Se il servizio offerto dai siti di prenotazione a vocazione prettamente leisure può talvolta non andare incontro alle esigenze di gestione e controllo dei travel manager, non lo stesso si può dire di quello proposto dalle online travel agency con una forte focalizzazione sulla clientela corporate: in questo caso, infatti, i responsabili viaggi hanno a disposizione un’ampia gamma di strumenti, dai report personalizzati per monitorare i volumi di spesa, al recupero dell’IVA, fino al risk management dei dipendenti in viaggio in Paesi a rischio. Un’offerta che, unita all’accesso a tariffe competitive e alla possibilità di effettuare le prenotazioni h24, può risultare decisamente interessante per le aziende, soprattutto di piccole e medie dimensioni (ma non solo). Non è un caso che negli ultimi anni alcuni tra i principali player del web abbiano lanciato siti dedicati al mondo corporate. Risale al 2013, ad esempio, l’inaugurazione di eDreams Corporate, portale di eDreams che offre alle aziende numerosi vantaggi, dal controllo delle prenotazioni attraverso un evoluto sistema di travel management alla possibilità di cancellare o modificare la data di prenotazione di un volo fino alla data di emissione del biglietto. Recentissimo, inoltre, è l’annuncio dell’ingresso in questo mercato di Booking.com: il portale di proprietà del colosso americano Priceline Group ha infatti inaugurato il sito Booking Business, che si rivolge alla clientela corporate con tariffe scontate e servizi dedicati.
Numeri in crescita
Ma quanto è diffusa oggi da parte delle aziende la prenotazione di servizi di viaggio online? «Secondo una stima di Google, l’80% del traffico web degli hotel è incanalato attraverso le Olta – dichiara Fulvio Origo, direttore marketing e comunicazione di HRS Italia -. STR e HSMAI Foundation calcolano che il 76% delle prenotazioni online negli hotel indipendenti deriva da Olta, rispetto a solo il 24% dai siti Internet degli hotel. Pertanto la rilevanza di queste agenzie è sempre più elevata ed è destinata ad aumentare anche nel mondo del business travel, principalmente a causa del processo di “consumerizzazione”, ovvero il desiderio dei viaggiatori di prenotare con la stessa facilità e secondo le stesse logiche di quando si prenota una vacanza. Ciò accade principalmente a causa di sistemi di booking aziendali pensati su dinamiche “da operatore” che spesso non riescono a valorizzare completamente il contenuto che i provider e gli hotel, in particolare, mettono a disposizione e che rendono il processo di prenotazione lungo e noioso: informazioni scarse e non aggiornate, processi complessi che generano perdita di produttività, prezzi non competitivi e poca scelta di hotel sono solo alcune delle ragioni per cui i booker escono dai canali aziendali con tutte le conseguenze che conosciamo in termini di non aderenza alla travel policy e di trasparenza aziendale. Per questo HRS aggiorna continuamente contenuti, aspetto e navigabilità dei portali, inclusi quelli personalizzati per le aziende, in modo da offrire lo stesso metodo di prenotazione dell’utenza leisure a quella business, oltre a una serie di servizi a valore aggiunto».
«Il mondo dell’e-commerce è in costante crescita in tutti i settori : musica, libri, beni di largo consumo, e il settore turistico ricopre un’importantissima posizione in questo mercato in espansione – dichiara Andrea D’Amico, regional director di Booking.com per l’Italia -. È cambiato drasticamente il modo in cui cerchiamo informazioni e finalizziamo acquisti. I consumatori hanno molta più autonomia e potere decisionale. Le aziende stanno sfruttando al meglio questa nuova indipendenza sia per ridurre i costi di agenzie esterne, sia per poter personalizzare e massimizzare l’esperienza dei propri dipendenti senza dover sottostare a contratti, prezzi e strutture preselezionate».
Nonostante la crescita sostenuta degli acquisti online, soprattutto nel settore turistico, l’Italia è però ancora un passo indietro rispetto agli altri Paesi del Vecchio continente, come sottolinea Davide Cilluffo, account manager di Egencia. «Oggi in Europa circa il 40% delle prenotazioni di servizi di viaggio avviene online, ma in Italia la percentuale è più bassa perché scontiamo ancora un limite culturale in merito agli acquisti sul web. Ciononostante ci sono tutte le premesse per una significativa crescita di questo mercato, anche grazie alla forte, e relativamente recente, diffusione nel nostro Paese dei dispositivi mobili, che rappresentano senz’altro lo strumento principe per le prenotazioni sul web. Una tendenza che riguarda anche le aziende, che sempre più spesso dotano i propri dipendenti di smartphone e tablet».
