Diplomata in grafica pubblicitaria, Valentina Cecientra nel mondo del lavoro nel settore della sanità, in un laboratorio di analisi, e mai avrebbe immaginato che un giorno si sarebbe occupata di flotte aziendali. Oggi è Fleet Manager di Altran Italia, dove ha iniziato a lavorare nel 2005 come buyer nell’ufficio acquisti.
Fondata nel 1996, Altran Italia offre consulenza avanzata in ingegneria e innovazione e soddisfa le esigenze dei clienti con progetti turnkey. La società occupa oltre 2.100 dipendenti, ha sedi a Genova, Torino, Milano, Trieste, Bologna, Pisa, Firenze, Roma, Napoli, e nel 2012 ha registrato un fatturato di oltre 158 milioni di euro. Altran è presente, attraverso i suoi servizi di consulenza, in differenti settori industriali organizzati in 5 unità, dette “Industries”: Automotive, Infrastructures & Transportation (AIT), Aerospace, Defense & Railway (ASD-R), Energy, Industries & Life Sciences (EILiS), Financial Services (FIS), Telecoms & Media (TEM).
Altran Italia, iscritta al casellario dell’Autorità per la Vigilanza sui Lavori Pubblici, è certificata peri sistemi di gestione della qualità, per la progettazione, sviluppo e produzione di sistemi e servizi in ambito aeronautico, dello spazio e della difesa, per il campo applicativo dei servizi di progettazione di prodotti medicali con utilizzo di tecniche di risk management, e per la gestione ambientale.
Unificazione della flotta
«Nel 2006 ho cominciato a occuparmi della flotta aziendale – racconta Valentina Ceci -, inizialmente in un team. Ogni azienda controllata da Altran aveva una propria flotta, una propria car policy e i suoi fornitori. Da principio il mio compito è stato quello di riunire tutte le informazioni derivanti dai parchi auto di queste controllate. I referenti sono stati abbastanza collaborativi, e oggi abbiamo unificato la gestione di tutta la flotta, composta da circa 200 automobili».
Le auto di Altran sono prevalentemente in uso promiscuo, quindi un benefit per i dipendenti. In particolare, delle 200, 195 sono tradizionali vetture destinate ai dipendenti, mentre cinque sono veicoli allestiti con dotazioni strumentali per rilevazioni ambientali nell’ambito delle energie rinnovabili.
«Fino al 2008 – spiega Valentina Ceci – avevamo una car policy divisa in griglie composte solamente da un budget entro il quale si poteva noleggiare l’auto dei desideri. Ben presto ci siamo accorti della grande difficoltà e dispendio di tempo necessari per assecondare tutte le differenti richieste dei driver. Per questo abbiamo deciso di cambiare politica e di scegliere direttamente delle automobili precise, inserendo in ogni fascia diverse tipologie di vetture che soddisfacessero le esigenze anche dei segmenti più bassi: un modello di berlina, una familiare e una station wagon. Quindi abbiamo tre fasce più una, riservata ai nostri direttori di divisione che hanno la possibilità di ordinare l’auto che preferiscono al posto dei modelli fissi. La fascia più corposa è certamente quella di entrata, con veicoli di fascia media, come Renault Scenic e Alfa Romeo Giulietta. Salendo di fascia abbiamo Volkswagen Passat e veicoli di segmento più alto come Audi A4 e Bmw Serie 3 per i dirigenti. Su qualsiasi auto facciamo inserire sia il navigatore satellitare che il sistema bluetooth di vivavoce, dal momento che la car policy di Altran li considera nell’equipaggiamento di sicurezza standard. E sempre per scelta aziendale, tutte le nostre auto hanno una motorizzazione diesel».
2010: riduzione delle cilindrate
Nel 2010 Altran ha dato il via a un downgrade delle cilindrate, soprattutto nelle fasce più importanti in termini di numero di vetture. «Abbiamo abbassato tutti gli allestimenti – conferma Valentina Ceci – fino a 1600 cc, perché le case costruttrici hanno mantenuto i cavalli diminuendo le cilindrate. E continueremo con questa politica, anche perché ancora non si vedono degli incentivi strutturali per utilizzare modelli ibridi».
La Fleet Manager gestisce ora in totale autonomia la flotta di Altran tramite il portale interno della società, dove vengono censiti tutti i beni aziendali. Si occupa in prima persona di tutto quanto concerne il parco auto, dalla fase di ordine alla vita del veicolo durante il noleggio, dall’aggiornamento del portale al controllo delle fatture per la contabilità. E riporta direttamente al direttore del personale.
