I software per la gestione delle flotte sono uno dei focus attorno ai quali è girato il webinar organizzato da Avrios, piattaforma digitale fondata a Zurigo nel 2015. Presente in diversi paesi europei, gestisce più di un migliaio di clienti e oltre 110.000 veicoli.
A portare all’attenzione di un nutrito gruppo di fleet manager e addetti ai lavori – tutti collegati in diretta – è il marketing manager Nicolas Christiansen. Titolo del webinar “Come mantenere il controllo della crescita della flotta“. Soprattutto in occasione di fusioni o incorporazioni tra 2 o più aziende.
«L’obiettivo è di centralizzare in un’unica piattaforma tutti i dati relativi all’auto in flotta. Dati utilizzabili dall’intelligenza artificiale a uso e consumo dei fleet manager. E soprattutto a loro vantaggio» esordisce.
Ma perché è importante consolidare la flotta magari in seguito a una crescita aziendale? È importante creare un sistema che sia agile, come spiega. «Innanzitutto è importante ricordare che i processi ottimizzati danno un notevole risparmio di tempo e costi. Da qui ne deriva che la trasparenza e la visione d’insieme consentono di verificare a colpo d’occhio i valori anomali, che creano costi aggiuntivi».
Del resto, il management delle flotte auto è spesso tra le prime 5 (o talvolta anche tra le prime 3) voci di spesa di una azienda. Quindi i software per la loro gestione sono la chiave per armonizzare l’uso e ridurre i costi. Ma per fare questo ci vuole una car policy adeguata, cosa che solo la metà delle imprese ha.
«Dalla nostra esperienza risulta essenziale creare un’unica car policy aziendale, che si possa applicare in tutte le sedi dell’impresa e per tutti i dipendenti. Importante: la standardizzazione per gruppi di conducenti riduce le discussioni e consente di ottimizzare l’uso dei veicoli».
I software per la gestione delle flotte: calcolare il Tco
I software per la gestione delle flotte sono fondamentali anche quando il numero delle auto aumenta. «Per questo occorre avere una visione chiara del numero dei veicoli, delle condizioni generali degli stessi e della situazione contrattuale coi rivenditori. Un fattore di risparmio è anche di chiarire quali libertà di scelta hanno i conducenti delle auto aziendali, visto che allestimenti standardizzati portano a risparmi importanti».
L’ulteriore fase che porta al risparmio tocca il tema dell’approvvigionamento. E tale strategia passa attraverso 3 punti chiave: il primo è l’analisi delle esigenze e, da qui, partire per capire quante e quali vetture servano. Il punto successivo è quello che vede l’inizio delle gare di fornitura e i contatti coi concessionari. Punto 3: la valutazione delle offerte e delle successive negoziazioni.
A tal proposito Avrios raccomanda di considerare la scelta dell’auto in base al Tco (total cost of ownership) e non semplicemente in base al prezzo di acquisto o di noleggio.
[Avrios: scopri la gestione delle flotte durante lo smart working]
Software per la gestione delle flotta, il caso della farmaceutica tedesca
Nicolas Christiansen ha portato poi il caso di un’impresa svizzera nata dalla fusione di due soggetti, per un totale di 750 vetture. «L’ottimizzazione degli acquisti come detto poco fa ha portato a un risparmio di 180.000 euro». Per la gioia dell’amministratore delegato.
Avrios ha poi toccato un altro tema chiave: quello dei premi assicurativi. Ossia un’altra fonte di risparmio, soprattutto utilizzando i giusti software per la gestione delle flotte. «Quando si integrano nuovi veicoli nella flotta esistente, bisogna controllare attentamente le polizze per poi attuare le misure adeguate per ridurre i costi. Questo si può fare in 3 fasi: diminuire l’entità e il numero dei danni, diminuire i costi di riparazione e gestire i casi assicurativi basandosi sui dati della flotta».
Anche in questo caso, una case history porta a capire meglio. Un’azienda cliente di Saarbrücken, attiva nel settore farmaceutico, ha una flotta aziendale di 100 veicoli. Ed è riuscita a ridurre il tasso di sinistrosità dal 110% al 44%. In 2 anni. Come?
«Ha registrato tutti i dati relativi ai veicoli, ai danni e all’assicurazione in un’unica piattaforma per tutte le sedi. Da qui ha rivisto i processi e i regolamenti interni, ad esempio per quanto riguarda i sinistri minori e la selezione delle officine. Terzo: ha effettuato un controllo tecnico delle fatture per mantenere bassi i costi. Quarto? Ha sviluppato una matrice di valori per sensibilizzare gli utenti. Da qui, il quinto punto: la valutazione dei dati sui danni ha portato a misure tecniche».
Come ridurre i costi di gestione: altri consigli
Ma si può risparmiare ancora? Secondo Avrios sì. E non solo evitando spese elevate e superflue, che è una ovvietà. Ma proprio utilizzando i software di gestione delle flotte messi in campo da Avrios.
Primo: riunire i dati rilevanti provenienti da fornitori esterni, locatori, compagnie assicurative e officine. Nonché i dati interni sui tassi di danno, le informazioni sui conducenti e le situazioni contrattuali. I dati vanno poi analizzati per individuare le componenti del Tco.
Secondo: identificare ed eliminare i costi superflui, ad esempio nell’uso delle carte carburante o nella gestione dei chilometri percorsi. E qui intervengono report avanzati per il monitoraggio continuo, che faccia emergere valori anomali, come nei consumi o in altri costi
Anche in questo caso, ecco una case history esemplificatrice. «La protagonista è una utility per i servizi per l’acqua, l’igiene e l’energia, con una flotta di 4.500 auto in 26 paesi». Quindi un soggetto “voluminoso” e importante.
«Il 90% dei veicoli aveva un chilometraggio eccessivo o ridotto. Con le relative conseguenze per le rate del leasing e i pagamenti supplementari. Il software ha fatto un confronto tra i chilometraggi effettivi e quelli concordati. Il risultato? Un milione di euro di risparmio ogni anno».
