Le vecchie Rfp? Oggi hanno delle concorrenti più moderne e tecnologiche. Si tratta delle aste online, gare d’appalto lanciate e gestite in Internet dalle aziende allo scopo di selezionare un fornitore e riuscire a strappare il prezzo più basso. Una modalità che in Italia è ancora relativamente diffusa, ma che sembra destinata a prendere piede, sulla scia di quanto sta lentamente avvenendo anche negli Stati Uniti. Secondo una ricerca realizzata nel gennaio 2003 da Ubs Warburg, infatti, solo l’8% dei travel manager americani ha fatto ricorso alle gare online. Ma circa la metà degli intervistati considera lo strumento interessante e dichiara di volerlo utilizzare in futuro.
L’applicazione nel settore alberghiero
Uno degli ambiti in cui il ricorso alle gare online è più in crescita è quello alberghiero. «Jolly Hotels partecipa a gare online dal 2002 – afferma Marco Quagliarella, responsabile vendite Europa di Jolly Hotels -. Le prime richieste arrivarono da gruppi multinazionali prevalentemente americani. Ma da quest’anno anche qualche grande azienda italiana ha cominciato a utilizzare questo strumento per negoziare gli accordi alberghieri. I settori merceologici sono i più vari: energia, telecomunicazioni e information technology, settore chimico e farmaceutico, bancario e finanziario. Ho l’impressione che le aziende siano attirate dalla possibilità di ottenere prezzi molto vantaggiosi. Ma, secondo me, un’azienda ottiene una miglior selezione alberghiera, e quindi un maggiore saving, attraverso la messa a punto di una travel policy coerente e un processo strutturato di Rfp».
Vantaggi per le imprese
Ma quali sono i vantaggi che le aste online offrono alle aziende, in particolare per quanto riguarda la selezione degli alberghi? Anzitutto, in un’epoca in cui è sempre più sentita l’esigenza di contenere i costi, il ricorso a questo tipo di gare consente di negoziare tariffe estremamente vantaggiose. «Le gare online si basano su una tecnica di vendita classica, che consiste nel sottoporre i fornitori a una forte pressione, abbreviando i tempi di risposta per aggiudicarsi un prezzo più conveniente – spiega Renato Grananti, direttore acquisti in Getronics -. E i saving che si ottengono sono davvero considerevoli».
«Le informazioni che riceviamo quando viene indetta una gara sono molto simili rispetto alle Rfp tradizionali: obiettivi dell’azienda, produzione degli anni passati e proiezione per il futuro, sede dell’azienda, cancellation policy, richiesta di last room availability, possibilità di definire delle black out dates – prosegue Quagliarella -. La differenza principale consiste sicuramente nella velocità con la quale bisogna prendere la decisione in merito alla tariffa. Una procedura di selezione attraverso Rfp ti offre l’opportunità, se la prima offerta risulta troppo alta, di avvicinarti o allinearti al target definito dall’azienda. Nella maggior parte delle gare online, invece, il prezzo varia fino all’ultimo e solitamente non viene concessa nessuna proroga».
I saving
Per rendersi conto dei possibili saving, è sufficiente dare un’occhiata ai dati forniti da Procure Point Travel Solutions, una delle principali società di eprocurement americane (che nel 2003 ha gestito 496 negoziazioni in rete per un valore di circa 100 milioni di dollari). Secondo gli analisti della società, il ricorso alle gare online consente alle aziende risparmi annui sulle spese alberghiere compresi tra il 7,2 e il 17,6%.
Un altro vantaggio delle gare online è la possibilità di velocizzare notevolmente i tempi richiesti per la selezione del fornitore. «La fase preparatoria di una gara online è più lunga rispetto alla Rfp tradizionale – spiega Grananti -. In compenso, però, la raccolta dei dati e la selezione dei fornitori avvengono in tempi estremamente rapidi». Lo conferma una survey condotta nel 2002 da Nbta (National Business Travel Association, autorevole associazione americana che riunisce le principali realtà Usa nel settore del corporate travel), sull’utilizzo delle gare proprio nel settore alberghiero. Secondo Kevin Iwamoto, presidente dell’associazione, i vantaggi consistono nella drastica riduzione dei tempi di negoziazione (una gara online può durare, in media, da 15 minuti a tre ore, mentre una Rfp condotta in maniera tradizionale può richiedere settimane o addirittura mesi, gran parte dei quali spesi per raccogliere i dati da tutti i fornitori coinvolti) e nella più agevole comparazione delle offerte grazie allo standard comune imposto ai fornitori dal web.
«A questi benefit si aggiunge la drastica riduzione del materiale cartaceo – aggiunge Grananti -: tutte le informazioni relative alla gara sono in rete e ciò semplifica notevolmente le procedure».
Il rovescio della medaglia? Il rischio di compromettere i rapporti con i fornitori, che non sempre gradiscono questa modalità di selezione.
Il meccanismo della Rfp “virtuale”
Ma come funziona concretamente una gara online rivolta al settore alberghiero? In genere, eccezion fatta per pochi grandi gruppi che sviluppano in-house tool ad hoc, le imprese affidano la gestione tecnica delle gare in rete a società di procurement esterne. «Il prezzo per la gestione di una gara online si aggira, in media, tra i 5 e i 10mila euro – spiega Renato Grananti -. Ma talvolta le società di procurement stipulano con le imprese clienti contratti basati sullo sharing del saving».
