E’ stato il cavallo di battaglia più importante a sostegno della crescita del noleggio a lungo termine (Nlt) quale forma di acquisizione vantaggiosa della flotta aziendale, e continua ad esserlo: il passaggio al NLT consente di esternalizzare l’acquisto dell’asset (il veicolo), la gestione (amministrativa e tecnica) e il re-marketing (vendita veicolo usato al termine noleggio), a fronte di un costo mensile certo, prevedibile e costante per l’intera durata contrattuale (il canone di noleggio, appunto).
Era ed è certamente un reale plus del Nlt, ma c’è un altro elemento in questo racconto, sovente omesso. Il canone del noleggio non equivale al costo totale del veicolo: ci sono infatti alcune voci di costo addizionali che insorgono durante le fasi del ciclo di vita del contratto di Nlt. E non stiamo in questo caso considerando una logica di Tco (Total Cost of Ownership) con l’intento di catturare anche i costi di processo interni e di attività a supporto dell’erogazione del servizio di Nlt. Al contrario, l’accento è posto sul costo totale esplicito di un veicolo, come somma delle fatture ricevute dal noleggiatore, che risulta essere diverso dalla somma dei canoni mensili di noleggio.
E’ tutto sommato naturale che si verifichi questo fenomeno, dato che una parte significativa del canone è riferita alla componente immateriale (coperture assicurative e pacchetto servizi), mentre il puro canone finanziario (ammortamento del veicolo e oneri finanziari), la parte certa e prevedibile, incide per il 30% circa sul canone totale.
Dove si generano i costi non previsti.
Quali sono le principali componenti che producono costi addizionali rispetto al canone mensile? Al netto della spesa carburante, esclusa in questa sede per ovvie ragioni di contingenza, ci sono sei cause principali: vettura in pre-assegnazione, coperture assicurative (franchigie e possibilità di revisione del canone), danni di fine noleggio, costo/rimborso chilometrico per chilometri percorsi in eccesso/difetto rispetto alla percorrenza contrattuale, chiusura anticipata del contratto e infine l’eventuale ricalcolo contrattuale. Vi sono poi due ulteriori fattori da menzionare per completezza, ma che hanno applicazione estremamente ridotta: addebito di costo extra di pneumatici a causa di consumi irregolari e/o eccessivi e addebito di costi di manutenzione a seguito di guasti imputabili ad imperizia del driver.
Ci sono almeno due attività importanti che possono essere esperite al fine di intraprendere una corretta attività di monitoraggio e controllo di questo gruppo di extra costi. In fase di acquisizione e di scelta del fornitore, al momento di valutare gli aspetti economici, è opportuno richiedere una esplicitazione dettagliata di questi costi ed effettuare una valutazione comparativa tra i diversi fornitori includendo anche questi costi: si raccomanda di effettuare una simulazione con un foglio di calcolo su alcuni veicoli rappresentativi in flotta. In secondo luogo, almeno per una buona parte di essi, è possibile implementare alcune attività di “risk mitigation” per ridurre e contenere l’entità degli stessi.
Vettura in pre-assegnazione.
Sono diversi i motivi per cui l’inizio del contratto di noleggio raramente coincide con il momento desiderato e richiesto dal cliente. Ritardi nell’emissione dell’ordine, modifiche alla car policy, ingresso di nuovi dipendenti, tempi di consegna più lunghi del previsto, introduzione di nuovi modelli: queste le principali cause (non le uniche) che determinano un periodo di attesa del veicolo ordinato, durante il quale il servizio di mobilità viene garantito attraverso un veicolo (chiamato, con terminologia anglosassone, vettura di “pre-leasing”) temporaneamente utilizzato dal driver fino al giorno di effettiva disponibilità del nuovo. Nello schema applicato più frequentemente la società di Nlt mette a disposizione un veicolo (attraverso accordi preferenziali con società rent-a-car) a fronte di un canone mensile per la durata necessaria. Per ragioni sia di carattere tecnico sia di carattere commerciale il canone mensile della vettura di “pre-leasing” (anche nel caso di veicolo della stessa categoria del nuovo) è significativamente superiore al futuro canone di noleggio.
Ricalcolo.
