Laureato in Ingegneria e con un master in Project management, Paolo Marnoni è il responsabile Acquisti di SIA, colosso dei servizi finanziari e sistemi tecnologici per il mondo bancario e finanziario a livello nazionale e internazionale. «Lavoro nel Gruppo da otto anni e mezzo; dopo diverse esperienze nell’area Acquisti in aziende di servizi italiane e multinazionali, nel 2003 sono entrato in SB, azienda che nel 2007 si è fusa con SIA».
Proprio il merge tra le due aziende, entrambe dotate di travel policy e processi differenti, ha comportato un massiccio progetto di razionalizzazione nella gestione del business travel. Marnoni lo ha seguito passo dopo passo, rimettendo in discussione e analizzando i processi relativi alle trasferte. Ne è scaturita una gestione che potremmo definire “collegiale”, in cui cioè sono impegnate più figure aziendali.
«Presso l’Ufficio Acquisti – conferma Marnoni – un buyer si occupa anche dei viaggi aziendali, definendo e gestendo i contratti con i fornitori di riferimento, e la stipula di accordi diretti con vettori aerei e alberghi. Questa persona si interfaccia, inoltre, con un manager della funzione Risorse Umane che ha il compito di definire le regole della travel policy. Infine disponiamo di Focal Point operativi, ovvero dei punti di riferimento presenti in ciascuna direzione dell’azienda a cui è affidato il compito di vigilare sull’applicazione della travel policy e interpretare al meglio le esigenze dei viaggiatori».
SIA dedica ai viaggi aziendali circa 1 milione di euro del proprio budget. «Negli ultimi anni abbiamo registrato una forte diminuzione della spesa dell’azienda – dice Marnoni – Tutto ciò grazie a un’incisiva negoziazione con i fornitori, che ha portato anche a un nuovo modello di relazione, e alle regole introdotte nella travel policy. Nel contempo è aumentato il numero delle trasferte, di pari passo con la progressiva internazionalizzazione del Gruppo».
La travel policy è locale e prevede la prenotazione di tariffe scontate, con la possibilità di ricorrere a voli low cost per le tratte di breve e medio raggio; la business class è ammessa solo per i viaggi intercontinentali. Le mete più frequenti dei viaggiatori SIA sono Milano e Roma sul territorio nazionale, Budapest, Bruxelles, Johannesburg, Londra, Parigi e San Paolo all’estero. Sulle destinazioni più utilizzate, l’azienda ha stretto alcuni accordi diretti con alberghi mirati a contenere la spesa, negoziati in autonomia o con il supporto dell’agenzia.
«Con il nostro fornitore abbiamo un contratto di transaction fee e saving sharings: un modello che abbiamo implementato quando abbiamo rivisto tutta l’area del business travel. Abbiamo scelto l’agenzia procedendo a un attento confronto tra i principali attori presenti sul mercato. Un’esperienza che ha consentito di conseguire gli obiettivi che ci eravamo prefissati: ridurre i costi di ciascuna trasferta, implementare una misurazione dei saving e un’analisi costante per aiutarci a trovare le migliori opportunità, raggiungere una corretta e puntuale imputazione dei costi. E al contempo, ottimizzare l’efficacia dei viaggi dei propri dipendenti».
Il ruolo chiave dei Focal Point
Nell’ambito del processo di cambiamento, SIA ha introdotto in azienda un “self booking tool”, anche se la modalità maggiormente utilizzata per la gestione delle diverse fasi del viaggio è il contatto diretto con l’agenzia. «Il processo di autorizzazione – dice Marnoni – è strutturato in modo che gli utenti si rivolgano alle segreterie della propria direzione, i Focal Point, che sulla base della travel policy inoltrano una richiesta dettagliata all’agenzia. I nostri principali viaggiatori fanno parte della forza commerciale e devono essere in grado di rispondere alle richieste del cliente nel modo più rapido possibile. Per questo, soprattutto in situazioni di emergenza, hanno la possibilità di accedere direttamente al tool automatizzato. La rendicontazione delle spese di viaggio avviene poi in modo elettronico: Cisalpina Tours ci fornisce un report in formato digitale attraverso il quale possiamo studiare i trend e fenomeni legati al business travel».
La flotta aziendale è gestita sempre dall’ufficio Acquisti. «Se ne occupa un buyer dedicato incaricato, in questo caso, anche della gestione di tutte le attività operative».
Chi è SIA
SIA è leader europeo nella progettazione, realizzazione e gestione di infrastrutture e servizi tecnologici, dedicati alle Istituzioni Finanziarie e Centrali, alle Imprese e alle Pubbliche Amministrazioni, nelle aree dei pagamenti, della monetica, dei servizi di rete e dei mercati dei capitali. Il Gruppo SIA è attualmente presente in circa 40 Paesi e opera anche attraverso società controllate in Belgio, Ungheria e Sud Africa. Con 7,5 miliardi di transazioni annue relative a carte, incassi e pagamenti, 62,4 milioni di carte gestite e 9,2 miliardi di transazioni sui mercati finanziari, SIA trasporta in rete 11,1 mila miliardi di byte di dati. Il Gruppo si compone di sette società: la capogruppo SIA, le italiane Pi4Pay (servizi di incasso e pagamento), RA Computer (soluzioni e applicazioni per banche, imprese e P.A.) e TSP (sistemi e servizi per aziende e P.A.), SiNSYS (card processing) in Belgio, Perago (infrastrutture per banche centrali) in Sudafrica e SIA Central Europe in Ungheria.
Le nostre schede
Azienda: SIA
Sedi in Italia e all’estero: il Gruppo, con sede a Milano, opera in circa 40 Paesi ed è presente anche in Belgio, Ungheria e Sud Africa attraverso società controllate
Riferimento in azienda: Paolo Marnoni
Inquadramento nell’organigramma: Head of Suppliers Management Direzione Operations
Agenzia: Cisalpina Tours
Tipo di contratto: transaction fee e saving sharings
Spese trasferte 2011 biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi e autonoleggi: circa 1 milione di euro
Uso di carte di credito aziendali: sì
Testo di Michele de Gennaro, Mission n. 2, marzo-aprile 2012
