La competizione tra i fornitori di servizi di noleggio a lungo termine è una delle leve che possono essere sfruttare dalle aziende per ottenere servizi migliori a costi inferiori. La strategia di competition attiva è una delle “filosofie” più seguite dagli acquisitori, che stimolano in questo modo la reazione del mercato a una richiesta di proposta economica o a una richiesta di partecipazione a una gara per l’assegnazione della gestione di una porzione più o meno significativa della flotta.
È buona regola di trasparenza rendere noto preventivamente al Nlt il contesto all’interno del quale la sua offerta sarà utilizzata: gara d’appalto, riferimento competitivo per controllare l’attuale fornitore, informazione sull’andamento del mercato. Nel caso di una gara è necessario spiegare preventivamente con quali criteri verrà scelto il fornitore e verrà assegnato l’appalto; nel caso di raccolta di un’offerta “competitiva” dovranno essere spiegate le condizioni (in termini di differenza percentuale di costo, di costi di cambiamento, di apprezzamento della qualità del servizio) slle quali l’azienda richiedente è disposta a utilizzare un altro noleggiatore per i futuri ordini e per quanto tempo.
È necessario ricordare che quando si effettua un unordine a un noleggiatore si resta impegnati per diversi anni. Facciamo un esempio:
1) Data inizio 1° noleggio: 01/12/2008, contratto a 48 mesi, impegno contrattuale complessivo con il fornitore = 48 mesi ( da l 0 1/12 /200 8 al 30/11/2012);
2) Data inizio 2 ° noleggio: 20/12/2008, contratto a 48 mesi, impegno contrattuale complessivo con il fornitore = 48 mesi e 20 giorni (dal 01/12/2008 al 19/12/2012);
3) Data inizio x° noleggio: 01/02/2009, contratto a 48 mesi, impegno contrattuale complessivo con il fornitore = 50 mesi (dal 01/12/2008 al 31/01/2013). E così via.
Nel caso in cui si decida di cambiare noleggiatore, bisognerà tenere conto della contemporanea presenza di auto gestite dal vecchio fornitore, a seconda della data in cui è stato stipulato l’ultimo contratto e degli effetti che l’eventuale esclusione potrà avere sulla qualità del servizio; se, per esempio, l’azienda cliente non ha l’abitudine di indire gare con costanza e continuità, ma solo ogni tre o quattro anni, il noleggiatore escluso può giustamente pensare di aver perso il cliente per parecchio tempo e il noleggiatore vincitore di aver acquisito una posizione dominante sul cliente per alcuni anni.
Quali soluzioni
Ma com’è possibile organizzare una gara complessa, come quella che riguarda i servizi di Nlt, con una periodicità tale da evitare gli effetti descritti, ovvero ogni sei o dodici mesi? Alcune soluzioni sono presenti sul mercato. La prima sono i tool di gestione delle gare e delle aste on line che permettono di effettuare una gara o una reverse auction con la massima rapidità e con la massima efficienza; la seconda soluzione sono i processi di gestione attiva dei noleggiatori, proposti dalle società di fleet management, che si configurano come intermediari tra cliente e Nlt con l’obiettivo di gestire per conto del cliente non solo l’amministrazione della flotta, ma anche la raccolta, la comparazione e la valutazione delle offerte dei noleggiatori. Tra l’altro, l’utilizzo di un fleet administrator in outsourcing garantisce un minor impatto delle disomogeità del servizio tra vecchio e nuovo noleggiatore, che inevitabilemente si manifesta al termine della gara e nella fase successiva di avviamento della gestione operativa.
Queste soluzioni hanno però un costo, che grava sul Total Cost of Ownership (Tco) e, in alcuni casi, può raggiungere un importo superiore ai risparmi che si ottengono dalla gara. In particolare, l’utilizzo di strumenti on line richiede un tempo e un impegno per la predisposizione della piattaforma, che non sono normalmente giustificati e remunerati dal solo utilizzo per le gare sulla flotta, a meno che non sia una flotta di notevoli dimensioni. Il meccanismo di gare e di aste on line è efficiente ed economico se il tool viene utilizzato quotidiamente e non solo per la raccolta di offerte dai Nlt.
Ma è possibile indire gare d’appalto per la flotta auto con sufficiente frequenza, condurle con efficienza e ottenere un risultato di buona qualità se comparato con quello che può derivare dall’utilizzo di piattaforme on line o di outsourcer, dati i costi che queste soluzioni comportano? In altre parole, può l’approccio “offline” (termine utilizzato per differenziare il contesto e gli strumenti tradizionali da quelli “on line”) essere considerato ancora valido oppure dovrebbe essere abbandonato?
