Uno degli elementi non secondari della car policy aziendale è la definizione dei principi interni che regolamentano il pagamento delle contravvenzioni per le infrazioni al codice della strada: per le sue implicazioni legali e per l’importante messaggio di responsabilità connesso, in genere, questa procedura è oggetto di un documento separato, allegato alla car policy.
E’ importante ricordare che la regolamentazione non deve riguardare solo le contravvenzioni sulle autovetture assegnate ai singoli dipendenti – siano di proprietà, in noleggio a lungo termine o in leasing – ma anche quelle relative alle auto in noleggio giornaliero o a breve, alle cosiddette auto “pool” (utilizzate solo per esigenze di servizio, ma non assegnate) o anche all’auto personale del dipendente.
Gli elementi concettuali che dovrebbero guidare la scrittura della policy sulle multe sono due: la responsabilità personale del dipendente per tutte le conseguenze derivanti dal mancato rispetto del Codice della strada (Cds) e la conseguente manleva esercitata nei confronti dell’azienda sulla decisione e gestione dell’eventuale contestazione. E’ importante chiarire bene all’interno dell’azienda che lo scopo principale della policy multe è quello di trovare la strada più veloce e sicura perché l’azienda non sia coinvolta nel pagamento delle sanzioni pecuniarie comminate dalle autorità preposte, ancorché l’azienda risulti proprietaria o noleggiatrice del mezzo in questione; questo concetto va spiegato con chiarezza ai dipendenti, anche al fine di evitare malintesi quali quelli che potrebbero nascere dalla recente sentenza n. 27/2005 della Corte Costituzionale, di cui parlerò più avanti.
Pertanto l’azienda pretenderà dal dipendente il massimo rispetto delle norme del Cds, la messa in pratica di tutti gli accorgimenti necessari a garantire la sicurezza del conducente, dei terzi e dell’autoveicolo; inoltre, il dipendente assegnatario (o che risulta aver avuto in carico l’autovettura al momento dell’infrazione) sarà ritenuto unico responsabile del pagamento della multa, avendo egli facoltà di rivalersi nei confronti di altre persone eventualmente responsabili, nonché dell’eventuale decisione di contestare la multa alle autorità preposte. Il riferimento alle “altre persone eventualmente responsabili” trova senso nella misura in cui la car policy aziendale consente, in linea con la percezione dell’auto aziendale come benefit, la guida anche ad altre persone indicate dall’assegnatario e autorizzate dall’azienda e dal noleggiatore, quali, ad esempio, i parenti conviventi; potrebbe anche trattarsi di un altro dipendente che era alla guida dell’auto in quel momento (solitamente tutti i dipendenti sono autorizzati a guidare le auto della flotta, sia quelle di proprietà che noleggiate).
Il principio della responsabilità personale dell’assegnatario, corretto ed equo, suggerisce, però, delle domande: che relazione sussiste tra le responsabilità dell’assegnatario e quella del conducente effettivo? Come si fa a identificare il conducente effettivo? Quali le implicazioni derivanti dall’entrata in vigore della patente a punti e, in particolare del tanto discusso articolo 126 bis del Cds, in base al quale l’azienda è tenuta a comunicare “i dati identificativi e della patente del conducente dell’autoveicolo”? Infine, chi dovrebbe pagare direttamente le contravvenzioni o fare le eventuali comunicazioni alle autorità, il dipendente o l’azienda?
Come avrò modo di illustrare più avanti, l’azienda non farà altro che applicare il secondo principio della policy, ovvero quello della manleva che farà ricadere sul dipendente il rispetto degli obblighi d’identificazione e di comunicazione.
La procedura di ricevimento e di pagamento delle multe
Le contravvenzioni comminate direttamente al dipendente (per esempio per divieto di sosta o nel caso in cui il conducente sia fermato dalla pattuglia accertante) e che il dipendente stesso intenda pagare senza opporre ricorso dovrebbero essere saldate direttamente, al fine di evitare l’aggravio delle spese di notificazione. Copia della ricevuta di avvenuto pagamento deve essere inviata all’ufficio gestione multe dell’azienda (contabilità o ufficio gestione auto) per eventuali controlli in caso di successiva errata notificazione.
In tutti gli altri casi, l’azienda riceve la contravvenzione come soggetto responsabile del pagamento in quanto proprietario o locatario del veicolo: infatti, quando la società locatrice riceve la multa, la restituisce all’ente emittente, chiedendone la rinotifica al locatario secondo il principio di solidarietà (questa operazione, peraltro, influenza i termini di prescrizione per l’invio della multa al trasgressore, che vengono riconteggiati a partire dalla richiesta della rinotifica).
Una volta ricevuta la contravvenzione, l’azienda dovrà avvisare l’assegnatario per iscritto(anche via mail) dell’arrivo della multa, concedere un ragionevole periodo di tempo (7-10 giorni) perché decida come comportarsi e, infine, inviare la relativa documentazione all’assegnatario, all’ufficio responsabile del pagamento della multa e all’ufficio del personale per la conseguente trattenuta a cedolino, nel caso di silenzio-assenso dell’assegnatario al pagamento.
E’ altamente sconsigliabile spedire la multa al dipendente perché provveda direttamente al pagamento: infatti, se il dipendente non lo fa, l’azienda resta responsabile del mancato pagamento di fronte alle legge, la qual cosa può portare conseguenze non di lieve entità (si pensi, ad esempio, al caso di dimissioni del dipendente in questione).