Di solito, l’albergatore viene invitato a prendere parte all’asta attraverso una comunicazione via email. Qualora sia interessato a partecipare, dovrà mettersi in contatto con la società di procurement, che gli fornirà una password di accesso a un sito dedicato nel quale potrà inserire una serie dettagliata di informazioni sulla struttura e i servizi (presenza del parcheggio, di sale riunioni, centro fitness ecc.). In un’apposita sezione del sito, inoltre, troverà le informazioni relative all’azienda (fatturato, volume di prenotazioni, esigenze specifiche) in base alle quali potrà formulare la propria offerta. La comunicazione del giorno e dell’ora in cui l’asta avrà luogo avviene ancora una volta via email.
«Ci è capitato di essere contattati direttamente dalle aziende, oppure da intermediari che si occupano della gestione della gara online per conto dell’azienda – afferma Quagliarella -. Riceviamo in anticipo userId e password che ci permettono di acquisire sia il capitolato che le informazioni tecniche sulla gara. Le aziende indicono gare per diverse piazze, per le quali definiscono diversi orari. Una gara dura solitamente un’ora, durante la quale i partecipanti conoscono solo il prezzo di riferimento, ovvero l’offerta più bassa».
Diverse tipologie di gara
«In realtà esistono diverse tipologie di gara – spiega Grananti -: si va dalla gara con una base d’asta, a quella che fonda la selezione su tre o più parametri fissati dal cliente (ad esempio, il costo della colazione, la presenza di navette ecc.), alla semplice raccolta di dati via Internet, alla quale seguirà poi la classica selezione manuale. Al termine dell’asta, il cliente può decidere se assegnare l’appalto o selezionare una rosa di candidati, riservandosi il diritto in un secondo momento di intavolare con i prescelti un’ulteriore negoziazione».
Il parere degli albergatori
Ma qual è il parere degli albergatori sulle aste online? «Le gare online sono efficaci per l’acquisto di prodotti poco differenziati per i quali è prevalente la leva prezzo-quantità acquistata – sottolinea Marco Quagliarella -. Non ritengo che siano ancora uno strumento valido per l’acquisto del servizio alberghiero, le cui logiche sono legate a un modello di business a capacità definita e costi fissi prevalenti. Tutte le realtà alberghiere devono confrontarsi quotidianamente con la concorrenza, ma la scelta del cliente dovrebbe tener conto di più fattori: la posizione dell’hotel, il servizio, la tipologia di camera offerta, il periodo nel quale viene richiesta la prenotazione ecc.».
«Le gare potrebbero essere uno strumento valido, se venissero gestite in maniera più corretta – concorda Giorgio Bianchi, direttore commerciale di Best Western -. In base alla mia esperienza, invece, in questo tipo di gare la quantità di informazioni che l’azienda fornisce all’albergatore è piuttosto limitata: contrariamente alle Rfp classiche, quindi, il fornitore fatica a definire le tariffe applicando i propri strumenti di yield management». E non è tutto. «Di solito le aste in rete – prosegue Bianchi -, puntano esclusivamente sul fattore prezzo e non danno il giusto peso ai servizi offerti dall’albergatore. Talvolta, inoltre, non si concludono con una vera e propria assegnazione di un appalto, bensì con una graduatoria dei fornitori a seconda del prezzo. In questo modo all’albergatore viene richiesto un impegno a fornire le camere alla tariffa negoziata, ma a tale impegno, però, non corrisponde un eguale vincolo da parte del cliente».
«Grazie alle gare, l’albergatore ha l’opportunità di conquistare una grossa fetta del traffico di un’azienda – conclude Quagliarella -. La maggior parte delle gare alle quale ha partecipato Jolly Hotels è stata però caratterizzata da una scelta poco coerente dei fornitori selezionati (sia per il livello degli alberghi sia per quanto concerne le location), nonché da un’attenzione eccessiva al prezzo più basso. Questo aspetto dovrebbe essere perfezionato».
Prodotti sul mercato: un esempio
Insomma, gli albergatori sono concordi: se le gare in rete sono lo strumento ideale per l’acquisto di alcuni prodotti, spesso non hanno la flessibilità necessaria per gestire un prodotto complesso come quello alberghiero. «Anche se gli ultimi tool messi a punto dalle società di procurement – sottolinea Giananti – sono estremamente flessibili e tengono conto di diverse variabili, al di là della semplice tariffa». Tra i più recenti, si può citare Bid on Line di Carlson Wagonlit Travel, un tool specificamente dedicato al settore alberghiero. Pur basandosi sul principio delle aste online, dove si gioca al ribasso per ottenere il prezzo migliore, il sistema è studiato per tenere conto, oltre che della semplice tariffa della camera, anche di una serie di altri parametri, che insieme concorrono a determinare il miglior fornitore. Stiamo parlando dei cosiddetti features, quali il servizio in camera, le navette da e per l’aeroporto, la connessione a Internet, la presenza di parcheggio. A ciascuno di questi servizi viene assegnato un punteggio compreso in una scala da 1 a 100, che rientra nella valutazione finale della struttura.
