Nell’agosto del 2010 la società Fosber, specializzata nella progettazione e produzione di macchine per l’industria del cartone ondulato da imballaggio, ha battuto ogni suo record di crescita: ha infatti registrato i migliori risultati in assoluto in fatto di vendite, fatturato e margini. Nell’esercizio 2010 ha oltrepassato i livelli registrati nel 2008 e oggi vive una fase di incremento senza precedenti, confermandosi una delle realtà di eccellenza del territorio lucchese.
Il suo punto di forza è rappresentato da un background solido, a cui ha saputo affiancare durante il periodo di crisi economica una strategia lungimirante, incentrata sull’innovazione e ricerca anziché sul risparmio e abbattimento dei costi. Anche in questi difficili anni ha così potuto offrire prodotti sempre più evoluti, che le hanno permesso di cogliere nuove opportunità e di ottenere importanti commesse a livello nazionale e internazionale. E sullo sfondo di questi costanti investimenti, l’azienda continua ad ampliare il proprio organico, in assoluta controtendenza rispetto alla media del mercato.
Nata negli anni Settanta e totalmente riorganizzata nei primi anni Novanta con l’attuale direzione, Fosber ha due stabilimenti in provincia di Lucca: a Monsagrati, dove ha sede l’headquarter, e in località Acquacalda. A queste unità produttive si affiancano le due filiali a Green Bay, negli Stati Uniti, e a Tianjin, in Cina. Attualmente il suo team si compone di circa 300 persone la cui età media è intorno ai trent’anni: questo permette un continuo apporto di idee innovative e nello stesso tempo garantisce un potenziale di lungo periodo.
La gestione delle trasferte
La vocazione alla crescita di Fosber si riflette anche nel suo approccio al settore del business travel. Il budget dedicato alle trasferte è di circa un milione di euro all’anno, con un trend che, a parte una breve parentesi nel 2009, si è rivelato in costante aumento dal 2007 a oggi. In media, i dipendenti effettuano circa 3200 trasferte all’anno. «Il 90% del nostro mercato è legato alle esportazioni – fa sapere Calogera Giuseppina Amore, corporate travel supervisor di Fosber -. Le destinazioni variano quindi in funzione delle commesse acquisite. La Cina rappresenta e rappresenterà sempre di più la nostra destinazione privilegiata, a cui segue il resto del mondo».
Prima di esaminare più da vicino la travel policy di Fosber, è interessante dare uno sguardo al curriculum della manager, anche per comprendere meglio la strategia che ha spinto l’azienda ad affidarle la completa gestione dell’Ufficio Travel. Calogera Amore ha maturato all’estero una parte significativa del suo excursus formativo e professionale. Dal 1976 al 1992 ha infatti vissuto in Germania, dove ha frequentato le scuole dell’obbligo a Düsseldorf e l’istituto Scolastisco Italiano Scalabrini (ISIS) a Colonia. Qui ha conseguito il diploma di maturità professionale per operatore commerciale. Il suo primo impiego la vede segretaria dell’ufficio vendite presso la società Fabio Perini GmbH. Nel 1992, al suo rientro in Italia, inizia il percorso lavorativo in Fosber come segretaria dell’ufficio vendite e referente viaggi business. Da qualche anno ricopre la funzione di corporate travel supervisor, con il compito di gestire integralmente le trasferte e supervisionare le note spese; riporta alla Direzione Risorse Umane e Servizi. Nella gestione dell’Ufficio Travel è supportata dal punto di vista operativo da una collega con funzione di corporate travel specialist.
Una policy improntata al best buy
Ma come avviene in Fosber l’organizzazione di una trasferta? I diversi uffici si rivolgono all’Ufficio Travel per l’organizzazione dell’intero viaggio, dai mezzi di trasporto agli hotel. «L’obiettivo del nostro Ufficio è quello di offrire il miglior servizio in base alle richieste, ottimizzando quanto più possibile i costi. In questo contesto ogni prenotazione viene effettuata sulla base di una travel policy ben strutturata, denominata “Best buy” perché prevede sempre la ricerca delle migliori tariffe disponibili».
