Organizzare un viaggio d’affari non è come organizzare una vacanza al mare con la famiglia. Cambiano le esigenze e cambiano i servizi richiesti. E se nel secondo caso il “fai da te” può essere una scelta vincente, il ricorso a una travel management company può risultare più conveniente quando in gioco c’è una trasferta di lavoro, dove le variabili sono numerose e succede di cambiare programma all’ultimo momento. Ad affermarlo è Carlson Wagonlit Travel nel suo primo white paper di approfondimento dal titolo “Olta o Tmc? Sette motivi per cui conviene prenotare i viaggi d’affari tramite agenzie specializzate”. Analizzando i risultati di alcuni studi internazionali e interpellando sette travel manager di importanti realtà italiane e multinazionali, lo studio evidenzia alcuni punti chiave da tenere presenti quando si sceglie il canale di distribuzione al quale affidarsi. Eccoli.
7 fattori chiave
1 Online si trovano tariffe che, all’apparenza, sembrano più vantaggiose di quelle proposte dall’agenzia di viaggi. In realtà, per valutare la convenienza occorre verificare che le condizioni tariffarie siano le stesse. Nel caso dei biglietti aerei, ad esempio, occorre controllare gli aeroporti di partenza e arrivo – se più lontani dalla destinazione richiedono ulteriori spese e tempi di trasferimento – i servizi a bordo, la franchigia bagaglio, i tempi del check-in richiesti, gli orari, la eventuale possibilità di cambiare volo e le penali in caso di cambio o cancellazione. «Sappiamo che online si possono trovare tariffe molto attraenti, sia per i voli che per gli hotel – dichiara nel white paper di Cwt Paola Mordacci, travel manager di Thales Alenia Space -. Grazie al nostro hotel program o alle tariffe corporate negoziate possiamo però avvalerci di tariffe flat concordate a livello annuale, che non subiscono la fluttuazione tipica del mercato e presentano condizioni favorevoli, come la connessione wi-fi inclusa, il breakfast, una politica di cancellazione non restrittiva, diversamente da quella applicata alle tariffe pubblicate online. In definitiva, guardando il total cost, queste tariffe risultano su scala annuale più convenienti».
Nel white paper si citano gli studi internazionali di Topaz International, Sapient e BTN Group, dai quali emerge che le tariffe negoziate dalle travel management company costano tra il 9 e il 24% in meno rispetto a quelle disponibili sul mercato.
2 Il servizio fornito dall’agenzia permette ai dipendenti dell’azienda di non perdere tempo a cercare una soluzione di viaggio, ma di concentrarsi sulle proprie mansioni, a tutto vantaggio della produttività aziendale. «Per noi è importante che la qualità dei servizi di viaggio offerti rientri entro determinati standard e che i fornitori siano affidabili da tutti i punti di vista – ha affermato Alberto Caumo, responsabile travel di Assicurazioni Generali -. Non potremmo spendere tempo per verificarli tutti e lasciamo perciò che lo faccia la tmc per noi. Ovviamente poi gliene chiediamo conto».
3 Utilizzando la travel management company per prenotare i propri viaggi, l’azienda ha accesso a una grande quantità di dati relativi alle spese. Dall’analisi dei dati deriva la possibilità di migliorare la propria strategia, le performance aziendali e raggiungere più facilmente gli obiettivi di saving prefissati. «Consolidamento dei dati e reportistica sono estremamente importanti per noi – ha dichiarato ad esempio Chiara Rippa, lead buyer di BNL – BNP Paribas – perché il monitoraggio dei dati e la visione complessiva della spesa del Gruppo ci ha permesso di introdurre delle ottimizzazioni, per esempio nella scelta dei vettori, e di aumentare la nostra capacità negoziale ottenendo accordi migliori con i fornitori».
4 I dati forniti dalla tmc consentono di migliorare la travel policy aziendale, identificando misure correttive che – se si utilizzassero i canali web – sarebbero molto più difficili da perseguire e da far rispettare da parte dei propri collaboratori.
5 Le travel management company offrono un’ampia gamma di soluzioni tecnologiche, dai self booking tool agli strumenti per recuperare l’Iva, alle gestione delle note spese o dei processi amministrativi. Questi tool possono essere integrati con altri programmi utilizzati all’interno dell’azienda, in modo da gestire il viaggio a 360 gradi, comprendendo tutti i costi della trasferta. «La gestione del travel si deve integrare con gli altri nostri sistemi di back office contabile e per l’autorizzazione della trasferta tramite Sap, quindi deve essere in ogni caso supportata da un unico sistema, adattabile ai nostri» ha affermato Antonio Di Palo, travel manager di Alenia Aermacchi.
6 Le travel management company offrono servizi di safety e di security, a tutto vantaggio della sicurezza dei collaboratori in trasferta in aree del mondo ritenute più “a rischio” dal punto di vista politico o ambientale.
7 Con l’ausilio delle travel management company i business traveller vengono posti al centro di numerosi servizi accessori al viaggio: piattaforme web, e-mail, alert via Sms e app dedicate in grado di agevolare le trasferte.
Risparmio? Sì, ma anche di tempo
Nel valutare la convenienza tra prenotare i viaggi di lavoro tramite Olta o tramite tmc occorre tenere presente anche l’elemento tempo. Lo sottolinea una ricerca internazionale svolta dalCenter for Hospitality research della Cornell University (nello stato di New York), secondo la quale per ogni prenotazione di viaggio un utente in media effettua 12 visite a siti di viaggio, dedicando 5 minuti per visita durante
cui legge 7,5 pagine, per un totale di un’ora di tempo spesa nella ricerca e 90 pagine di contenuto visionate. Troppo, soprattutto se si moltiplica per diversi viaggi ogni anno.
Occhio alla tariffa!
Quando si prenota un soggiorno tramite i canali web, occorre fare attenzione a parametri che non sempre saltano all’occhio e che, alla fine, possono far variare (e di molto) il prezzo finale. Ma che cosa è bene verificare?
1 – Che le condizioni della tariffa “civetta” coincidano con quelle della tariffa reale, in quanto a orari, classi di viaggio, ubicazione e servizi “ancillari”;
2 – la validità di acquisto della tariffa, controllando in particolare fino a quando sia acquistabile e in quali date sia utilizzabile;
3 – le modalità di cancellazione o modifica del biglietto (o della prenotazione), con particolare attenzione a eventuali penali;
4 – che le modalità di pagamento siano compatibili con la politica aziendale;
5 – che non siano selezionati automaticamente costi aggiuntivi relativi al bagaglio, all’assicurazione o ad altri parametri non espressamente scelti;
6 – che non ci siano costi nascosti relativi al pagamento con la carta di credito.
Testo di Andrea Barbieri Carones, Mission n.4, giugno-luglio 2015
