Come realizzare un roadshow in tempi di stop agli eventi live? La risposta arriva dall’agenzia Synapsy che per Tua Assicurazioni ha trasformato l’evento a tappe in un progetto di comunicazione integrata. La sfida raccolta dall’agenzia è stata quella di comunicare con un evento virtuale il contatto empatico dei roadshow aziendali. E rispondere all’obiettivo del cliente. Trasmettere cioè vicinanza ai propri agenti di zona. Il tutto in un evento durante il quale comunicare i piani aziendali e gli strumenti/prodotti di vendita previsti per il 2021.
L’evento diventa un viaggio in Italia
“Qui e ora – Il Roadshow Tour” ha trasformato il ciclo di appuntamenti “sul territorio” in un viaggio lungo la penisola. Ha così raggiunto le principali città in cui l’azienda è attiva. All’inizio del tour, un treno virtuale è partito da Milano e ha raggiunto le città di Trieste, Bologna, Roma, Napoli, ma anche Cagliari e Bari.
Il viaggio si è articolato in 4 tappe Ciascuna ha toccato alcune delle “fermate” in cui il treno di Tua Assicurazioni ha sostato, per raggiungere i dipendenti di ognuna delle 4 macro aree.
Il set mette in piazza i relatori
Per l’occasione, Synapsy ha sviluppato un set avvolgente e immersivo.
I luoghi più rappresentativi delle città sono stati mappati e ricostruiti. Obiettivo? Proiettare i relatori al centro delle principali piazze del tour. E dare ai partecipanti il senso di prossimità che caratterizza il roadshow.
La creatività digital di Synapsy
Il protagonista del set è stata un’installazione artistica interattiva. Ideata per l’occasione da Synapsy e posizionata al centro di ogni piazza.
Si è trattato di grande cubo virtuale, che riproduceva il logo aziendale. Il cubo era composto da parallelepipedi motorizzati con cui i relatori interagivano per mandare in onda le presentazioni e i contributi multimediali.
In questo set interattivo in 3 dimensioni si sono alternati i relatori delle diverse aree, mettendo in campo contributi personalizzati a seconda delle regioni.
Il roadshow diventa un evento corale
«Con questo progetto siamo andati oltre l’evento digitale grazie a una narrazione efficace che ha trasformato il roadshow non più in una serie di appuntamenti aziendali, ma in un unico grande racconto corale», commenta il fondatore di Synapsy Davide Mazzucchelli.
Continua: «Un unico storytelling interattivo, la cui narrazione si è evoluta nel tempo grazie al contributo dei capi area dell’azienda che hanno aderito proattivamente e hanno dato il loro forte contributo per portare le peculiarità di ogni città in cui questo viaggio virtuale si è fermato».
La prima volta digital del meeting annuale di McDonald’s
Un’altra recente produzione che ha visto cimentarsi il team di Synapsy nella conversione al digitale degli eventi è stato l’annuale meeting di McDonald’s.
L’evento riunisce tutti i licenziatari per la presentazione dei piani e delle strategie per l’anno 2021. Il meeting è stato affidato dall’azienda alle agenzie Top Team e Synapsy. La prima ha curato l’organizzazione mentre la seconda l’ideazione creativa dell’incontro. Le due società hanno così allestito un “format diffuso” nella fruizione e nella creazione dei contenuti.
La location per eventi senza limiti di spazio
La giornata si è svolta alternando speech e collegamenti trasmessi in diretta dal Tag di Milano. La location di Talent Garden per l’occasione è stata trasformata in uno studio di registrazione in green screen.
Grazie alla tecnologia Unreal Engine (utilizzata anzhe nei videogiochi, ndr), è stato ideato un ambiente virtuale tecnologico e immersivo che ha trasformato il Tag in una location virtuale senza limiti di spazio. Al suo interno, il relatore poteva muoversi a 360 gradi, scoprendo nuove ambientazioni, con l’evolversi dell’evento. Queste ultime sono state create ad hoc, per esaltare i contenuti e i diversi momenti della giornata.
Tutorial e call center per la dimensione partecipativa
Particolare attenzione è stata dedicata alla partecipazione degli utenti. I partecipanti hanno potuto connettersi direttamente dalla piattaforma di streaming senza l’utilizzo di client o piattaforme esterne.
Per accompagnare e formare i partecipanti a questa nuova dimensione di interattività è stata curata con scrupolo la fase di segreteria e registrazione, mettendo a disposizione degli iscritti tutorial propedeutici all’utilizzo della piattaforma di streaming. Non è mancato anche un call center per seguirli step by step.
Il registration kit per i contenuti
Innovativa e “diffusa” anche la modalità di registrazione dei contenuti. A ogni speaker è stato infatti inviato a casa un registration kit composto da webcam, greescreen e computer presettato per formare e guidare i relatori durante la registrazione dei propri interventi.
Durante le 4 giornate di registrazione i relatori si sono collegati con lo studio di registrazione. Qui il team di registi e formatori ha coordinato lo svolgimento degli speech. Parallelamente da remoto venivano mandati in onda powerpoint, teleprompt e contributi video.
Come si sarebbe dovuto svolgere l’evento in presenza e come ha risposto il cliente alla proposta di trasformarlo in digitale?
Mazzucchelli: «Questo anno, vista la situazione particolare, sin dalla gara di aprile il cliente ha sempre chiesto due proposte: una per un evento live, con pubblico in sala distribuito in 2 giorni di evento, in un resort italiano, e una in digitale, con ospiti a casa e relatori in studio».
Continua: «Abbiamo quindi ideato un format che potesse essere svolto in entrambe le modalità. A settembre 2020, vista la situazione, si è deciso di procedere con evento digitale a cui abbiamo lavorato partendo dal progetto ideato. Forti del rapporto che ci lega da anni, abbiamo lavorato a testa bassa per declinare tutto in versione digitale in tempi record».
