Una forma di gestione del parco auto ancora abbastanza nuova – la cosiddetta “fleet administration”– si sta affermando lentamente, ma solidamente: alcuni fattori sembrano favorirla in maniera decisiva e lasciano intravedere grandi possibilità di sviluppo future.
Ma cosa s’intende per fleet administration? Essa riguarda parte dei servizi di fleet management, più precisamente quelli legati alla gestione amministrativa del parco che, spesso, i noleggiatori non sono in grado di erogare. Sia perché non rientrano nel loro core business”, sia perché attengono a una sfera di controllo amministrativo che potrebbe essere addirittura in conflitto con i loro interessi (si pensi, ad esempio, alla determinazione del chilometraggio contrattuale più conveniente o al controllo delle fatture: il fornitore di auto a noleggio non può certamente controllare le proprie fatture per conto dell’azienda cliente). Il risultato è che una fetta necessaria dei servizi di gestione della flotta auto resta esclusa dai contratti cosiddetti “all inclusive” del fornitore di auto a noleggio, costringendo l’azienda cliente a provvedere autonomamente alla loro organizzazione.
Quale “peace of mind?”
Le aziende hanno cominciato a prendere coscienza di questa necessità solo da qualche tempo, proprio quando – una volta ottimizzato il ciclo di approvvigionamento dell’auto e dei servizi ad essa più immediatamente legati (ovvero la manutenzione, il soccorso, le assicurazioni, i rifornimenti tramite l’utilizzo di “fuel cards”) – avrebbero dovuto trovarsi in una situazione teoricamente ideale per ottenere la “peace of mind”, grazie alla gestione completa in outsourcing di tutte le auto aziendali attraverso un contratto di partnership con un unico noleggiatore preferenziale oppure con una soluzione di multifornitura filtrata e ottimizzata da una società di fleet management. In realtà, la “pace della mente” era illusoria! Una serie di attività restavano ancora poco identificate ed erano gestite in maniera destrutturata, spesso con risorse interne. Proprio la carenza di risorse interne a fronte della crescita esponenziale del parco (per le aziende con andamento positivo) o la necessità di risparmiare sui costi fissi di struttura (nella aziende con andamento instabile o negativo) hanno determinato l’urgenza di analizzare queste attività, con lo scopo d’individuare una soluzione di terziarizzazione che raggiungesse, con priorità differente a seconda dei casi, gli obiettivi di riduzione dei costi, velocizzazione del servizio, migliore professionalità e soddisfazione degli utilizzatori.
E’ in questo contesto che nasce la “fleet administration”. Se il fleet management era nato – una decina d’anni fa – con l’obiettivo di gestire in maniera efficiente i parchi “misti”, frutto della sedimentazione storica di differenti metodi di approvvigionamento (acquisto, leasing, noleggio con o senza servizi aggiuntivi), aggiungendo anche propri servizi laddove mancavano o erano carenti (ad esempio la manutenzione programmata per le auto in proprietà), oppure scorporando alcune componenti dei contratti di noleggio per gestirle in proprio (si pensi alla gestione dei sinistri), la fleet administration è finalizzata all’outsourcing della gestione amministrativa del parco e alla sua ottimizzazione e riguarda, in gran parte, servizi che non fanno parte dell’offerta dei noleggiatori o che i noleggiatori non sarebbero in grado di offrire. Quindi, anche se il noleggiatore è perfettamente in grado di gestire, attraverso i contratti di “full lease”, un significativo pacchetto di servizi, quali le assicurazioni, la manutenzione ordinaria e straordinaria, il soccorso 24 ore su 24, l’auto sostitutiva, le carte carburante, la contabilizzazione dei pagamenti diretti dai dipendenti per accessori opzionali o per passaggi di categoria, il contact center e la reportistica, ciò non significa che non si debba provvedere in qualche modo (e la fleet administration costituisce una soluzione) a organizzare e gestire altri servizi importantissimi relativi alle flotte auto, quali:
- la gestione interna degli ordini e l’interfaccia verso gli utilizzatori; a partire dall’illustrazione della car policy, tutto quanto precede e segue l’invio dell’ordine al noleggiatore: richiesta di offerta, monitoraggio dei tempi di consegna, documentazione dei passaggi di categoria e degli accessori opzionali, richiesta di auto in pre-assegnazione, lettere di assegnazione e autorizzazioni a condurre.
