La sua prima lampadina si è accesa 100 anni fa. Oggi, con 49 stabilimenti produttivi in 19 paesi e circa 38mila dipendenti, Osram è uno dei due principali produttori mondiali di illuminazione e ha registrato nel 2005 un fatturato di 4,3 miliardi di euro. La multinazionale tedesca – che fa parte del gruppo Siemens – è presente in Italia con una sede commerciale e amministrativa a Milano e due stabilimenti a Treviso e Bari, per un totale di 1250 collaboratori. La gestione del travel è affidata sin dal 2001 a Monica Massa. Trentadue anni, una laurea in economia e commercio, Massa opera nell’ambito del Purchasing department, area che nel corso degli ultimi anni ha subito una profonda riorganizzazione, allargando le proprie competenze anche agli acquisti legati al marketing, alla comunicazione, agli eventi, alla formazione, alle flotte auto, al facility, all’I&ct ecc. – precedentemente delegati alle singole direzioni di funzione – con l’obiettivo di coordinare centralmente tutti gli acquisti ottimizzandone costi e processi. Si sono così ampliati anche i compiti di Monica Massa che da due anni ha assunto il ruolo di buyer advertising, promotion, business travel, incentive & events (per un budget complessivo di oltre 7 milioni di euro), al fine di sfruttare le massime sinergie in aree che spesso si intersecano tra loro.
«A partire dal 2001 – spiega Massa – abbiamo completamente rivisto la gestione dei viaggi aziendali. Allora le tre sedi italiane operavano in modo completamente autonomo e venivano servite da differenti agenzie, e questo comportava disomogeneità del servizio e notevoli difficoltà di consolidamento dei dati. Dopo un’analisi approfondita, abbiamo quindi deciso di centralizzare la gestione strategica del travel e di lanciare una gara – aggiudicata a Uvet American Express– per la selezione di un’unica agenzia di viaggio a livello nazionale. L’operativo è stato invece demandato alle dieci segreterie di direzione. Attualmente il contatto con l’agenzia – che ci segue attraverso i due btc di Milano e Mestre – per la richiesta di prenotazione avviene ancora tramite telefono, ma a breve passeremo a una comunicazione più strutturata, con un format preimpostato da mandare via mail. Per quanto riguarda le note spese, utilizziamo un modulo sviluppato in house e disponibile sulla Intranet aziendale che, interfacciandosi con il sistema gestionale Sap, consente il passaggio automatico dei dati.
«Nel nuovo anno fiscale (che per Osram inizia a ottobre, ndr.) – continua Massa – abbiamo intenzione di muoverci sulla strada dell’automazione, con l’obiettivo di ridurre i tempi di processo interni e di avere un controllo ancora maggiore sulle spese. Il progetto riguarda sia la fase pre-trip (autorizzazione alla trasferta e prenotazione) sia quella post-trip (rendicontazione delle spese) e prevede anche l’adozione di carte di credito corporate, così da eliminare l’attuale ricorso agli anticipi di cassa. Il tool ideale dovrebbe gestire l’intero work-flow: abbiamo già identificato e selezionato alcune soluzioni che possono rispondere alle nostre esigenze, ma approfondiremo l’esame in un gruppo di lavoro in cui verranno coinvolte le altre funzioni aziendali interessate, dal Personale all’It, all’Amministrazione».
Ma quanto spende annualmente Osram per i viaggi d’affari dei suoi dipendenti? «Negli ultimi anni il volume di spesa legato alle trasferte – afferma Massa – si aggira intorno al milione di euro, con un’incidenza della biglietteria aerea vicino al 45%. Anche se le cifre in termini complessivi sono abbastanza stabili nel tempo, in realtà si viaggia di più: abbiamo infatti registrato una significativa riduzione del costo medio del biglietto, grazie al supporto dell’agenzia e all’utilizzo anche dei vettori low cost, a fronte di un incremento del numero sia dei viaggiatori sia delle trasferte per ciascun dipendente. Anche il mix di spesa si sta modificando: scende il peso della biglietteria aerea e aumenta leggermente quello del rent a car perché l’utilizzo delle compagnie low cost su certi scali comporta la necessità di un’auto a noleggio».
Le nostre schede
Azienda: Osram
Sedi in Italia e all’estero: sede principale a Milano, due stabilimenti produttivi a Treviso e Bari. L’headquarters è a Monaco di Baviera. Nel mondo Osram dispone di 49 siti produttivi in 19 paesi
Riferimento in azienda: Monica Massa
Per contattarla: tel. 02/4249509 – fax 02/4249481
Inquadramento nell’organigramma: buyer advertising, promotion, business travel, incentive & events. Risponde al Purchasing Manager goods&services, investments and sourcing.
Agenzia: Uvet American Express Corporate Travel
Tipo di contratto: attualmente management fee, ma è previsto il passaggio al modello a transaction fee
Inplant e stp: due stp, a Treviso e Bari
Spese trasferte 2005: circa 1 milione di euro tra biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Tecnologie a supporto: modulo sviluppato in house e disponibile sulla Intranet aziendale per la compilazione delle note spese. Si interfaccia con il sistema gestionale Sap per il passaggio automatico dei dati
Carte di credito utilizzate: carta lodge American Express (Bta) per la biglietteria aerea
Mission N. 7, ottobre 2006 – testo di Sasa Carpaneda
