Francesca Fossi lavora in Fastweb, il secondo operatore italiano di servizi di telecomunicazione su rete fissa, dal momento dello start up, circa dieci anni fa. Da otto segue il comparto del travel, all’interno di un ufficio preposto ai servizi alle persone che riporta alla Direzione del Personale.
«Abbiamo realizzato un modulo di prenotazione viaggi sulla rete intranet aziendale a cui possono accedere tutti i dipendenti. Fastweb ha una fitta rete di sedi su tutto il territorio nazionale – racconta Francesca Fossi –. La travel policy e le procedure da espletare per un dipendente che deve affrontare un viaggio sono le medesime per tutte le sedi. Il dipendente inserisce tutti i dati necessari per la richiesta di trasferta: la tratta, se intende spostarsi in aereo o in treno, le date. Il sistema invia in automatico quattro copie del modulo: una al dipendente come ricevuta, un’altra all’ufficio viaggi, la terza al responsabile di costo per l’opportuna approvazione e l’ultima al responsabile della direzione di competenza».
La travel policy di Fastweb è molto rigorosa. «Tramite il modulo, il dipendente è obbligato a comunicare l’intenzione di viaggio al proprio responsabile diretto e il responsabile del centro di costo deve esplicitamente approvare il viaggio».
Nel 2008 la società ha speso circa 3 milioni di euro per i viaggi d’affari dei suoi dipendenti, quasi tutte trasferte nazionali. Due milioni di euro sono stati spesi per la biglietteria aerea, di cui 1,5 milioni per voli nazionali. «Nel 2008, mentre l’incremento delle transazioni effettuate è aumentato di circa l’80% rispetto al 2007, il costo dei viaggi è cresciuto soltanto del 20%». La tratta percorsa più di frequente è la Milano-Roma, che lo scorso anno ha generato ben 700mila euro di volato. Mentre per la seconda tratta, la Milano-Napoli, è stata registrata una spesa di 200mila euro.
«A breve – spiega Fossi – introdurremo un travel tool perché il nostro volume d’affari, ormai, è cresciuto al punto da richiedere un controllo esterno».
La società ha un accordo quadro biennale con l’agenzia Carlson Wagonlit Travel, che emette per conto di Fastweb tutta la biglietteria aerea e ferroviaria e i voucher per gli hotel. Fastweb, a sua volta, paga il
tutto con una carta di credito lodge, l’Airplus Company Account. «L’accordo con l’agenzia prevede che quest’ultima ci proponga sempre le migliori tariffe sul mercato. Dal canto nostro, abbiamo stipulato accordi diretti con le compagnie aeree, ma anche con le principali strutture alberghiere, soprattutto quelle dislocate nelle vicinanze delle nostre sedi. Sono tutti hotel dagli standard elevati, mai sotto i quattro stelle. L’agenzia riceve annualmente un elenco delle strutture alberghiere con cui sono state rinnovate le convenzioni e quando richiediamo un pernottamento, controlla la disponibilità delle camere partendo da quell’elenco».
Negli ultimi mesi, Francesca Fossi è stata impegnata soprattutto nella modifica delle abitudini dei viaggiatori, al fine di razionalizzare le spese di viaggio. «Abbiamo evidenziato notevoli margini di miglioramento: ad esempio, la nostra popolazione viaggiante prenotava i voli troppo a ridosso della partenza, lasciandosi sfuggire le tariffe più convenienti. Così abbiamo fornito al direttore del personale, responsabile di tutte le policy aziendali, dati che evidenziavano come, fissando precise regole di comportamento, fosse possibile diminuire la spesa in maniera significativa: advance booking di almeno tre giorni lavorativi, maggiore utilizzo del treno rispetto all’aereo (soprattutto sulla tratta Milano-Roma), permesso di prenotare un volo solo in caso di trasferta con andata e ritorno in giornata. In più, abbiamo implementato sistemi di video e audioconferenza, in un’ottica di risparmio, ma anche di rispetto per
l’ambiente».
Grazie a questi interventi, nel secondo semestre di quest’anno, Fastweb prevede un sensibile aumento della spesa di biglietteria ferroviaria rispetto all’anno precedente. «Vogliamo spingere i nostri dipendenti a sostare una notte di più nella località della trasferta, ma a viaggiare meno nell’arco del mese – dichiara Fossi –. Da ciò deriverà un incremento della spesa in alberghi e treni, ma al contempo una forte diminuzione dei volumi di biglietteria aerea. Quando tutta la popolazione viaggiante di Fastweb avrà “metabolizzato” queste direttive, e avremo implementato il nuovo travel tool, il dipendente potrà prenotare le trasferte autonomamente, con un notevole risparmio di tempo e risorse».
Infine, per quanto riguarda gli extra, i dipendenti di Fastweb pagano in prima persona e poi presentano una nota spese che deve essere approvata dal loro diretto responsabile. Solamente i membri del comitato direttivo e l’amministratore delegato utilizzano una carta di credito aziendale.
Le nostre schede
Azienda: Fastweb
Sedi in Italia e all’estero: quartier generale a Milano e rete su tutto il territorio nazionale
Riferimento in azienda: Francesca Fossi
Numero dei dipendenti: 3500 in tutta Italia
Per contattarla: tel. 02/45451
Inquadramento nell’organigramma: travel manager con riferimento alla direzione
personale
Agenzia: Carlson Wagonlit Travel
Tipo di contratto: contratto quadro biennale
Scadenza contratto: 2011
Spese di viaggio nel 2008: 3 milioni di euro
Numero di biglietti aerei e ferroviari nel 2008: 27.000 transazioni totali, di cui 7000 voli, 6.000 prenotazioni alberghiere, 13.000 biglietti ferroviari
Carte di credito utilizzate: carta Lodge Airplus Company Account per la biglietteria aerea e le spese alberghiere. Solo i top manager dispongono di una carta di credito su conto corrente aziendale
Testo di Michele De Gennaro, Mission n. 5, giugno-luglio 2009