«Ogni auto – spiega Ceci – viene registrata con tutti i dati contrattuali e non (riportiamo anche dove sono stoccati gli pneumatici). Per quanto riguarda la riassegnazione delle auto, abbiamo definito in car policy che a un miglioramento della posizione in azienda non corrisponda automaticamente un cambio di vettura. Abbiamo spiegato ai driver che, essendo vincolati dai contratti con le compagnie di noleggio a lungo termine, non intendiamo pagare le penali per i cambi auto. Tramite il portale, dentro al quale registriamo le fatture stesse, teniamo anche sott’occhio il chilometraggio dei veicoli, perché nel sistema introduciamo anche i dati delle carte carburante (Altran ha scelto Shell). Tramite il chilometraggio dichiarato da ogni driver, riusciamo a controllare chi sta sforando in eccesso o in difetto su quanto previsto dal contratto. Questo mi consente di fare uno studio approfondito sullo stato della flotta per ciascuna divisione aziendale. Ogni divisione, infatti, ha un proprio direttore e un certo numero di dipendenti, dislocati in diverse città. Dove possibile, controllo chi eccede i chilometraggi previsti e faccio delle proposte agli assegnatari dei veicoli e al direttore della divisione chiedendo uno scambio temporaneo dei veicoli, magari di 4-6 mesi. Dimostro ai colleghi che un controllo costante e approfondito delle percorrenze ci consente di risparmiare cifre considerevoli. Cerchiamo di essere elastici, e di prendere sempre in considerazione le esigenze dei driver. Il chilometraggio in eccesso, però, risulta sempre più caro di quello in difetto».
Una car policy rigorosa
La car policy di Altran non lascia niente al caso, dedicando attenzione anche ai colori delle auto, opzionabili esclusivamente tra le tonalità sobrie selezionate. «L’assegnatario – spiega la Fleet Manager – paga un benefit stabilito dalle tabelle Aci. Al momento della scelta dell’auto ha la facoltà di richiedere optional aggiuntivi, di cui si assume tutti gli oneri, l’importante è che saldi tutto in un’unica soluzione tramite bonifico bancario entro un mese dall’arrivo della vettura. Non poniamo limiti di spesa, ma richiediamo puntualità, questo sì. Le uniche cose che non possono variare nella scelta dell’auto sono l’allestimento di base e la cilindrata. Inoltre non è possibile ordinare veicoli con cambio automatico a meno che questo non sia necessario per motivi certificati dal dipendente».
Il contratto di noleggio scelto da Altran è passato dai 36 mesi di durata dei primi anni della gestione Ceci agli attuali 48 mesi. Mentre la percorrenza media di ogni veicolo della flotta è di 30mila chilometri annuali. La società si avvale di tre fornitori di noleggio, in particolare quello da cui si serve di più è Ald Automotive. In ogni caso le società di noleggio a lungo termine vengono selezionate dalla holding tramite gara internazionale ogni tre anni.
«Abbiamo scelto di non avvalerci dell’opzione “pneumatici illimitati” – aggiunge la Fleet Manager – in quanto ci siamo accorti che è un servizio troppo oneroso e sconveniente. Quando infatti prendo più pneumatici di quelli necessari poi a fine noleggio non mi vengono rimborsati. Si è sempre in tempo ad aggiungerli durante il periodo di noleggio. A livello di parametri contrattuali abbiamo scelto di optare per una RC di 25 milioni di euro. Avevamo una franchigia kasko che nel 2009 è stata azzerata, ora abbiamo sì un canone più alto ma compensato dal risparmio delle risorse interne. Le franchigie kasko sono un costo sommerso di cui non ci si accorge subito ma che a fine noleggio risulta parecchio oneroso. Anche nella fase di passaggio da un driver a un altro, magari per dimissioni, è terribile andare a verificare quali danni ci sono e quantificarli minuziosamente».
Per il furto, invece, Altran ha deciso di adottare una franchigia pari al 10% del valore della vettura. Le multe vengono notificate direttamente al driver. «Si tratta anche di responsabilizzare gli assegnatari – spiega Valentina Ceci – così come noi ci siamo adoperati per facilitare e rendere il più funzionale possibile la manutenzione delle vetture: abbiamo sottoscritto delle convenzioni nelle tre principali città di riferimento per l’operatività dei nostri driver con delle officine che hanno accettato di prendere in consegna le nostre auto fornendo anche il veicolo sostitutivo. Inoltre teniamo costantemente aggiornati i dipendenti sul calendario di manutenzione, e ricordiamo periodicamente di provvedere al controllo della pressione delle gomme».
Nell’ultima parte della car policy di Altran un’appendice per l’uso sostenibile dell’auto, con consigli per rispettare i termini di manutenzione programmata, raccomandazioni per un impianto elettrico sempre efficiente per la sicurezza, la scelta dei lubrificanti, la sostituzione dell’olio e poi suggerimenti per uno stile di guida rispettoso dell’ambiente. «Nelle ultimissime righe – conclude Ceci – c’è anche un invito ai nostri dipendenti a utilizzare i mezzi pubblici. Ma ammetto che è difficile staccare dal volante un assegnatario di auto aziendale».