La contestazione
Nel caso in cui l’assegnatario, entro i termini concessi, esprima la volontà di ricorrere contro la contravvenzione, dovrà farlo a proprie spese, con mezzi propri e sotto la propria responsabilità, manlevando l’azienda tramite la compilazione di una lettera di presa in carico di responsabilità che conterrà, oltre ai propri dati identificativi e agli estremi della contravvenzione in questione, l’assunzione di responsabilità da parte del dipendente, che l’azienda provvederà a comunicare per iscritto all’autorità competente, allegando copia della lettera, nonché a tutti gli uffici coinvolti.
Pertanto il pagamento della contravvenzione verrà sospeso fino alla conclusione dell’iter del ricorso, conclusione che si concretizzerà nell’accettazione del ricorso e nell’archiviazione della multa, oppure nella sua rinotifica con importo maggiorato come da legge.
Val la pena ricordare che il ricorso può essere proposto, con modalità differenti, davanti al prefetto, al giudice di pace o all’autorità giudiziaria: la maggioranza dei ricorsi, tuttavia, vengono inviati al prefetto in ragione della maggiore facilità procedurale, delle spese contenute e dell’assenza di cauzioni.
Gli obblighi informativi a seguito del 126 bis
L’entrata in vigore della patente a punti complica non poco la procedura fin qui descritta, introducendo l’obbligo di informazione sull’identità del conducente. Tuttavia, questo aggravio procedurale potrà essere risolto facilmente avendo chiari i principi guida della policy: responsabilità individuale e manleva dell’azienda.
Pertanto, nel caso di richiesta dei dati identificativi ai sensi dell’art. 126 bis del Cds, l’azienda dovrà informare l’assegnatario che, entro i termini previsti per l’eventuale proponimento del ricorso, dovrà fornire le generalità del conducente per iscritto (quindi le proprie o quelle della persona autorizzata che era alla guida) tramite una dichiarazione firmata dal conducente (meglio utilizzare in questo caso, come per la lettera di manleva, un modulo predisposto dall’ufficio legale dell’azienda).
In caso di mancata comunicazione entro trenta giorni dal ricevimento, l’articolo 126 bis prevede una sanzione pecuniaria – in linea con l’articolo 180, comma 8, del Cds – compresa tra 343,35 e 1376,55 euro (tale eccezione è applicabile solo alle persone giuridiche). Quindi il conducente di auto aziendale può, di fatto, avvalersi della facoltà di non rispondere alla richiesta dell’autorità, pagando la cosiddetta “supermulta” per non rischiare il successivo ritiro della patente: è il comma del 126 bis tanto contestato, che ha originato la recente sentenza di incostituzionalità da parte della suprema corte, cui accennavo prima.
Quindi, l’azienda chiederà al dipendente, in alternativa alla dichiarazione attestante i dati identificativi del conducente, di compilare un’altra lettera con la quale autorizza la società ad addebitargli la supermulta, nonché di ritenerlo responsabile di tutte le conseguenze derivanti dalla sua scelta di non comunicare i dati richiesti.
La sentenza della Corte Costituzionale
La sentenza n. 27/2005 della Corte Costituzionale ha dichiarato illegittimo il 126 bis nella sola parte in cui dispone che, nel caso di mancata identificazione del conducente, «la segnalazione deve essere effettuata a carico del proprietario del veicolo, salvo che lo stesso non comunichi, entro trenta giorni dalla richiesta, all’organo di polizia che procede, i dati personali e della patente del conducente al momento della commessa violazione», anziché «nel caso di mancata identificazione di questi, il proprietario del veicolo, entro trenta giorni dalla richiesta, deve fornire, all’organo di polizia che procede, i dati personali e della patente del conducente al momento della commessa violazione».
Non è questa la sede per approfondire le conseguenze attuali e future del vuoto legislativo che questa sentenza ha causato, confermando l’obbligo dell’informazione, ma rimuovendo le sanzione della decurtazione al proprietario (annullando, quindi, la penalizzazione a svantaggio delle persone fisiche nei confronti delle giuridiche e richiamando al principio della responsabilità personale); anche perché, da tutto ciò che precede, risulterà chiaro a tutti che tale sentenza non intacca minimamente le procedure aziendali di gestione delle multe. Pare davvero fuori luogo, per l’azienda, consigliare o meno il dipendente sull’opportunità di comunicare le proprie generalità, nella speranza di eventuali modifiche legislative che possano toccare anche la “supermulta”, già prevista per le persone giuridiche inadempienti l’obbligo d’informazione.
La seconda raccomandazione suggerisce che l’azienda si riservi il diritto d’interrompere l’iter dei ricorsi proposti dal dipendente in caso di ricevimento di un decreto ingiuntivo precedente l’azione penale o civile a suo carico o in caso di dimissioni del dipendente.
Infine, a proposito di auto “non assegnate”, è facile immaginare il comportamento che l’azienda dovrebbe tenere. In particolare, in caso di auto noleggiata a breve termine, il conducente, identificato dalla società di noleggio, deve provvedere a propria cura e spese senza coinvolgimento dell’azienda; lo stesso succederà se l’auto è di proprietà del dipendente, mentre in caso di utilizzo di auto “pool” varrà la procedura descritta per l’auto assegnata, a patto che l’azienda tenga una tracciatura univoca e non contestabile dell’utilizzo delle vetture.
