L’abitudine di prenotare i voli un paio di giorni prima della partenza sembra ormai destinata a tramontare. Negli ultimi anni le compagnie aeree di linea, per conquistare la clientela business, hanno messo a punto una gamma sempre più ampia di tariffe parzialmente flessibili, che offrono forti sconti a fronte di alcune restrizioni (tra le altre il minimum stay, il sunday rule e soprattutto l’advanced booking, cioè l’obbligo di prenotazione anticipata), ma che rispetto al passato consentono la cancellazione o il cambio di prenotazione versando una modesta penale. Un numero crescente di aziende, dunque, ha compreso che una delle chiavi per riuscire a risparmiare sulle spese di biglietteria aerea è indurre i dipendenti a prenotare con largo anticipo. Lo dimostra il “Quarterly Trend Report” realizzato lo scorso ottobre da Orbitz for Business, online travel agency rivolta al segmento corporate, in collaborazione con la rivista Business Traveller Magazine: il 47% del campione (612 viaggiatori d’affari americani) dichiara di prenotare le trasferte con il più largo anticipo possibile. Il 43% sostiene che rispetto al passato è più attento a scegliere tariffe convenienti, mentre il 17% dichiara che la sua azienda ha inserito nella travel policy misure per scoraggiare le prenotazioni dell’ultimo minuto. «La nostra ricerca ha rilevato la nuova tendenza da parte dei business traveller a mutare i comportamenti d’acquisto a causa della recessione economica, viaggiando in maniera differente e manifestando una maggiore attenzione ai costi – ha dichiarato Dean Sivley, senior vice president di Orbitz for Business –. Possiamo aspettarci che i travel manager continuino a imporre ai dipendenti delle regole fortemente improntate al risparmio, quali la prenotazione anticipata dei voli, la scelta di alberghi di categoria inferiore e il noleggio di auto a basso consumo di carburante».
Questo trend trova conferma anche nell’indagine “The Financial Crisis & Travel Policy Changes”, effettuata dall’associazione BTC (Business Travel Coalition) interpellando 196 travel manager americani, europei, asiatici e arabi. Chiamati a indicare gli strumenti adottati per contenere le spese di viaggio, la maggior parte degli interpellati cita le prenotazioni almeno una settimana prima della partenza.
Ma quanto è possibile risparmiare grazie all’advanced booking? Utili indicazioni ci giungono dall’indagine “Playing by the Rules: Optimizing Travel Policy and compliance”, presentata lo scorso giugno dalla travel management company Carlson Wagonlit Travel e realizzata interpellando un campione rappresentativo di imprese con spese di viaggio superiori a 5 milioni di dollari e quartier generale in Nord America, Europa e Asia Pacifico. Dall’analisi di 33mila transazioni compiute da 46 aziende su 13 rotte emerge che l’average ticket price può essere di oltre il 50% più basso quando i voli sono prenotati 14 giorni prima della partenza. Il risparmio, ovviamente, varia a seconda della tratta e della classe di servizio utilizzata. L’indagine sottolinea come i risparmi più significativi riguardino i voli in classe economy (in media il 39%, contro il 6% della business) e le rotte dove competono più vettori. Ad esempio, sui voli domestici americani sono disponibili maggiori sconti rispetto alle tratte all’interno della Francia, saldamente presidiate dalla compagnia di bandiera (prenotando due settimane prima un volo New York-Chicago si ottengono sconti medi del 58%, mentre quelli della tratta Marsiglia-Strasburgo si aggirano intorno al 19%). Gli sconti sono moderati anche sulle tratte dove la domanda supera l’offerta, come la Cina e l’India.
Nonostante le opportunità di risparmio siano evidenti, imporre ai dipendenti la prenotazione anticipata non è così facile. A detta di Cwt, infatti, solo il 36% dei voli in classe economy viene prenotato almeno due settimane prima della partenza, mentre il 19% è acquistato con 13-8 giorni d’anticipo e il 34% da una settimana a tre giorni prima. Inoltre, circa il 77% delle imprese campione ha introdotto nella travel policy l’obbligo dell’advanced booking. Di queste, però, solo il 30% impone la prenotazione una o due settimane prima della partenza, mentre il 25% si limita a suggerire ai viaggiatori di organizzare la propria trasferta prima possibile, senza stabilire dei limiti di tempo.
