Gestire le infrazioni al codice della strada non è un’operazione semplice e presenta numerosi pericoli. L’ideale sarebbe cercare di “scaricarla” a qualcun altro. Per il privato non c’è questa possibilità, ma per i vari attori che partecipano al processo di gestione del noleggio a lungo termine (Nlt) invece sì. A partire dal proprietario del mezzo, ovvero la società di noleggio, che all’atto della consegna del veicolo al locatario o all’utilizzatore si premura di raccogliere un certo numero di firme che hanno come scopo salvaguardare, manlevare e tenere indenne il noleggiatore in relazione a sanzioni e multe, costi e spese a esse connessi, incluse i costi legali; autorizzare la rinotifica del verbale al locatario stesso, con addebito delle relative spese amministrative di gestione; ricordare e far accettare al locatario la propria responsabilità, in solido col proprietario, in relazione al rispetto del Codice della Strada, nonchè le azioni che da essa derivano in caso di opposizione e mancato pagamento. Inoltre la società di noleggio richiede che il locatario si sia fatto preventivamente autorizzare dall’utilizzatore in merito all’utilizzo dei suoi dati personali anche al fine della gestione delle infrazioni al Codice della Strada.
Peccato che queste richieste, legittime nell’ambito del rapporto contrattuale tra Nlt e cliente, abbiano un dubbio valore nei confronti delle Autorità emittenti le multe, dato che il Codice stesso introduce, attraverso l’art. 84, il “principio di solidarietà” in base al quale utilizzatore, locatario e proprietario sono responsabili in solido di fronte all’Amministrazione competente, anche per quanto concerne il pagamento delle multe e l’espletamento degli obblighi previsti, che dal 2003, con l’introduzione della patente a punti, prevedono anche la comunicazione dei dati del conducente con una tempistica più ristretta ovvero entro trenta giorni.
Dal punto di vista pratico, sia i noleggiatori sia i locatari hanno da tempo deciso di terziarizzare questo processo, delegandone costi e rischi alle società di fleet administration, che gestiscono questo servizio amministrativo con modelli e organizzazioni molto differenziate. Con riferimento al mercato italiano, pur riconoscendo l’esistenza e la validità di approcci differenti, non si può non nominare la società Safo Sistemi (Safo Group) che, grazie a una consolidata posizione di leadership del mercato costruita durante molti anni di attività, è riuscita a fare di questa attività il proprio core business, fino al raggiungimento di numeri ragguardevoli: 1.200.000 multe gestite in tre paesi europei (con l’ambizioso progetto di aggiungerne altri otto entro il 2012).
Altri player nel mercato
Va però detto che anche altre società di fleet management e fleet administration sono in grado di prendersi cura di questo processo, in alcuni casi anche molto bene e seguendo logiche opposte a quelle del resto del mercato, al punto che una nota società di fleet management ha optato per l’“insourcing” totale della gestione multe, che era parzialmente terziarizzata. La logica che guida questa scelta è basata sulla volontà di fornire un servizio completo al cliente e un supporto univoco agli utilizzatori, che riconoscono all’unicità del contatto con l’“ufficio gestione auto” un valore preminente.
Insomma, il mercato è caratterizzato da due approcci differenti verso questa attività: quello di chi ha deciso di specializzarsi e farne il proprio business principale e, invece, quello di chi la considera come attività complementare nell’ottica di fornire un pacchetto “full service” alle aziende clienti. Questo secondo approccio permette anche flessibilità di gestione e personalizzazione delle procedure secondo gli standard del cliente, che possono anche portare ad una riduzione di costi di processo; d’altro canto, è indubbio che lavorando su grandi numeri con un’organizzazione specializzata, si possono raggiungere notevoli economie di gestione e grande affidabilità in termini di accuratezza e qualità. Insomma, è possibile scegliere approcci diversi con l’obiettivo di risparmiare tempo e risorse, generare saving di processo e gestire i verbali con oculatezza.
L’affidabilità dei processi di gestione è critica quando si parla di multe, a causa delle implicazioni legali e di privacy, acuite della numerosità della base dei dati da trattare e dall’onerosità dei documenti da archiviare e recuperare in caso di contestazione, documenti la cui rintracciabilità deve essere assolutamente garantita a livello informatico e cartaceo (o nelle memorie di archiviazione ottica). Quindi la società di gestione deve essere in grado di garantire:
– Il completo presidio del processo e delle interfacce con le Autorità Competenti, con il Nlt e con tutte le funzioni aziendali coinvolte;
– un buon livello d’informatizzazione delle procedure, che deve diventare eccellente qualora la massa gestita di multe sia importante;
– l’accessibilità per il cliente, in qualsiasi momento e tramite strumenti adeguati, alle informazioni riguardanti la procedura, il flusso informativo e la singola pratica.
