Gare o partnership? “Strizzare” i fornitori mettendoli in competizione fra loro o valorizzare il monofornitore, nel nostro caso il noleggiatore a lungo temine (Nlt)? Meglio più fornitori di servizi efficienti ed economici o un solo consulente e partner di mobilità aziendale? Questo è l’eterno dilemma, che accompagna la storia della disciplina del “procurement” fin dalla sua nascita. La domanda ha trovato risposte molto varie e articolate nei differenti contesti aziendali e territoriali, in epoche diverse. Per quanto concerne l’attuale momento congiunturale del mercato dell’auto aziendale e del Nlt in particolare, una maggior competizione tra fornitori sembra rappresentare un’efficace soluzione per risparmiare e mantenere un buon livello di servizio. Di conseguenza, le aziende dovrebbero inglobare nelle loro strategie di approvvigionamento della flotta uno schema di gare e di confronti tra noleggiatori, ripetuti in maniera ricorrente. Vediamo le motivazioni che dovrebbero condurre i fleet manager a una riflessione di questo tipo e i vantaggi di questa tattica d’acquisto.
La competizione: perché è utile in questo momento
Nell’ultimo anno, a fronte di una crisi economica profonda con notevole perdita di posti di lavoro e necessità di risparmiare, le aziende hanno talvolta faticato a ottenere dal monofornitore delle risposte coerenti con i loro obiettivi. I Nlt si sono poco differenziati gli uni dagli altri, proponendo principalmente come soluzione di risparmio immediato l’allungamento delle scadenze: un’iniziativa senz’altro positiva, anche se ideata a protezione dei valori residui e del prezzo dei veicoli usati. I Nlt, dal canto loro, si lamentano di un 2009 che ha portato una profonda crisi nel settore dell’auto aziendale e i dati macroeconomici lo dimostrerebbero:
crollo delle immatricolazioni di veicoli a Nlt (–27,1% secondo l’Aniasa, l’associazione dell’autonoleggio di Confindustria), accompagnato dalle consuete e ovvie lamentele sulla mancanza d’incentivi per l’auto aziendale da parte del governo. Per completare il quadro, però, bisognerebbe osservare che a fronte di un obiettivo crollo dell’immatricolato, il fatturato globale del settore è rimasto abbastanza stabile, registrando la cifra di circa 4,85 miliardi di euro in modesto calo dello 0,6% rispetto al 2008, sempre secondo i dati Aniasa. S’immatricolano meno auto, ma si fattura più o meno la stessa cifra: significa che l’allungamento delle scadenze ha stabilizzato il fatturato e che i “rebate” accordati alle aziende a seguito dell’estensione dei contratti e i mancati introiti dovuti al calo delle immatricolazioni sono stati più che compensati da altre fonti di fatturato, come le nuove immatricolazioni. In effetti i canoni hanno registrato un generalizzato e sensibile aumento. Per il fleet manager questa è una situazione di rischio potenziale in un mercato dove la differenziazione tra fornitori in termini di strategie commerciali e gestionali non sembra particolarmente accentuata. A ciò vanno aggiunte alcune spinte endogene che continuano a contraddistinguere moltissimi contesti aziendali, nei quali non si è disposti a rinunciare alle auto di lusso, ma richiede alla gestione della flotta di ottenere consistenti risparmi immediati. Pertanto si è più predisposti a sperimentare nuovi partner di noleggio e, soprattutto, a sostenere la validità della gara “in sé e per sé” come classica azione di stimolo del mercato in ottica di risparmio.
Da ultimo, vale la pena considerare che le aziende più solide hanno acquisito più potere nei confronti di un’economia in crisi e che le società di Nlt, quasi tutte appartenenti a gruppi finanziari, sono estremamente sensibili all’affidabilità finanziaria del cliente. Una ragione in più, per queste aziende, per “mettere sul mercato” l’approvvigionamento e la gestione della propria flotta e stare a vedere cosa succede.
Tattica e strategia: gli strumenti per stimolare il mercato
Quando ci si riferisce a un contesto di gara tra fornitori, è più corretto parlare di tattica d’acquisto che di strategia. Infatti, una strategia d’acquisto che preveda la competizione come essenza della propria natura sarebbe adatta a un contesto nel quale l’unico elemento di scelta è il prezzo, una volta definite le caratteristiche del prodotto o del servizio da acquistare. Sappiamo che nel Nlt non è così, che il servizio è complesso e fa la differenza e che, al di là dell’aspetto economico, occorre valutare la capacità di gestione di uno strumento di lavoro e di un benefit tanto importante, quale è l’auto aziendale. Però la qualità del servizio dell’attuale fornitore, quando risponde alle attese del cliente, non deve essere un alibi per non avviare continui confronti e verifiche con il mercato. Non deve fornire all’attuale partner monofornitore l’opportunità di annidarsi nell’organizzazione del cliente senza essere continuamente stimolato a fornire le migliori soluzioni del mercato a un rapporto qualità-prezzo conveniente: accordi con i costruttori, programmi di riduzione delle emissioni, revisioni contrattuali e tutto il corollario di strumenti e iniziative a supporto del fleet manager.
