Il settore degli eventi e dei congressi, i suoi trend e le sue criticità legate al contesto politico-economico. Ne parliamo con Raffaella Mascherpa, director Cisalpina Mice, divisione di Cisalpina Tours.
L’attenzione alla sostenibilità è davvero un trend in crescita? C’è da parte dei committenti la richiesta di organizzare eventi che rispondano ai capisaldi della CSR?
«Sì, l’attenzione alla sostenibilità è sicuramente un trend in crescita. Infatti sempre più aziende ne riconoscono l’importanza e cercano di agire in ogni ambito, quindi anche nell’organizzazione degli eventi, secondo questa linea.
La CSR è diventata un tema chiave per le aziende che desiderano dimostrare il loro impegno per la sostenibilità e un impatto sociale positivo.
Gli eventi che rispettano i principi della CSR sono progettati e gestiti in modo da minimizzare l’impatto ambientale, promuovere la diversità e l’inclusione, come supportare le comunità locali e adottare pratiche commerciali etiche.
Vi sono ancora alcune difficoltà date dalle procedure che richiedono tempi e investimenti che necessitano di una pianificazione più a lungo respiro.
Inoltre, non tutti i servizi sono ancora totalmente conformi alla CSR e c’è sicuramente ancora molto da fare all’interno delle aziende committenti, ma anche da parte dei supplier».
Raffaella Mascherpa: insostituibili gli eventi in presenza
Durante la pandemia si è temuto che il virtuale potesse sostituire l’evento in presenza. Non è stato così, ma qual è l’andamento degli eventi ibridi?
«Durante la pandemia, l’adozione di eventi virtuali ha rappresentato la chiave di volta per permettere alle aziende di non annullare del tutto la relazione sia con la popolazione interna sia con i propri clienti», continua Raffaella Mascherpa.
Le agenzie si sono mosse con un’incredibile reattività per rispondere alle necessità del mercato creando comunque una nuova “fase” che è rimasta, in forma diversa, anche dopo la pandemia, dando vita ai cosiddetti eventi ibridi.
La realtà ha dimostrato che non si può sostituire completamente l’esperienza degli eventi in presenza.
Gli eventi virtuali procurano esperienze sensoriali limitate o nulle, vi è mancanza di networking informale, inoltre manca sicuramente un coinvolgimento fisico assolutamente necessario, soprattutto per alcuni settori».
Eventi ibridi: i vantaggi
Prosegue Mascherpa: «Per rispondere a questa sfida gli eventi ibridi combinano elementi virtuali e in presenza, offrendo la possibilità di partecipare sia fisicamente, in un luogo specifico, che virtualmente, tramite piattaforme online.
I vantaggi sono sicuramente quelli di permettere di raggiungere un pubblico più ampio, di un maggior controllo dei costi offrendo allo stesso tempo una soluzione flessibile e adattabile alle esigenze dei partecipanti considerando che gli eventi possono anche essere registrati e fruibili in momenti diversi».
La ripresa del Mice è indiscutibile ma quali sono le 3 principali criticità di questo periodo?
«È innegabile che il post pandemia abbia visto un incremento più che significativo soprattutto degli eventi in presenza e una nuova vita, per esempio, ai viaggi incentive che negli anni precedenti avevano lasciato spazio a eventi a taglio più business.
Il 2022, e ancor di più il 2023, sono stati caratterizzati dall’esigenza e dalla voglia di recuperare “il tempo perduto”».
Tre criticità del Mice nel 2024
Non mancano, però, alcune problematicità come chiarisce Raffaella Mascherpa: «Nei primi mesi di quest’anno la situazione economica e politica internazionale hanno un po’ rallentato il trend spingendo le aziende a confrontarsi con alcune criticità quali:
- L’impatto finanziario. Uno dei principali problemi nell’organizzazione di eventi aziendali è il budget che rischia di essere insufficiente a causa dell’aumento delle tariffe alberghiere e aeree. Perché l’investimento abbia un ritorno si deve trovare il giusto equilibrio tra le aspettative degli ospiti, la qualità dell’evento e il budget disponibile.
- Preoccupazioni sulla sicurezza rispetto ad alcune destinazioni che possono essere a rischio di coinvolgimento nei conflitti recenti. Questo implica una possibilità di scelta sicuramente più ridotta e un concentrarsi del turismo congressuale in aree che rischiano il congestionamento.
- Il terzo punto è un po’ la conseguenza del secondo, ovvero poca disponibilità di strutture e soprattutto di trasporti che devono essere confermati con tempistiche a cui il mercato italiano non è abituato e quindi emerge la necessità di un cambio di comportamento.
Questi sono solo alcuni dei problemi comuni che sia le agenzie che le aziende possono incontrare durante l’organizzazione di eventi aziendali.
È importante pianificare attentamente, comunicare in modo efficace e adottare una gestione oculata per garantire il successo dell’evento e superare le sfide che si presentano via via».