Nel 2003 le nuove regole
Per questi motivi a partire dal 2003, in coincidenza con l’entrata in vigore delle nuove procedure molto più onerose a carico delle aziende e dei noleggiatori, le società di Nlt hanno in pratica abbandonato il sistema del pagamento diretto con riaddebito al locatario, che era estremamente conveniente per il Nlt in termini di costi di processo e possibili conseguenze legali (ma impediva al conducente l’eventuale contestazione della multa), a favore della rinotifica, soluzione obbligata per non essere coinvolti negli obblighi riguardanti la comunicazione dei dati del conducente.
Di conseguenza, in quell’anno, tutti i fleet manager hanno ricevuto dai loro noleggiatori di fiducia una lettera che comunicava che:
– era entrato in vigore l’obbligo di comunicazione dei dati necessari alla decurtazione dei punti;
– in relazione alle procedure in vigore per il pagamento delle infrazioni, il Nlt da quel momento in poi avrebbe seguito il procedimento della rinotifica al locatario, qualora non ancora in uso;
– spettava quindi unicamente al locatario (e al conducente) l’obbligo di comunicazione di cui all’art. 126 bis del C.d.S.
Recentemente, però, alcuni Nlt hanno deciso di tornare a fornire il servizio di gestione multe, spinti dalle pressanti richieste dei clienti globali, che hanno istituito procedure di gestione della flotta comuni a livello europeo e, pertanto, hanno necessità del supporto del Nlt (o della società di fleet administration) per presidiare i processi locali, quali la gestione delle contravvenzioni, diversa da paese a paese. Essi si avvalgono a loro volta della collaborazione di società specializzate: diciassette grandi società di Nlt e rent-a-car hanno scelto l’organizzazione di Safo per supportare i flussi gestionali e informativi di questa delicata attività.
La notifica breve
Accanto ai grandi numeri, necessari per garantire un business profittevole e non solo di pura integrazione in ottica di full service, è necessario investire in tecnologia. Proprio Safo ha realizzato la procedura telematica di trasmissione dei verbali, chiamata “notifica breve”, consistente in uno scambio elettronico e massivo di dati, relativi ai locatari dei veicoli, con gli enti sanzionatori, al fine di eliminare la prima notifica; il tutto grazie ad un accordo con i Nlt (Fise-Aniasa) e 150 Comandi di Polizia Locale. Ad essi viene anche richiesto di autorizzare la società ad emettere, per ogni verbale inviato per via telematica, un attestato di avvenuta trasmissione dei dati che consenta la Nlt di giustificare l’addebito al cliente della fee per la gestione. Inoltre, con un servizio ancora più evoluto via web, le Autorità (ovvero i Comandi autorizzati) possono ottenere direttamente informazioni relative al locatario.
Il processo di dematerializzazione delle multe supporta un approccio “green” grazie al risparmio di carta; inoltre la società di Nlt non ha più l’onere di gestire alcuna pratica, mentre il locatario risparmia i costi della rinotifica. Per i Comandi di Polizia significa ridurre le spese, accelerare l’incasso delle somme, ridurre errori e contestazioni, eliminare l’attività di data-entry, inoltre è completamente gratuito.
Il gestore, invece, si assume la responsabilità della correttezza dei dati inviati e della loro puntualità. A questo punto, vale la pena ricordare che i dati comunicabili direttamente dal fornitore sono quelli del locatario, perchè l’invio di dati del conducente è regolamentato da una serie di autorizzazioni e prevede la facoltà di non rispondere alla richiesta, che comporta come conseguenza il pagamento della cosiddetta supermulta addizionale a norma dell’art. 180, comma 8 del C.d.S.
Entrare nel merito della multa
Per questo motivo, il gestore del processo può entrare nel “merito” della contravvenzione e avviare la contestazione solo nei casi di palese errore di emissione o, se preventivamente concordato con il cliente, quando non è richiesta la comunicazione dei dati del conducente. Questa delicata operazione può venire compiuta solo dopo che l’assegnatario ha provveduto ad autorizzare l’azienda, dichiarando di essere egli stesso il conducente e producendo opposita autorizzazione autografa da parte della persona alla guida al momento della violazione. Che nei casi di auto in uso promiscuo qualora venga consentita la guida da parte di familiari. Qualsiasi sia la soluzione prescelta, è importante che il gestore sia in grado di garantire la sicurezza dei controlli e la totale affidabilità delle procedure, trattandosi di un servizio nel quale precisione e puntualità sono caratteristiche fondamentali. D’altronde, l’istituzione di opportuni punti di cross-check dei processi, al fine d’impedire che l’inevitabile errore umano danneggi il cliente, è il presupposto fondamentale che deve garantire la qualità dei servizi erogati.
