, ma anche numero dei biglietti rimborsati, tasso di adozione del self booking tool ove presente, utilizzo del ticketing elettronico) e possono essere aggregate in varie modalità (paesi, sede, unità business/centro di costo ecc.).
Se le soluzioni offerte da Cwt in termini di “post-trip reporting” sono diversificate in funzione delle specifiche esigenze dell’azienda cliente, tutte rappresentano comunque un prezioso supporto decisionale a disposizione dei travel manager, consentendo di monitorare costantemente l’andamento delle spese e di verificare il raggiungimento dei risparmi prefissati. Ma anche di identificare eventuali opportunità negoziali con i fornitori primari ed effettuare un puntuale controllo sull’applicazione dei contratti e della travel policy aziendale. In altre parole, di determinare in modo semplice ed immediato l’efficacia dei programmi di viaggio utilizzati (in tutti i suoi aspetti: aerei, hotel, noleggi auto ecc.), evidenziando i possibili margini di miglioramento. Il tutto, naturalmente, grazie anche al costante supporto dell’account manager dedicato dell’agenzia.
Tra gli strumenti proposti segnaliamo il tool web based InterAct, che permette di accedere ai dati in maniera interattiva e di elaborarli, creando analisi statistiche personalizzate e grafici con diversi formati. Inoltre, grazie al collegamento con il database centrale di Carlson Wagonlit Travel, InterAct consolida i dati di spesa sia a livello nazionale che internazionale, organizzandoli secondo una struttura gerarchica personalizzata per ogni cliente. Si tratta quindi di uno strumento di reporting assai sofisticato e tecnologicamente all’avanguardia, ma che conserva al tempo stesso caratteristiche di grande facilità di utilizzo da parte degli utenti. Studiato in particolare per le aziende multinazionali, può essere adatto in una versione più “light” anche per società multilocate e gruppi di piccola dimensione. L’abbiamo provato per voi.
Il test
Già sulla prima schermata Interact propone un istogramma riepilogativo del totale delle spese di viaggio relative all’anno in corso, suddivise per mese e comparate con lo stesso periodo dell’anno precedente. Accanto al grafico l’utente trova sette pulsanti relativi alle diverse tipologie di spesa (airline summary, airline segment, hotel summary, train summary, car summary, miscellaneous ed executive summary) che portano a ulteriori livelli di approfondimento. Basta cliccare sulle diverse opzioni e immediatamente vengono visualizzati dei report standard: nel caso ad esempio del traffico aereo, vengono evidenziati volumi e percentuali dei principali vettori utilizzati, delle tratte più frequenti, delle classi di servizio impiegate, ma anche i saving realizzati e soprattutto “mancati”.
I due pulsanti “Explorer” e “Reporter” offrono invece all’utente la possibilità di lavorare in modalità interattiva, raggruppando i dati secondo criteri diversi, verificandone le relazioni reciproche, creando tabelle più dettagliate ed effettuando calcoli per ottenere informazioni più approfondite. Alla successiva schermata appare infatti la “dimension line”, una barra costituita da una serie di cartelle, azionabili come pulsanti, che rappresentano tutte le dimensioni disponibili (periodo temporale, Paesi, tipologia di fornitori ecc.) dei dati di viaggio; ciascuna di esse contiene più categorie (ad esempio, vettori, tratte, destinazioni ecc.) che, a loro volta, possono contenere altre sottocategorie. È sufficiente cliccare sulla dimensione prescelta per far apparire i dati desiderati all’interno della tabella sullo schermo o ricercare un maggiore dettaglio. Tra le altre funzioni di grande utilità, il pulsante “calculate” – che, dopo aver selezionato le righe o le colonne interessate, consente di effettuare ogni tipo di operazione – e i tasti “rank” e “sort”, che offrono la possibilità di ordinare e classificare le diverse categorie di dati all’interno dei report.