Una gamma di servizi sempre più ampia
Come accennato, alcuni operatori aggiungono ai vantaggi tipici delle online travel agency, che si potrebbero riassumere nella convenienza tariffaria, nell’ampiezza dei contenuti e nella possibilità di effettuare prenotazioni in maniera facile e intuitiva, un’ampia gamma di servizi studiati appositamente per la clientela business. È il caso di HRS, portale di prenotazione alberghiera con un portfolio di oltre 350mila hotel. «Alle aziende – afferma Fulvio Origo – offriamo un servizio gratuito che permette l’ottimizzazione di tutto il processo di gestione dell’hotel program, dall’accesso alle nostre tariffe negoziate (inferiori fino al 30% rispetto a quelle pubbliche) all’acquisizione strategica di hotel, dal processo automatico di prenotazione e fatturazione – incluso il reporting e recupero IVA se necessario – all’analisi delle abitudini di viaggio e identificazione dei potenziali risparmi. In altre parole, offriamo un’ampia offerta di hotel alle tariffe più competitive, un processo di prenotazione velocissimo (mediamente 3 minuti) con un bassissimo costo di perdita della produttività (1 euro a prenotazione contro una media di mercato di 10 euro), nessuna fee per l’azienda né di installazione né di gestione o prenotazione, analisi specifica e ottimizzazione dell’hotel program con definizione della travel policy, una copertura completa del processo di hotel management, servizi di pagamento, risk management del viaggiatore, servizio di assistenza anche telefonica 24/7. Con noi le aziende possono anche accedere a un più ampio numero di hotel indipendenti (200mila sui 350mila che proponiamo), che spesso non possono permettersi di versare le fee dei Gds e sono quindi esclusi dalle prenotazioni attraverso le tmc». I vantaggi derivanti dall’adozione del portale HRS, sottolinea Origo, sono stati anche analizzati in uno studio effettuato dal Politecnico di Milano. «Lo studio afferma che sono stati “riscontrati indubbi benefici legati all’adozione dello strumento HRS: è infatti stato stimato, anche in maniera conservativa, che i risparmi sono superiori al 12% del transato alberghiero”. Il caso è scaricabile sui nostri siti e sul dal nostro blog, www.businesstravelblog.it».
Un “ibrido di successo”
«Rispetto alle online travel agency tradizionali, ci potremmo definire un “ibrido” – afferma invece Davide Cilluffo a proposito di Egencia -. La nostra soluzione è particolarmente appetibile per le piccole medie imprese, anche se il nostro portfolio clienti include alcune importanti imprese multinazionali, con volumi molto importanti e con ottimi risultati di saving e online adoption. La gamma di servizi che abbiamo messo a punto per questo segmento incontra un forte interesse, tanto che nel giro di pochi anni abbiamo triplicato il nostro volume d’affari e continuiamo a registrare una crescita sostenuta. La maggior parte della nostra clientela deriva da accordi pan europei e internazionali siglati dalla nostra casa madre, ma sempre di più siamo percepiti anche in Italia alla stregua di una Tmc tradizionale.
«Il nostro principale punto di forza – prosegue Davide Cilluffo – è la possibilità di accedere attraverso la nostra piattaforma alla vastissima offerta del Gruppo Expedia, Inc. (già proprietario di numerosi portali, tra cui Trivago, Venere.com, Expedia, Hotel.com), alle tariffe pubblicate dai Gds e all’offerta corporate negoziata da Egencia stessa, effettuando il pagamento attraverso carta di credito lodge, carta aziendale o bonifico bancario. All’ampiezza dei contenuti si affiancano evoluti strumenti per la gestione delle trasferte, facilmente integrabili con fornitori terzi dell’azienda cliente, e per l’analisi della spesa: il nostro tool di reportistica offre oltre 50 report standard, ma anche elaborazioni dei dati personalizzate. A disposizione delle aziende clienti c’è un call center attivo 24 ore su 24 (per il momento in lingua inglese dopo gli orari d’ufficio, ma a breve in italiano), affidato ad addetti che vengono sottoposti a programmi di formazione periodica. In più offriamo un servizio di account management in grado di affiancare l’azienda nella revisione della travel policy o nella strutturazione di un efficace hotel program. Il tutto con un’interfaccia user friendly, perché ispirata ai portali di prenotazione leisure. Abbiamo calcolato che l’adoption rate della nostra piattaforma presso le nostre aziende clienti raggiunge livelli molto elevati (circa il 70-80%) nell’arco di 3-6 mesi».
