Uno dei principali obiettivi della nostra rivista è da sempre quello di contribuire alla crescita della figura del Fleet Manager in Italia. In particolare, abbiamo dovuto sovente sottolineare come i gestori di flotta siano impegnati in altre attività parallele e come le gestione flotta rientri all’interno di una responsabilità più generale (acquisti, controllo di gestione, amministrazione, personale, servizi generali e via dicendo). In questo numero, invece, presentiamo un Fleet Manager “a tutto tondo”, interamente dedicato alla gestione della flotta e a riporto diretto in staff all’amministratore delegato. Ovviamente c’è una precisa ragione di business per questa scelta: la società in questione, Linea Group Holding, possiede una flotta consistente e complessa, in gran parte composta da mezzi strumentali allo svolgimento delle attività “core” del gruppo.
AL SERVIZIO DEI CITTADINI
Linea Group Holding (LGH) è un gruppo “multi utility” in grado di gestire diversi servizi: elettricità, gas, igiene ambientale (raccolta rifiuti e pulizia urbana), teleriscaldamento e ICT. Occupa il sesto posto per ricavi nella classifica nazionale (dopo A2A, Hera, Iren, Acea e Ascopiave) e il secondo posto per margine Ebitda. Si tratta di un gruppo molto radicato nel territorio, popolato da oltre un milione di abitanti in circa 200 comuni delle province di Brescia, Bergamo, Cremona, Lodi e Pavia; le società territoriali, grazie al consolidamento di gruppo possono contare su sinergie organizzative, economie di scala e di acquisto e incremento della capacità di offerta e d’intervento. E questo vantaggio è particolarmente importante nel settore, caratterizzato da continue fusioni e integrazioni alla ricerca dell’efficienza e della giusta dimensione territoriale.
Il gruppo è impegnato nelle politiche di responsabilità sociale, in particolare possiede un Sistema Integrato di Qualità, Ambiente e Sicurezza i cui valori fondanti sono il miglioramento continuo, l’etica e la conformità alla normativa (sotto monitoraggio costante), e l’uso razionale delle risorse. E il rafforzamento del legame con il territorio: sostenibilità, sicurezza, pari opportunità, valorizzazione dell’indotto, qualità dei servizi offerti ai cittadini. Il Sistema produce un bilancio che rende misurabili i progressi ottenuti tramite indicatori specifici: aumento delle ore di formazione pro capite e degli studenti partecipanti ai programmi di educazione ambientale, diminuzione dell’incidenza degli infortuni, percentuale d’interventi “pronto gas” effettuati entro 60 minuti, e così via.
UNA FLOTTA CHE VALE PER TRE
La flotta veicoli di LGH è composta da oltre mille mezzi, che possono essere ricondotti a tre categorie con problematiche gestionali molto differenti e, in alcuni casi, veramente complesse: 482 veicoli speciali per l’igiene ambientale, 461 veicoli tecnici per l’assistenza all’erogazione dei vari servizi (in gran parte veicoli commerciali leggeri) e infine 129 autovetture, di cui circa 70 in noleggio a lungo termine (mentre le altre sono di proprietà). L’assetto attuale della flotta è frutto di un profondo programma di ristrutturazione, cominciato nel 2009, che ha portato all’eliminazione dei mezzi ridondanti e alla revisione dei processi di richiesta, acquisto e gestione dei veicoli.
Mentre le varie società territoriali e di servizio mantengono la titolarità del budget dei mezzi, è il Fleet Manager Michele Antolini che ha la responsabilità dell’intera gestione tecnica dei veicoli, comprese le decisioni sulla modalità d’acquisizione più conveniente, definendo i parametri dei contratti di leasing, le durate ovvero i piani di ammortamento. Tra le modalità introdotte dal Fleet Manager in LGH possiamo evidenziare l’acquisizione in leasing dei mezzi tecnici, mentre per le autovetture di staff e assegnate si è passati a privilegiare il noleggio a lungo termine rispetto all’acquisto. L’acquisizione dei mezzi viene effettuata dal team degli acquisti, il cui responsabile Michele Rabizzi ha il fondamentale compito di tradurre le specifiche tecniche e funzionali in acquisizioni tempestive e convenienti per LGH, scegliendo i fornitori secondo procedure stringenti previste per la Pubblica Amministrazione.
IL TEAM FLOTTE
Michele Antolini é alla guida di un team professionale di gestione flotte, che supervisiona la manutenzione quotidiana dei mezzi, fondamentale in questo settore per garantire la sicurezza dei veicoli, dei conducenti e dei cittadini. Si tratta, infatti, di veicoli a volte ingombranti e che effettuano operazioni che richiedono un costante controllo delle condizioni di sicurezza. Perciò cinque coordinatori d’area rappresentano gli alter ego di Antolini nelle aree di Rovato, Cremona, Crema, Lodi e Pavia, programmando e controllando quotidianamente operazioni pianificate e impreviste realizzate attraverso un mix di risorse interne (meccanici delle officine interne) e in outsourcing (officine esterne). Anche la fleet administration è interna: le polizze assicurative, la gestione della flotta di autoveicoli a noleggio e la parte amministrativa riguardante l’utilizzo di Sap.
