Connect e Workforce Travel, le nuove soluzioni di HRS per le grandi aziende. Intervista a Luca De Angelis

HRS Connect e Workforce Travel: sono queste le nuove soluzioni che HRS ha sviluppato per le grandi aziende, rispondendo in maniera mirata alle necessità di chi organizza piccoli meeting o gestisce gli spostamenti della forza lavoro su cantieri o siti produttivi. Ne abbiamo parlato con Luca De Angelis, Ceo HRS Workforce & Meeting Solutions.

Perché avete deciso di lanciare HRS Connect?

“Nel biennio 2022–2023, di pari passo con l’aumento dello smart working, le organizzazioni hanno incrementato in maniera significativa il numero delle loro riunioni interne, prenotando a questo scopo sale meeting  fino a 50 persone – spiega Luca De Angelis -. Una tipologia di incontri considerata fondamentale per rafforzare la produttività, soprattutto in caso di riunioni con la forza vendite. Da uno dei nostri studi è emerso che questi “small” meeting, che in HRS abbiamo ribattezzato “Simple”, sono prenotati in 3 casi su 4 non da meeting planner, ma da persone non professioniste. Per le loro esigenze, dunque, abbiamo sviluppato HRS Connect, un tool user friendly che consente a tutti di organizzare un incontro in pochi click”.

“La nostra soluzione è rivolta alle grandi aziende che organizzano un numero elevato di simple meeting. Ci rivolgiamo soprattutto al mondo pharma, al settore dell’automotive e a quello manifatturiero, comparti nei quali la gestione delle spese relative a incontri e riunioni è più complessa di quella delle trasferte”.

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Quali sono le funzionalità di HRS Connect?

“Rispetto alle altre nostre soluzioni, HRS Connect non prende le mosse dalla selezione del fornitore, arrivando poi a un affinamento grazie ai parametri di ricerca. Al contrario, si parte dall’inserimento dei parametri di ricerca per poi individuare il fornitore più adatto, anche attraverso funzionalità innovative quali l’Instant pricing. E con pochi click è possibile aggiungere alla prenotazione della sala altri servizi, quali il food & beverage”.

“Ricorrere all’Instant Pricing è il modo più rapido per organizzare un meeting – prosegue Luca De Angelis – . Ma ci sono anche altre funzionalità: è possibile, ad esempio, organizzare delle Rfp per venire incontro alle esigenze di quelle aziende che, prima di approvare la spesa, vogliono prendere in esame tre preventivi”.

Quali sono i benefici derivanti dall’adozione di questa soluzione?

“Abbiamo stimato che HRS Connect è in grado di ridurre i tempi di prenotazione di un simple meeting, in media, di 86 minuti. In più, il tool snellisce la gestione della fatturazione, che nel settore Mice richiede in media molto più tempo rispetto al business travel perché include numerose voci quali il catering, il noleggio delle attrezzature audio e video ecc.”.

“Inoltre, nel caso di un meeting su due gli organizzatori aggiungono servizi durante lo svolgimento. Abbiamo quindi introdotto una funzionalità che consente di ottenere un’approvazione post evento di tutti i servizi utilizzati. In questo modo c’è maggiore correttezza nella fatturazione. Una trasparenza grazie alla quale tutti gli attori sono allineati e l’esperienza è positiva per tutti, anche per gli albergatori”.

Un ulteriore valore aggiunto è rappresentato dal fatto che HRS supporta i suoi clienti nel recupero dell’IVA.

“Il recupero dell’IVA in ambito alberghiero risulta molto difficile per le aziende. Le organizzazioni, oltretutto, sono impegnate nella sfida di recuperare l’Iva generata dai viaggi d’affari, ma non hanno ancora iniziato ad affrontare questo aspetto in ambito Mice. Eco perché HRS ha messo a punto un servizio che consente, in media, il recupero del 77% di IVA in più rispetto a quanto le aziende recuperano abitualmente”.

Quali benefici offre HRS Connect agli albergatori?

“In primo luogo, il payment è molto rapido. In più, grazie alla modalità dell’Instant Pricing, gli hotel hanno il 29% in più di possibilità di attrarre clienti corporate nella propria struttura”.

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Ci sono anche vantaggi sul fronte della sostenibilità?

“HRS Connect offre alle aziende i benefici derivanti dalla nostra Green Stay Initiative. A brevissimo, tra l’altro, saremo in grado di fornire il calcolo delle emissioni di CO2 relativo non soltanto alle camere, come già avviene attualmente, ma anche agli spazi meeting, al catering, ai servizi aggiuntivi. Dati utilissimi per redigere i bilanci di sostenibilità”.

Veniamo alla vostra nuova soluzione Workforce: a chi si rivolge?

“Per moltissimi anni HRS si è focalizzata sui viaggi individuali. Oggi ci stiamo concentrando anche sui viaggi su progetto, che riguardano la gestione delle persone che si spostano per fare business, ma con logiche completamente diverse dal BT individuale e dal Mice. Si tratta di progettisti, ingegneri, team di tecnici ed external worker che raggiungono cantieri e siti produttivi, spesso situati in zone dove trovare un alloggio è molto più difficile che nelle città”.

“Anche le amenities richieste in aggiunta alla camera sono diverse rispetto alle trasferte classiche. In un long stay sono fondamentali il servizio di lavanderia, o la possibilità di avere in camera uno spazio per cucinare. E anche i nostri interlocutori sono diversi: non si tratta di travel manager, ma di project manager “.

Quali sono i punti di forza di questa soluzione?

“Offriamo un tool grazie al quale i project manager di ogni linea di business possono gestire il proprio progetto e finalizzare le prenotazioni secondo il planning dei vari gruppi di lavoratori impegnati in quel progetto. Oltre a questo, offriamo servizi per la gestione del payment. Ad esempio, è possibile assegnare un budget virtuale per la gestione delle diarie degli  external contractor“.

“Proprio la gestione dei non employee, che non essendo dipendenti non accedono alle normali procedure di expense management, rappresenta uno dei principali vantaggi di Workforce”.

Come è stata accolta la soluzione Workforce dalle aziende?

“Molto bene: le aziende apprezzano il nostro supporto nell’ottimizzazione del planning dei loro progetti. I nostri clienti appartengono prevalentemente al settore Energy, oil e gas. Ma collaboriamo anche con aziende del mondo dei trasporti (compagnie aeree e ferroviarie), che affianchiamo nello spostamento degli equipaggi”.

Con quale modello di pricing proponete sul mercato le vostre nuove soluzioni?

“Abbiamo scelto di proporre un modello SaaS, Software-as-a-Service, molto trasparente e basato sul versamento di fee per l’utilizzo dei tool. Questo viene incontro alle esigenze delle aziende perché offre loro la possibilità di pianificare meglio i budget”.