- Piano delle scadenze dei contratti, con invio di avvisi ai destinatari.
- Richiesta di fuel card in caso di smarrimento, furto, rinnovo.
- Gestione del database degli utilizzatori con un tool dedicato, nonché la tenuta e l’aggiornamento dell’archivio cartaceo, solitamente di notevoli dimensioni: entrambi rappresentano la storia della flotta e devono essere disponibili in maniera aggiornata per tutte le consultazioni o le analisi che si rendessero necessarie.
- Aggiornamento della policy interna (su richiesta della funzione aziendale responsabile) e della intranet (ormai sempre più diffusa).
- Amministrazione interna delle infrazioni al codice della strada (fondamentale soprattutto dopo l’introduzione della patente a punti).
- Rilevazione delle quote benefit per la corretta produzione dei cedolini stipendio, in linea con la normativa fiscale.
- Preparazione dei dati contabili per la registrazione e il pagamento delle fatture dei noleggiatori: aggiornamento del sistema informativo, controllo automatico delle fatture elettroniche, controllo delle fatture cartacee, predisposizione della suddivisione per centri di costo.
In sintesi, l’obiettivo del servizio di fleet administration è quello di creare una struttura completamente terziarizzata, cosicché in azienda non ci siano più persone dedicate alla gestione operativa del parco auto; resteranno, invece, di competenza dell’azienda, tutti gli aspetti strategici e decisionali.
Le iniziative di fleet administration finora realizzate concretamente e in maniera compiuta hanno dimostrato anche altri punti di forza. Tra i quali, ad esempio, la capacità del fleet administrator di stringere un rapporto particolarmente positivo con il driver, che si sente più seguito e ascoltato, anche se – verificata la ripetitività di molte domande e il costo di una struttura dedicata – sia le società di fleet management che i clienti tendono oggi a prediligere tool di gestione in grado di dialogare con gli utilizzatori attraverso interfacce internet o via sms. Restano, tuttavia, immutati alcuni vantaggi, quali il miglior controllo dei costi del noleggiatore e la maggior conoscenza del mercato che un fleet administrator è in grado di portare all’interno dell’azienda, i risparmi di una struttura terziarizzata e, soprattutto, la possibilità di poter usufruire di più alternative di approvvigionamento di auto a noleggio (multifornitura) senza aumentare significativamente il costo del processo o peggiorarne l’efficienza.
I costi
Quali sono i costi di questi servizi? Inizialmente definiti sulla base delle “risorse” (ovvero persone) dedicate, ormai si sono affrancati da questa logica arcaica e sono universalmente definibili in un costo a veicolo, normalmente variabile a seconda dei servizi richiesti, ma che per un profilo di gestione come quello sopra descritto può indicativamente variare tra i 10 e 15 €.
Alcuni noleggiatori hanno intuito il potenziale di questi servizi e offrono anche i servizi di fleet administration (che però non sono sempre completi) inclusi nel canone, quindi, in teoria, senza aggravio di costi: inutile dire che queste proposte vanno valutate attentamente e, se alcune sono senz’altro valide, altre lo sono di meno sotto il profilo della qualità o del costo che, magari, viene pagato dal cliente in qualche altra voce del canone.
Benchmarking e consulenza
Da ultimo, una nuova richiesta da parte delle grandi multinazionali anglosassoni sta sollecitando il mercato della fleet administration: il bisogno di avere un benchmarking e una consulenza costante, unitamente al controllo centralizzato delle procedure e delle flotte di tutte le loro sedi europee, sta muovendo alcune importanti aziende a valutare la possibilità di un contratto pan-europeo di fleet administation come modello di gestione della flotta. Se questo schema avrà successo, ciò significherà che le società di fleet management e di fleet administration si affermeranno come interlocutori e partner privilegiati delle aziende nei confronti dei noleggiatori e dei produttori.