Dopo l’autorizzazione, la richiesta di prenotazione viene trasmessa all’agenzia di viaggi incaricata, a cui è affidato il compito di presentare soluzioni vantaggiose in fatto di aerei, treni, auto e alberghi. Da circa dieci anni, Fosber si avvale della collaborazione della travel management company Bcd Travel, con cui ha sottoscritto un contratto di transaction fee.
«In linea con la travel policy, la scelta del mezzo di trasporto per raggiungere la località di destinazione deve tenere conto della distanza e della modalità di svolgimento della trasferta» mette in evidenza la manager. Per quanto riguarda le classi di prenotazione, nei voli nazionali e nelle tratte internazionali inferiori alle cinque ore è prevista per tutti i dipendenti la classe economica. Nelle tratte internazionali superiori alle cinque ore e in quelle intercontinentali viene concessa la classe business ai membri del Consiglio di Amministrazione e del Comitato Direttivo Aziendale, agli agenti e agli Area Sales Manager. Per motivi di sicurezza non vengono mai fatti viaggiare sullo stesso volo più di due utenti appartenenti a una di queste categorie. L’adesione a un programma frequent flyer da parte di un dipendente passa in secondo piano rispetto all’osservanza della travel policy; non si deve infatti mai prescindere dalle proposte dei fornitori preferenziali e dalle tariffe “best buy” suggerite dall’agenzia di viaggi.
Discorso diverso per i viaggi in treno, per i quali la travel policy di Fosber prevede indistintamente per tutti i dipendenti la fruizione della prima classe e dei treni speciali, quali Eurostar e Frecciarossa. L’utilizzo del vagone letto è consentito solo per percorrenze superiori ai 500 chilometri, in cabina “singola speciale”.
L’analisi dei costi si rivela quanto mai attenta anche in fatto di hotel. «L’agenzia ha la responsabilità di effettuare le prenotazioni attingendo a due liste di alberghi, quella fornita dal nostro Ufficio Travel e la propria: la scelta finale si basa sulla migliore delle due tariffe». Per il personale dirigente è previsto il pernottamento in strutture di categoria 4 stelle, per tutti gli altri dipendenti in quelle a 3 stelle. In quest’ultimo caso, però, è garantita la disponibilità di alcuni servizi, quali il frigobar in camera, la prima colazione e il ristorante, il servizio di lavanderia, la connessione Internet, nonché le dimensioni delle camere compatibili con la durata della trasferta. «In mancanza di una struttura a 3 stelle in grado di garantire questi servizi, l’agenzia chiede al nostro ufficio l’autorizzazione per la prenotazione di un albergo a 4 stelle».
La travel policy di Fosber prevede la possibilità di usufruire del servizio di auto a noleggio a breve termine per effettuare transfer da e per gli aeroporti o come mezzo di spostamento durante i lavori fuori sede, sia in Italia che all’estero. Coloro che utilizzano l’auto personale per motivi di lavoro, hanno diritto a un rimborso chilometrico calcolato secondo la tabella Aci. Per tragitti superiori a 100 chilometri è comunque raccomandato l’utilizzo di un’auto a noleggio. Il pagamento delle spese avviene preferibilmente con carta di credito aziendale, di cui sono forniti 150 dipendenti.
Le nostre schede:
Azienda: Fosber
Sede: Monsagrati (Lucca)
Stabilimenti in Italia: due, rispettivamente a Monsagrati (Lucca) e in località Acquacalda (Lucca)
Filiali all’estero: Cina (Tianjin) e Stati Uniti (Green Bay, Wisconsin)
Riferimento in azienda: Calogera Giuseppina Amore
Inquadramento nell’organigramma: Corporate Travel Supervisor
Agenzia: Bcd Travel
Tipo di contratto: transaction fee
Scadenza contratto: dicembre 2011
Numero di trasferte medie negli ultimi 3 anni: 3200 all’anno
Numero complessivo di pernottamenti fuori sede negli ultimi 3 anni: 8500
Spese di trasferta (2009): biglietteria aerea e ferroviaria 600mila euro, alberghi 200mila euro, autonoleggi 150mila euro
Numeri di biglietti aerei e ferroviari emessi (2009): 1100
Tecnologie a supporto: tool sviluppati internamente; portale Bcd Travel
Carte di credito utilizzate: Visa, Airplus
Testo di Anna Fraschini, Mission n. 2, marzo-aprile 2011
