Simple meeting, una tipologia di eventi diffusissima, ma ancora poco presidiata. Secondo uno studio di Gbta, Global Business Travel Association, questi incontri di piccole dimensioni e dalle caratteristiche basiche e replicabili rappresentano la metà degli eventi aziendali nel mondo. Una percentuale, questa, che scende al 49% negli Usa e sale al 58% in Europa. Lo studio è stato realizzato dall’associazione americana in collaborazione con Mpi, Meeting Professionals International, e HRS. L’analisi è stata condotta attraverso un sondaggio online somministrato a travel manager e meeting planner di aziende internazionali.
Ma come vengono prenotati i simple meeting?
Sono interessanti, inoltre, le modalità con cui le aziende organizzano questi piccoli eventi. Secondo lo studio di Gbta, Mpi e HRS, infatti, il 70% dei partecipanti al sondaggio riferisce di non seguire una procedura aziendale standard per l’acquisto e la prenotazione di questi incontri. Ben il 52%, infatti, li prenota al di fuori di canali professionali. E ancora, la maggior parte delle aziende preferisce rivolgersi ai canali consumer. Lo afferma sia il 77% delle imprese che non dispongono di soluzioni per i simple meeting, sia il 72% di quelle che hanno questo tipo di soluzioni. A questo proposito, il 52% delle aziende non dispone di una tecnologia di e-RFP per i simple meeting e afferma di non avere piani per adottarla.
“I simple meeting rappresentano una voce di costo significativa all’interno delle aziende” afferma Jessica Collison, Gbta Director of Research. “Questi eventi, però, sono tuttora poco gestiti e scarsamente controllati in tema di spesa, di soddisfazione del partecipante e di duty of care”.
Usare i canali consumer è rischioso
Quando si utilizzano consumer channel o si seguono politiche informali, può essere difficile usufruire di tariffe di gruppo negoziate. E’ anche più problematico fare confronti omogenei, verificare la sicurezza della location e garantire la conformità alle politiche aziendali. L’uso di canali consumer elimina la possibilità di ottenere tariffe più basse e/o servizi accessori. Vantaggi, questi, accessibili invece facendo leva sul volume di prenotazione hotel del business travel.
Maggior presidio per i simple meeting
“I meeting planner prevedono una crescita di settore che si aggirerebbe, nel prossimo anno, intorno al 4%. La dura realtà che questo sondaggio rivela quindi l’urgenza delle aziende nel rafforzare la gestione dei simple meeting”. A parlare è Abbie Michaelson, Vice President of Meetings & Groups di HRS. “Le procedure di acquisto, prenotazione e confronto di location al di fuori dei processi dovrebbero essere campanelli d’allarme in altre aree del corporate procurement. Grazie ai risultati di questa ricerca, i responsabili dei meeting aziendali hanno ora gli strumenti per apportare cambiamenti significativi in questo settore.”
Processi & Misurazioni
Come accennato, solo un intervistato su cinque (22%) ha dichiarato di fare uso di una piattaforma online di Rfp per i simple meeting. Queste piattaforme consentono alle aziende di sollecitare e comparare le offerte per i propri meeting. In più solo il 28% degli intervistati ha dichiarato di servirsi di indicatori di performance per misurare il valore generato dai simple meeting. Questa percentuale tuttavia aumenta in America Latina (38%) rispetto al Nord America (20%) o all’Europa (21%). Negli Stati Uniti, i meeting planner (31%) sono più predisposti a usare indicatori di performance rispetto ai travel buyer (4%).
I partecipanti al sondaggio classificano l’ottenimento della location giusta (73%), la massimizzazione del risparmio (64%) e la conformità alle politiche aziendali (40%) come i fattori di scelta più importanti durante i processi di prenotazione e gestione dei simple meeting.
Gbta ha da poco inaugurato un capitolo in Italia. Leggi la notizia.