Tariffe competitive e strumenti di gestione
Ampia anche l’offerta di Booking.com, l’ultima Olta in ordine di tempo ad essersi lanciata alla conquista del segmento corporate attraverso il portale Booking.com Business. «In fondo, ciò che conta davvero per i business traveller è trascorrere un soggiorno piacevole, potendo contare su tariffe concorrenziali e servizi essenziali quali la connessione wi-fi e le sale meeting – spiega Andrea D’Amico -. Booking.com Business è l’ultimo esempio di quanto Booking.com sia impegnata nell’innovazione e nella volontà di personalizzare la sua offerta globale in base alle esigenze specifiche e in continua evoluzione della sua vasta clientela. Le nostre analisi ci dicono che sono anni che i viaggiatori d’affari usufruiscono dei nostri servizi. Ogni anno riceviamo milioni di prenotazioni e recensioni da questa specifica categoria di clienti. Abbiamo attentamente preso in considerazione i feedback ricevuti dalla clientela d’affari, abbiamo monitorato la disponibilità in tempo reale e tenuto conto delle opinioni che emergono dalla recensioni di questa tipologia di viaggiatori. Su queste basi abbiamo creato una nuova modalità di prenotazione su Booking.com allo scopo di offrire il massimo a chi viaggia per lavoro.
«Gli utenti possono beneficiare delle migliori tariffe e di uno sconto del 10% su un numero selezionato di strutture ideali per soggiorni d’affari o di piacere – prosegue D’Amico -. L’account di Booking.com Business è gratuito, non comporta nessun obbligo e permette di organizzare i viaggi nel modo più semplice possibile grazie a delle specifiche funzioni che permettono un controllo completo: dalla gestione dettagliata delle prenotazioni ai report facili da consultare».
Massimizzare i benefici
Per concludere, quali consigli si possono offrire alle aziende che acquistano i servizi di viaggio sul web? A che cosa bisogna stare attenti per trarre il massimo beneficio dal ricorso a questo canale di vendita? «Un evoluto strumento di prenotazione dei servizi di viaggio è un importante supporto per le aziende, ma da solo non consente il raggiungimento degli obiettivi prefissati – dichiara Davide Cilluffo -. L’adozione di una online travel agency come la nostra deve essere accompagnata da un profondo e reale cambiamento culturale in azienda. In tal modo, però, i risultati sono ottimi: riduzione dei tempi operativi fino al 50%, saving che, a seconda del tipo di business, va dal 5 al 15% (con un abbattimento della spesa in voli aerei del 3-5%), incremento della compliance alla travel policy intorno al 20%.
«Internet – prosegue Cilluffo – è diventato ormai un canale di prenotazione preponderante. I vettori aerei, in particolare, adottano per i propri siti politiche tariffarie molto aggressive e competitive. I prezzi online possono risultare molto allettanti, ma comportano un rischio elevato di perdita di controllo e di dispersione, ovvero di impossibilità di canalizzare le prenotazioni. Ciononostante, e con i dovuti accorgimenti nella selezione di partner di fiducia e strutturati, le prenotazioni online sono il futuro: non è un caso che anche le travel management company tradizionali, oggi, si propongano sempre di più come fornitori di tecnologie».
«L’aumento dei canali di prenotazione utilizzabili dal mercato ha portato a un incremento della scelta e dei costi per i provider – sottolinea invece Fulvio Origo -. L’impatto di questi cambiamenti è passato quasi inosservato nelle aziende, ma sono i travel manager ad avere il potere di ridurre i costi di distribuzione dei provider – e degli hotel in particolare -, controllando i canali utilizzati per prenotare i pernottamenti. Scegliere i canali di prenotazione giusti riduce i costi e permette di abbassare le tariffe degli hotel grazie ai risparmi che ne derivano. Il consiglio è che ogni travel manager comprenda il costo di distribuzione dei provider, e degli hotel in particolare, in modo da essere in grado di negoziare le tariffe in modo efficace e scegliere il canale di prenotazione più performante. Qualsiasi opzione fornisca la miglior soluzione, l’azienda ha il potere di generare ulteriori risparmi per entrambe le parti».
Testo di Arianna De Nittis, Mission n.4, giugno-luglio 2015