La parola alle aziende e alle agenzie di viaggio
La tendenza a prenotare in anticipo sta prendendo piede anche a casa nostra, almeno a giudicare dalle testimonianze che abbiamo raccolto. «Negli ultimi anni abbiamo riscontrato da parte dei nostri clienti la tendenza, laddove possibile, ad anticipare la data di prenotazione per poter usufruire di offerte più convenienti – dichiara ad esempio Franco Vismara, a capo dell’agenzia Schooner Viaggi –. Questo trend è connesso, ovviamente, a una maggiore attenzione al costo delle trasferte e al saving. Nonostante la fase di recessione che l’economia sta attraversando, non stiamo rilevando una diminuzione del numero delle trasferte: al contrario, in tempi di crisi è indispensabile viaggiare di più per esplorare nuovi mercati. Le imprese cercano, piuttosto, di spendere meno, usufruendo maggiormente delle compagnie low cost e sfruttando meglio le opportunità di risparmio offerte dal mercato».
«Le aziende manifestano una crescente attenzione alla spesa: per questo sempre più spesso inseriscono nelle proprie travel policy precise indicazioni sull’anticipo con cui acquistare i biglietti aerei e ci chiedono di segnalare le prenotazioni effettuate sotto data – sottolinea inoltre Achille Sbrojavacca, titolare dell’agenzia Sbrojavacca Viaggi –. Le travel management company giocano un ruolo fondamentale in questa nuova consapevolezza delle aziende perché possono evidenziare le tariffe scontate più convenienti e i vantaggi derivanti dalle prenotazioni con largo anticipo. Per le agenzie questo trend si traduce in un maggiore lavoro di ricerca, ma anche in una maggiore valorizzazione del loro lavoro e della loro capacità di generare saving per il cliente».
«Lo scorso anno abbiamo compiuto un’analisi dell’average ticket price in funzione dell’anticipo con cui si effettua la prenotazione – afferma Cristina Rovati, travel manager di ABB –. Ci siamo infatti resi conto che prenotare i voli aerei con anticipo consente considerevoli risparmi, soprattutto sulle tratte domestiche ed europee. Abbiamo anche svolto una survey presso i nostri dipendenti per cercare di capire quali sono le loro abitudini di acquisto in funzione dell’attività svolta. Per il momento ci siamo limitati a sensibilizzare il personale sulle opportunità di risparmio che derivano dalla prenotazione anticipata, senza inserire alcuna regola nella travel policy: non tutte le trasferte dei nostri dipendenti, infatti, possono essere organizzate con largo anticipo. Comunque negli ultimi anni il nostro ricorso alle tariffe scontate e ai voli low cost è considerevolmente aumentato».
«La nostra policy prevede che i dipendenti effettuino la prenotazione con almeno due o tre giorni di anticipo – sostiene inoltre la travel manager di una grande azienda italiana, con 1200 dipendenti –. Questa regola, però, non è mai stata pienamente rispettata perché le emergenze e i viaggi dell’ultimo minuto sono all’ordine del giorno. Negli ultimi tre o quattro anni la nostra azienda non ha badato molto alla convenienza tariffaria in relazione all’anticipo della prenotazione. Dalla scorsa estate, invece, con l’ingresso di un nuovo amministratore delegato, è tornata in auge l’esigenza di contenere le spese di viaggio e ridurre i costi. Abbiamo cercato con successo di sensibilizzare i dipendenti, che oggi mi chiedono
un piano tariffario con indicate le tariffe in base all’advance purchase, in modo da poter pianificare le trasferte scegliendo il prezzo più conveniente Nel corso del 2009 inaugureremo anche una nuova travel policy che terrà sicuramente conto di questo aspetto».
Testo di Simona Greppi, Mission n. 1, gennaio-febbraio 2009