Molti pregi, qualche limite
La definizione di alcune regole d’ingaggio e l’utilizzo di semplici strumenti di produttività personale possono costituire una valida proposta alternativa all’outsourcing della gara e alla gara on line, garantendo un buon livello di efficienza, efficacia e, soprattutto, economicità. Il tempo d’implementazione è ragionevolmente inferiore rispetto a quello richiesto da una gara on line, anche se l’approccio offline non garantisce sempre lo stesso grado di dettaglio dell’informazione. Inoltre non può emulare i risultati di una reverse auction(rilanci, visibilità, pressione sui fornitori).
Vediamo un caso pratico che spiega come costruire e utilizzare dei semplici file per la richiesta, la comparazione e l’analisi delle offerte dei Nlt, utilizzando i più comuni software applicativi a fogli elettronici. Questo sistema potrà aiutare il fleet manager che, avendo a disposizione solo le informazioni ricavabili dal contratto dell’attuale noleggiatore e non potendo spendere per procurarsi un tool on line o per incaricare un outsourcer o un consulente, non voglia comunque rinunciare allo sfruttamento della competition come strumento per ottenere risparmi e il miglior livello di servizio, attraverso la ripetizione nel tempo della gara con una frequenza opportuna, per esempio ogni sei mesi.
Dati uniformi
I primi problemi che deve fronteggiare il fleet manager nella comparazione offline e non automatizzata di offerte provenienti da diversi Nlt sono la definizione dei dati rilevanti, la loro tabulazione omogenea e la loro comparazione. Quando si ricevono molte offerte suddivise per modelli e allestimenti, basate su schemi d’offerta e parametri non omogenei diventa molto laborioso tabularle e compararle: allora è necessario predefinire uno schema d’offerta standard, esattamente come si fa per le offerte on line, attraverso il quale filtrare e recepire ciascuna offerta. Lo schema sarà costuito da due sezioni componenti la Rfp (Request for proposal): le condizioni generali di contratto e i modelli scelti come base per la valutazione delle offerte. Le condizioni contrattuali generali possono essere modellate su quelle che si ricavano, senza troppa difficoltà dal contratto di Nlt attualmente in vigore e coprono, come minimo, i seguenti aspetti:
• la validità delle offerte (per esempio sei mesi, se si decide di ripetere il processo di gara ogni semestre, oppure un anno, ma non oltre);
• l’invariabilità delle condizioni economiche e contrattuali durante il periodo di vigenza del contratto e dei singoli contratti di Nlt stipulati per ciascuna vettura noleggiata;
• gli accessori obbligatori previsti dalla car policy;
• i servizi inclusi nel canone di noleggio (finanziamento, amministrazione, manutenzione eccetera);
• condizioni e termini che regolano la fatturazione e il pagamento.
Un esempio di allegato relativamente alle condizioni generali di contratto è illustrato nella figura 1, che rappresenta un modello di base per supportare una prima Rfp; con l’evoluzione dell’esperienza, della capacità di raccolta ed elaborazione dei dati relativi al servizio e dei meccanismi operativi interni all’azienda che presidiano la gestione della flotta, l’allegato di terms & conditions potrà essere arricchito nel tempo con dati relativi al service level e ai relativi indicatori e approfondito introducendo la quotazione a open book.
Ai noleggiatori in gara è richiesto di attenersi scrupolosamente al modello inviato, potendo però gli stessi integrare e arricchire le loro offerte con proposte alternative che, però, non devono sovrapporsi alla Rfp che sarà oggetto di valutazione.
Materiali integrativi possono aiutare il valutatore aziendale a comprendere meglio la struttura del Nlt e i suoi servizi, ma la loro disomogeneità e i contenuti di marketing e advertising li rendono poco adatti a supportare un giudizio razionale: se l’azienda che richiede l’offerta non proponesse il proprio formato standard, si troverebbe a dover fare i conti con una mole notevole di questo materiale, impossibile da tabulare in maniera omogenea, e con offerte magari prive di una traccia di lettura comune in termini di modelli, chilometraggi e servizi.
Una volta determinate le condizioni contrattuali e di servizio è necessario che l’azienda definisca i modelli che devono essere oggetto della Rfp, per non lasciare al Nlt la libertà di proporre i modelli sui quali è avvantaggiato in termini di sconto e di valore residuo, ma che magari non sono quelli che meglio rappresentano la flotta attuale dell’azienda.
