In pochi non conoscono Acqua Minerale San Benedetto: controllata dalla società Zoppas Finanziaria, è infatti la seconda società leader in Italia nel settore delle acque minerali e delle bevande analcoliche, presente sul mercato nazionale con marchi molto noti ai consumatori, quali San Benedetto, Guizza, Nepi, Schweppes. Vanta un fatturato di 800 milioni di euro (dato 2007) e 2300 dipendenti, distribuiti negli insediamenti produttivi di Scorzè (Ve) (che è anche il quartier generale), Paese (Tv),Popoli (Pescara), Donato (Biella) e Nepi (Viterbo). All’estero, è presente con stabilimenti in Spagna, Francia, Belgio, Germania, Polonia, Ungheria Messico, Repubblica Dominicana, grazie alle joint venture con multinazionali quali Danone, Orangina Group, Cadbury Schweppes. I suoi prodotti sono commercializzati in oltre 80 Paesi.
Il compito di gestire le trasferte dei dipendenti è affidato a Luisa Varotto. Un diploma di perito turistico, la Varotto ha all’attivo diversi anni di esperienza nel settore, maturato in prima fase presso le agenzie di viaggio e con i tour operator. La sua attività come responsabile viaggi ha avuto inizio nel 1994, presso un’azienda tessile. Nel 2004, poi, è entrata a far parte di Acqua Minerale San Benedetto in qualità di travel manager, alle dipendenze della Direzione Risorse Umane. «Il mio ingresso in azienda ha coinciso con una radicale riorganizzazione del travel – spiega Varotto -. Spinta dalla crescita sostenuta delle spese di viaggio, l’azienda ha infatti deciso di esercitare una gestione più attenta sulle trasferte, che in precedenza erano gestite in autonomia dalle singole divisioni, che si interfacciavano direttamente con l’agenzia di viaggio. A tale scopo ha avviato l’implementazione del software Captura, fornito dalla società di consulenza Tkt (oggi Sapient) al fine di snellire i processi connessi alle note spese. Al contempo ha istituito un ufficio viaggi centralizzato: un sistema che ha consentito di tracciare meglio le spese di viaggio e di conoscere in dettaglio i volumi, conducendo così al meglio le negoziazioni con i fornitori.
«Acqua San Benedetto conta in Italia circa 1200 dipendenti – prosegue Varotto -. Vengono effettuate in media 100 trasferte al mese, che coinvolgono, oltre al management, la rete di vendita e, soprattutto, i tecnici: oltre a vendere acque minerali, infatti, esportiamo all’estero il nostro know-how nel campo dell’imbottigliamento, collaborando con numerose multinazionali estere. Le destinazioni più frequenti sono l’Europa (Francia, Spagna, Germania, Ungheria), ma anche il Messico e gli Stati Uniti. Le spese di viaggio ammontano a circa 1 milione di euro all’anno. Si tratta di una voce che ha conosciuto una forte crescita sino al 2005 ma che da circa tre anni è stabile, anche in virtù degli sforzi fatti per razionalizzare il comparto e ottenere dei risparmi».
Attualmente, dunque, come sono gestite le trasferte? «Oggi il processo è in larga parte automatizzato – dichiara Varotto -. Attraverso Captura i dipendenti richiedono l’autorizzazione alla missione ai propri diretti responsabili. Successivamente, io ricevo tramite il sistema le richieste di prenotazione già approvate e mi attivo per acquistare i servizi di viaggio, in collaborazione con la nostra agenzia partner. In questo modo l’azienda è sicura che i servizi acquistati siano conformi alla travel policy e riesce a sfruttare in maniera intensiva e proficua gli accordi siglati con i fornitori preferenziali. Grazie alla mia precedente esperienza nel settore turistico sono in grado di utilizzare tutti i principali gds (Amadeus, Sabre e Galileo) Così ho fatto installare in azienda Amadeus e, pur continuando a interfacciarmi quotidianamente con l’agenzia di viaggio, lo utilizzo per effettuare le prenotazioni. Al ritorno dalla missione, poi, i dipendenti compilano la nota spese sull’apposito form predisposto da Captura. Questi dati ricevono un controllo da parte di personale dedicato e infine vengono sottoposti alle procedure contabili».
