C’era una volta la carta carburanti. Timbri, spazi da compilare, dati da riportare, giri di fatture e di burocrazia. Il tutto, da moltiplicare “n” volte per quanti erano i veicoli in uso presso l’azienda. Con l’avvento dei sistemi di pagamento elettronico dei rifornimenti, tutto questo si è semplificato notevolmente. E oggi le fuel card sono diventate uno strumento accessorio indispensabile per tutti coloro che utilizzano l’auto per gli spostamenti di lavoro. In questo servizio MissionFleet intende proporre ai lettori uno speciale che riassume tutti i vantaggi dell’utilizzo delle fuel card, come funzionano e quali sono le più diffuse sul mercato.
I vantaggi delle fuel card
Chi utilizza i sistemi di pagamento elettronici quando effettua il rifornimento di carburante e gli acquisti di tutti i servizi erogati dai distributori, ha almeno dieci buone ragioni per farlo:
1) evita l’utilizzo di denaro contante; 2) riduce i rischi di rapina per i driver; 3) ottiene una dilazione del pagamento; 4) si garantisce condizioni economiche privilegiate non solo da un unico gestore, ma da una rete di punti vendita estesa sul territorio nazionale, se non addirittura in tutta Europa; 5) semplifica gli adempimenti amministrativi; 6) effettua un monitoraggio puntuale sulle spese di rifornimento; 7) controlla le eventuali anomalie di funzionamento dei veicoli (per esempio registrando un consumo anomalo); 8) può programmare e preventivare manutenzioni e scadenze; 9) pagare il reale valore di acquisto senza spese aggiuntive; 10) usufruire di servizi assistenziali specializzati e personalizzati.
Come si può notare, i vantaggi sono molteplici, e hanno un impatto su tutto il ciclo della mobilità aziendale e su tutti i reparti dell’impresa: dal fleet administrator all’ufficio acquisti, dalle risorse umane al fleet manager, dai driver ai contabili, dai controller agli uffici di statistica.
Solitamente, l’adozione di una fuel card viene fatta soprattutto per semplificare la burocrazia e per ottenere uno sconto maggiore sui rifornimenti: invece i vantaggi, come illustrato sono anche molti altri.
Come funzionano
La fuel card è in pratica una carta di credito con la quale il possessore autorizzato può prelevare carburante (e altri servizi erogati dai distributori), fornendo un codice utilizzatore che identifica l’azienda titolare della carta, un codice segreto personale, il chilometraggio complessivo del veicolo al momento del rifornimento e firmando lo scontrino relativo all’operazione, esattamente come avviene per le carte di credito.
Le fuel card hanno validità fiscale perché espressamente previsto da una risoluzione ministeriale (4 luglio 1996) e da un’apposita circolare del ministero delle Finanze (n. 205/E del 12 agosto 1998). Il gestore della stazione in cui è stato effettuato il rifornimento tramite fuel card fattura l’importo erogato alla propria compagnia petrolifera, la quale provvede a fatturare all’azienda, oppure al noleggiatore, che a sua volta rifattura al cliente finale. Ovviamente la fatturazione al cliente finale è unica e riassuntiva di tutti i consumi di carburante effettuati nel periodo da tutti i mezzi aziendali. Questo consente dunque una semplificazione amministrativa notevole.
La società petrolifera fornisce anche la reportistica, inviata con periodicità prestabilita, che riassume i rifornimenti eseguiti nel periodo, il relativo importo e anche una quantità di dati tratti dagli scontrini di rifornimento. In questo modo l’azienda può vedere quanti rifornimenti ha effettuato ogni singolo veicolo, quanti chilometri ha percorso, quale è stato il consumo medio.
Le fuel card sono un sistema di pagamento elettronico molto sicuro, in particolare quelle (oramai sono molto diffuse) dotate di microchip, che non sono clonabili. Tutte le compagnie petrolifere che emettono fuel card mettono a disposizione dei clienti un numero verde per bloccare l’utilizzo delle card smarrite o sottratte.
Gli aspetti amministrativi
La parola d’ordine è “semplificazione”. L’utilizzo delle fuel card consente una gestione contabile molto più agevole. Viene inviata un’unica fattura per ogni singolo periodo che comprende tutti i rifornimenti di tutti i mezzi compresi nel parco aziendale. È possibile, in opzione, ricevere una fattura suddivisa per comparti aziendali, per sedi, o per reparti, per rendere più agevole l’attribuzione ai vari centri di costo. La struttura di questo tipo di fatture consente di evidenziare i costi relativi a ciascun automezzo nel dettaglio. La semplificazione amministrativa prevede anche un risparmio di stampa e di archiviazione: non occorre più, per esempio, tenere archiviate le schede carburanti di ogni singolo utente. Il che è un significativo risparmio di spazio perché, giova ricordarlo, le carte carburanti devono essere conservate per un periodo di 10 anni.
I servizi di reportistica
In un periodo in cui le aziende sono concentrate al massimo sul contenimento dei costi, potere controllare puntualmente i consumi è fondamentale. A richiesta, i fornitori di fuel card rilasciano report sui consumi puntuali di ogni singolo mezzo, sui consumi medi di ogni driver, statistiche su sugli scostamenti eccetera. L’analisi dei dati ha un impatto significativo e importantissimo anche sugli aspetti del rispetto ambientale: il monitoraggio dei consumi e l’applicazione di criteri di correzione sugli stili di guida dei driver volti alla riduzione degli sprechi di carburante serve a ridurre le emissioni di CO2 (la produzione di anidride carbonica è strettamente correlata all’utilizzo dell’acceleratore, e quindi ai consumi). L’osservazione della statistica relativa ai consumi permette di monitorare lo stato di salute dei motori, e quindi di accelerare o diminuire la frequenza della manutenzione, per mantenere la meccanica sempre in ordine (e quindi ottimizzando le emissioni).
Consumi ed emissioni
Funzione fondamentale delle fuel card è il controllo dei consumi del parco auto e, di conseguenza, la possibilità di verificare puntualmente il livello di emissioni delle vetture e dei veicoli commerciali che compongono la flotta. Poiché ogni rifornimento riporta i litri erogati e il chilometraggio al quale è stato effettuato il pieno, è molto semplice realizzare una reportistica che verifica la media dei consumi di ciascun driver. La stretta correlazione che esiste tra consumi ed emissioni di CO2 permetterebbe anche un’azione di controllo sull’inquinamento emesso da ciascun veicolo. Si potrebbe così verificare il livello di emissioni effettivo del parco aziendale.
I fornitori di fuel card
Tutti le principali compagnie petrolifere offrono il servizio di fuel card alle aziende, o direttamente, oppure attraverso le società di noleggio a lungo termine. Nelle tabelle che pubblichiamo in questo servizio (scaricabili sotto in formato Pdf), abbiamo messo a confronto le specifiche offerte delle otto primarie compagnie e i servizi accessori alle fuel card.
Testo di Marco Di Pietro, MissionFleet n. 2, marzo-aprile 2009