In totale il team è composto da 19 persone: una sorta di piccola azienda di fleet management a riporto diretto dell’a.d. e che remunera i propri servizi tramite veri e propri contratti intercompanycon le varie società territoriali e di gestione. Un team che Antolini guida grazie alla sua esperienza nel settore e al rigore che gli deriva dalla sua laurea in ingegneria e dall’esperienza militare.
ESPERIENZA E RIGORE
«L’esperienza militare mi è stata molto utile in un settore dove il rispetto delle regole, delle procedure e dell’organizzazione è fondamentale – esordisce Antolini -. Ho frequentato l’Accademia Militare, mi sono laureato in ingegneria elettronica e mi sono subito specializzato con un master nelle telecomunicazioni a Chiavari. Michele Antolini, infatti, è un ligure trapiantato nel bresciano.
Ancora cinque anni nell’Esercito Italiano, come responsabile della rete infrastrutturale di telecomunicazioni della regione nord ovest, poi l’entrata nel settore delle utility (e il trasferimento ad Adro, provincia di Brescia) come direttore acquisti e flotta di Ghezzi Holding, società di produzione e fornitura di gas, acqua, teleriscaldamento ed energia. Infine nel 2009 passa in LGH con il mandato di costituire e migliorare costantemente la gestione flotta “di gruppo”, accentrando alcune funzioni che fino ad allora erano detenute dalle singole società, e l’obiettivo di cogliere, in questo modo, tutte le possibili sinergie gestionali e procedurali.
UN PERCORSO LUNGO CINQUE ANNI
«Quando arrivai in LGH trovai una flotta di oltre mille mezzi affidata alle cure di cinque officine interne per la manutenzione, con differenti logiche di in/outsourcing fra le aree territoriali e l’assenza di modelli basati su T.C.O. e ciclo di vita. Inoltre non c’era una policy, mancava un software di gestione e non esistevano obiettivi di eco sostenibilità. Il “progetto flotte”, realizzato con successo, aveva come obiettivi la razionalizzazione della flotta per ottenere più efficienza (corretto dimensionamento, sistema di controllo costi, produttività) e maggior efficacia (livello di servizio, sourcing strategico), l’introduzione massiccia della tecnologia informatica (un software di gestione completo chiamato Integra) e GPS, con l’installazione a bordo dei mezzi di apparati telematici, nonché la crescita delle competenze del team, attraverso una formazione mirata per gestire la flotta in maniera professionale ed economica»: così il Fleet Manager ripercorre in breve la sua esperienza in LGH.
Impiegherebbe molto tempo e molto spazio entrare nei dettagli di tutti i progetti e di tutte le soluzioni attuate in LGH: per questo chiediamo ad Antolini di scegliere tre progetti recenti a suo avviso rappresentativi dei progressi compiuti. «Ritengo molto importante aver introdotto il sistema di Fuel Data Pass sulle pompe di carburante interne presso le nostre sedi. Si tratta di un’applicazione web-based per la gestione e l’autorizzazione centralizzata ai rifornimenti, in grado inoltre di generare rapporti centralizzati, incluse le prestazioni d’efficienza. I miei referenti d’area accedono al modello di autorizzazione tramite interfaccia web, con la possibilità di utilizzare regole e restrizioni relative ad ogni unità» ci spiega Antolini.
GREEN PUBLIC PROCUREMENT
«Un altro progetto che ritengo cruciale è l’adozione del piano d’azione PAN-GPP per tutta la filiera di manutenzione e, più in generale, per quanto riguarda il procurement della flotta, in collaborazione con il responsabile acquisti, Michele Rabizzi». Si tratta di rendere operative le prescrizioni in merito al Green Public Procurement (GPP), previste nel 2013 dal Ministero dell’Ambiente su raccomandazione della Commissione Europea. «Come terzo progetto scelgo un’altra iniziativa realizzata in collaborazione con gli acquisti: l’ottimizzazione dei contratti-quadro per la manutenzione dei mezzi, con significativi risparmi e miglioramenti nei processi manutentivi» conclude Antolini. Che però ci tiene ad evidenziare un’altra importante modifica apportata alla car policy delle vetture assegnate e pool. «A partire dalla fine dell’anno scorso, per tutti e tre i livelli di assegnazione sono previsti modelli ibridi e a metano: per due di questi livelli i modelli ecologici sono assolutamente obbligatori». Quindi tutte le auto di servizio e quelle previste per i due livelli più bassi della car list devono essere a metano o ibride. Una scelta “forte” che darà un sostanziale contributo alla riduzione delle emissioni.
Ci sarebbero tanti altri progetti di cui parlare con Michele Antolini, dal car sharing (praticato soprattutto nei quotidiani trasferimenti tra sedi) alla possibilità di ricavare il metano direttamente dalle biomasse, che vengono prodotte da LGH all’interno del servizio di trattamento rifiuti. Magari torneremo a parlare di queste best practice in un prossimo numero.