Partendo, quindi, dall’analisi del parco attuale, la Rfp deve contenere una congrua lista di modelli/ allestimenti che rappresentino una percentuale significativa di copertura della flotta. Per ciascun modello e allestimento saranno richiesti: il canone di noleggio, i costi dei chilometri eccedenti quelli compresi nel canone (o inferiori ad esso), il costo degli accessori. Nell’esempio riportato (figura 2) viene ipotizzata una durata unica, con due diverse percorrenze chilometriche. Le condizioni contrattuali e la tabella dei modelli, possono a questo punto essere allegate ad una semplice e-mail ed essere inviate contemporaneamente a un numero sufficiente di noleggiatori, incluso l’attuale fornitore, indicando il termine di ri sposta perentorio, sempre via e-mail, in genere limitato a qualche giorno lavorativo se si ha avuto l’accortezza di mettere al corrente preventivamente i noleggiatori del processo in corso e di avvisarli riguardo ai tempi di ricezione della richiesta.
Trascorso il termine di consegna, le offerte ricevute via email e contenenti la stessa tabella nello stesso formato possono essere facilmente tabulate con una serie di semplici “copia e incolla” nel foglio di lavoro elettronico, evidenziando il canone più conveniente modello per modello.
Per valutare l’impatto economico di un possibile cambiamento è necessario stimare il numero di vetture da noleggiare per ciascun modello nei prossimi sei mesi. Questa stima può essere effettuata, per esempio, sostituendo i modelli in scadenza nei prossimi sei mesi con gli stessi o con equivalenti della stessa casa, o con il modello equivalente più simile.
Facili manipolazioni
A questo punto, ci si accorge facilmente di come i numeri possano essere utilizzati, combinati e manipolati per dimostrare l’esistenza o meno di determinate condizioni. Per esempio, se si vuole calcolare il possibile saving, si possono utilizzare la variazione media del canone, la variazione del costo medio riferita al canone e ai chilometri eccedenti, la variazione media pesata con il numero di vetture per ciascun modello attualmente in flotta oppure con il numero di vetture previste in ordine nei prossimi sei mesi. La scelta è tutt’altro che oggettiva e può essere guidata con criteri diversi dal prudente apprezzamento e dalla stima ragionevole, ma questo problema esiste sia nelle gare offline che in quelle on line e non dipende dagli strumenti utilizzati, ma dalla natura intrinseca dei costi oggetto di valutazione.
È sempre possibile, tuttavia, operare con la massima oggettività possibile attraverso la trasparenza e la condivisione, che portano il fleet manager a utilizzare i dati nella maniera più corretta e a leggere i risultati che ne derivano con l’obiettivo di ricavare il massimo valore per l’azienda in termini di costi rapportati al servizio. Da una prudente previsione del numero di vetture per modello, è possibile “pesare” le differenze di canone tra i diversi noleggiatori che partecipano alla Rfp e determinarne l’impatto globale sui costi della flotta, sempre in termini di canone. La tabella che ne risulta serve a dare una prima valutazione dei possibili saving e del loro peso sui costi totali e può portare a conclusioni magari imprevedibili: per esempio, nella situazione in cui un Nlt sia più conveniente su quasi tutti modelli, ma nella quale i pochi modelli dove non è “vincitore” abbiano un peso relativo importante.
Dalla combinazione di canoni, numero di vetture per modello e risparmi sui costi totali possono emergere situazioni da sottoporre ad attenta valutazione perchè il risparmio può magari non essere una sufficiente garanzia per la copertura dei costi interni d’integrazione del nuovo fornitore (fatturazione, procedure operative, gestione dayby- day) e dei costi del cambiamento.
Infine, occorre considerare l’effetto dei costi chilometrici per decidere quale percorrenza media scegliere, nel caso in cui si decida di standardizzare i contratti per durata e percorrenza. Dopo aver ricavato tante tabulazioni quante sono le percorrenze oggetto di quotazione, è abbastanza facile costruire worksheet riepilogativi contenenti, in ogni cella, una formula che rappresenta il costo del canone più il costo del chilometro in eccesso: questo costo verrà moltiplicato per il numero di chilometri contenuti in una cella di input, variando la quale è possibile stimare il costo totale a seguito della variazione del chilometraggio media e comparare le offerte dei differenti noleggiatori su ciascuna percorrenza.
Attraverso l’utilizzo di questi semplici strumenti di simulazione è possibile scegliere il fornitore che meglio soddisfa le esigenze dell’azienda sulla base del canone, del costo chilometrico, delle percorrenze, del saving totale che sarà in grado di generare rispetto al noleggiatore attuale.