Proprio per scovare il fornitore “annidato”, che vive di rendita e di buone relazioni, vengono in aiuto del fleet manager alcuni strumenti di procurement particolarmente adatti a stimolare un contesto di mercato non particolarmente competitivo e a trasmettere il messaggio che il cliente “sta facendo sul serio” e chiede risposte chiare e precise. Le gare e le aste on line sono molto efficaci per convincere il fornitore a sacrificare parte del proprio margine: non sempre amate dai Nlt, per la loro velocità e sinteticità che impediscono di discutere e relazionarsi con l’interlocutore, hanno il dono dell’efficienza in termini di tempo necessario per l’ottenimento delle offerte finali, compensato, però, dal tempo richiesto per la loro preparazione. È utile osservare alcune cautele: standardizzare tutto ciò che è effettivamente riducibile e assimilabile a “commodity”, ma non tentare di farlo con i servizi troppo complessi o particolari; comunicare ai partecipanti che al vincitore della gara (che sarà una “reverse auction”) non sarà automaticamente assegnata la fornitura, ma dovranno essere effettuate delle verifiche ex post sui servizi più complessi, prima di decidere definitivamente.
La competizione “attiva” consiste nel mettere in gara dinamicamente giorno per giorno ogni singola auto da acquisire, generando una minigara per ciascun veicolo o per piccoli lotti: è uno strumento potentissimo per generare “saving” a breve termine. I potenziali rischi connessi con l’eventuale peggioramento del servizio, a causa dell’inserimento di fornitori non all’altezza, possono essere aggirati invitando solo un “panel” di noleggiatori pre-qualificati, sulla base di specifici elementi di scelta. La competizione attiva rappresenta l’esaltazione dello stimolo competitivo tra fornitore e cliente e “mette in soffitta” le vecchie gare tradizionali, pluriennali e statiche, che venivano fatte raramente (solitamente all’insorgere di problemi con il fornitore) anche a causa della mancanza di un’adeguata infrastruttura tecnologica che permettesse di maneggiare i dati e le informazioni necessarie in maniera dinamica e continua. Ciò non significa però che non si può fare un’ottima gara anche attraverso l’utilizzo di strumenti di “office automation”, cioè fogli elettronici e semplici database. La gara offline (per differenziarla da quelle online) è però meno strutturata, meno sistematizzata, anche se indubbiamente di più veloce preparazione rispetto a un’asta online, per esempio: è un compromesso tra le vecchie gare pluriennali e la competizione quotidiana e mantiene una certa efficacia se è indetta almeno ogni sei mesi.
Scegliere i frutti migliori
Una tecnica per aumentare l’efficacia dello strumento competitivo è quella di non scegliere solo un noleggiatore, ma più noleggiatori in funzione dei diversi modelli di auto quotati. La tabella (scaricabile in basso in formato pdf) illustra come funziona il meccanismo: andando a selezionare le offerte più convenienti per modello, l’azienda cliente sceglie di assegnare gli ordini dei modelli 1 e 3 al noleggiatore A, mentre gli ordini del modello 2 saranno inviati al noleggiatore B, per tutto il periodo di validità della gara, che può arrivare anche a sei mesi. Il noleggiatore C, invece, per tutto il periodo in questione sarà escluso. Scegliere i frutti migliori da ciascuna pianta con questo meccanismo chiamato “cherry picking” è senz’altro il sistema migliore per stimolare i noleggiatori a essere competitivi su ciascun modello e in un arco di tempo abbastanza significativo. Magari mettendo in campo le loro relazioni con i costruttori per aumentare gli sconti e fornire un servizio di miglior livello rispetto ai concorrenti.
Salvaguardare la qualità del servizio quando si crea un sistema fortemente competitivo tra i fornitori è una sfida fondamentale, per evitare che il risparmio conseguito sia vanificato. Anche in questo caso, una costante attenzione del cliente nel verificare e misurare i parametri di servizio, fornendo adeguati feedback al fornitore, aiuta il noleggiatore a prestare un servizio migliore.
Il meccanismo competitivo in sé, tuttavia, già contiene alcune caratteristiche che consentono al cliente di controllare efficacemente la qualità del servizio, quali per esempio: il ciclo di ripetizione delle gare o minigare, che se effettuate con frequenza non superiore a sei mesi, permettono di “punire” tempestivamente il fornitore non in linea con le aspettative, escludendolo dalle gare future (tale arma viene potenziata qualora il cliente decida di ricorrere al meccanismo della competizione modello per modello); la predisposizione di un contratto che preveda chiaramente meccanismi di penale in caso di mancato rispetto di una o più condizioni; infine, un capitolato di gara estremamente dettagliato che non lasci spazio a interpretazioni e discussioni successive (quest’ultimo tipico nel caso di gare e aste online, nelle quali lo strumento stesso che viene impiegato non deve permettere dubbi o interpretazioni). L’applicazione costante di questi strumenti e dei loro meccanismi per stimolare la competizione può essere molto facilitata dall’ingaggio di un partner di consulenza o di fleet administration: proprio le società di questo tipo hanno inventato il sistema delle minigare auto per auto, anche come risposta all’iniziale diffidenza dei Nlt verso le gare online. Un partner specializzato può aiutare moltissimo l’azienda cliente in quanto possiede i tool e gli strumenti specifici per gestire la competizione tra Nlt in maniera continuativa, efficace e misurabile, conosce molto bene il mercato e i suoi attori ed è in grado di effettuare l’analisi dei vari componenti del canone di noleggio: lo sconto sul veicolo, il costo del denaro, la manutenzione e la gestione del veicolo e il valore residuo.
Testo di Mauro Serena, MissionFleet n. 2, marzo-aprile 2010