Una parte dei dipendenti del gruppo dispone di carte di credito Visa CartaSi, con addebito sia sul conto corrente aziendale sia su quello personale. «In questo periodo stiamo introducendo anche la Business Travel Account, carta lodge di American Express. Stiamo inoltre valutando, in coincidenza con l’imminente revisione della travel policy, un’estensione delle carte di credito a un maggior numero di dipendenti per poter ridurre al minimo l’onerosa pratica dell’anticipo contante. Questo sistema, infatti, è ancora molto in uso, soprattutto presso il personale tecnico».
E veniamo alla travel policy. «Anche questo documento risale al 2004, in concomitanza con la riorganizzazione dell’ufficio viaggi. A distanza di quattro anni, abbiamo deciso di sottoporlo a una revisione e aggiornamento, per allinearlo maggiormente con l’attuale organizzazione aziendale. La policy è improntata a un criterio di economicità, pur salvaguardando il confort dei viaggiatori. La classe business, ad esempio, è ammessa solo per i voli intercontinentali».
Acqua Minerale San Benedetto si affida all’agenzia Hirondelle Viaggi del gruppo Lufthansa City Center. «Si tratta di una partner storica, con la quale collaboriamo da diversi anni e con cui abbiamo stipulato un accordo di transaction fee». La maggior parte delle negoziazioni con i fornitori, però, sono condotte da Luisa Varotto direttamente, senza il supporto dell’agenzia. «Attualmente abbiamo accordi in essere con alcuni vettori (tra gli altri Air France e Lufthansa),con la società di noleggio Hertz e con le principali catene alberghiere, nonché con diversi hotel indipendenti – afferma Varotto -. Comunque non disdegno, quando serve, la ricerca di tariffe vantaggiose in Internet. Se le compagnie aeree di linea offrono solo voli con scalo, ad esempio, prenoto i collegamenti diretti dei low cost. La mia valutazione riguardo a questo tipo di compagnie nel complesso è positiva, anche se il servizio non è sempre di ottimo livello e possono verificarsi dei ritardi».
Tra le mansioni della nostra travel manager compare anche la stesura di statistiche da presentare periodicamente alla Direzione delle Risorse Umane per documentare i trend di spesa, nonché i possibili margini di saving. «Ritengo che sarò agevolata in questo compito dalla già accennata introduzione del nuovo programma Sapient e di nuove carte di credito, in programma per i prossimi mesi: potrò basare le mie statistiche, infatti, sui resoconti delle società emittenti».
Tra gli altri progetti in corso, nell’arco del 2009, ci sarà anche l’apporto professionale dell’ufficio viaggi all’area meeting e incentive, per poter meglio sfruttare le sinergie tra i due comparti. «Ma si tratta di un progetto che, al momento, è ancora in fase di valutazione».
Le nostre schede
– Azienda: Acqua Minerale San Benedetto
– Sedi in Italia e all’estero: Scorzè (Venezia), Paese (TV), Popoli (Pescara), Donato (Biella) e Nepi (Viterbo). All’estero l’azienda è presente con stabilimenti in Spagna, Francia, Germania, Belgio, Polonia, Ungheria Messico, Repubblica Dominicana
– Riferimento in azienda: Luisa Varotto
– Per contattarla: tel. 041/5846343
– Inquadramento nell’organigramma: travel manager alle dipendenze della Direzione Risorse Umane
– Agenzia: Hirondelle Viaggi (Lufthansa City Center)
– Tipo di contratto: transaction fee
– Spese di trasferte nel 2007: 1 milione di euro
– Tecnologie a supporto: software Captura per la gestione delle note spese
– Carte di credito utilizzate: carte corporate CartaSì con addebito su conto corrente aziendale e personale. È imminente l’introduzione della carta lodge BTA di American Express
Testo di Arianna De Nittis, Mission n. 6, ottobre 2008