Questo termine indica la modifica, di comune accordo, dei parametri contrattuali di chilometraggio e/o durata a seguito di una percorrenza effettiva notevolmente disallineata rispetto a quanto ipotizzato. Questa manovra, apparentemente semplice, implica conseguenze rilevanti sotto diversi profili: ci saranno infatti variazioni nel valore residuo del veicolo (e quindi nel canone finanziario) ma anche nell’assorbimento previsto di servizi di manutenzionee di utilizzo degli pneumatici (e quindi nel canone servizi). A livello economico ci saranno due eventi: il canone di noleggio si modifica (in rialzo o in ribasso a seconda del riallineamento effettuato) ed in parallelo si creerà una partita di compensazione data dalla differenza tra il nuovo canone e il vecchio canone per tutti i mesi precedenti al momento del ricalcolo. E’ un’attività caldeggiata dalle società di Nlt, perchè sui grandi numeri è necessario avere una corrispondenza tra i parametri finanziari riportati nei libri contabili ed i parametri tecnici, e praticata ampiamente negli ultimi tempi anche come azione temporanea per estendere la durata media da 36 mesi a 48, con benefici sia per il cliente, in termini di riduzione del canone, sia per il noleggiatore, con riduzione del rischio di rinnovo, da parte del cliente, con altri operatori e supporto alle difficoltà in area remarketing, che si trova fronteggiate un mercato asfittico.
Eccedenze di chilometraggio
Solo in rari casi al termine della naturale scadenza contrattuale il veicolo avrà un percorrenza chilometrica molto ravvicinata a quanto inizialmente ipotizzato: ne conseguirà un conguaglio chilometrico frutto del prodotto tra i chilometri percorsi in eccesso (o in difetto) rispetto a quanto previsto nel contratto e il corrispondente costo chilometrico. Particolare attenzione deve essere prestata al valore unitario di questi due costi, in quanto sovente vengono proposti e applicati costi in cui la rapporto tra uno è l’altro può arrivare a 1:10.
Chiusura anticipata.
Il cliente può trovarsi nella situazione di dover richiedere l’interruzionedel contratto di noleggiodi alcuni veicoli: dimissioni, riduzione di personale o eventi aziendali straordinari (fusioni, cambio di sede, ecc.) sono solo alcune delle cause. Se questo evento accade in prossimità della scadenza naturale del contratto è verosimile che le conseguenze economiche saranno limitate o assenti; in caso contrario il noleggiatore richiederà l’applicazione di una penale di chiusura anticipata. Diverse le formule in essere: una di quelle più frequentemente applicate prevede il pagamento di un terzo dei canoni residui. A titolo di esempio: il veicolo noleggiato, 48 mesi x 120.000 km, viene interrotto al termine del secondo anno, 24° mese di utilizzo. La penale di chiusura anticipata richiesta sarà pari a 8 canoni di noleggio: (48 – 24)/3.
Canone assicurativo
Il peso delle coperture assicurative sul canone complessivo si è ulteriormente accentuato nell’ultimo periodo a seguito delle recenti modifiche normative e dei conseguenti rincari assicurativi. Il pacchetto di coperture assicurative è piuttosto ampio (RC, incendio furto e kasko, spese mediche, copertura legale) e la sua determinazione, a differenza di quanto accade per un conducente singolo privato, si basa sulla assunzione di un profilo medio di rischio e di sinistrosità: l’impossibilità, per ovvie ragioni di tempo e complessità, di effettuare un’analisi per singolo conducente e determinare un premio assicurativo per singolo conducente (peraltro non applicabile nel caso di auto pool) viene controbilanciata dall’applicazione di una sorta di “profilo medio aziendale di rischio”. La prima area di rischio per il cliente è la possibilità (contrattualmente prevista, ma raramente applicata in passato, per motivi commerciali) di rivedere, anche in corso di contratto, il canone afferente le coperture assicurative a seguito di analisi tecnica dei dati storici, che evidenzi un rischio superiore a quello ipotizzato. Evidentemente esiste anche per il cliente la possibilità di esperire l’azione contraria, e cioè in caso di comportamento virtuoso dei driver, richiedere al noleggiatore l’applicazione di condizioni preferenziali. La seconda area di rischio attiene alle franchigie, laddove previste, come elemento di mitigazione del canone assicurativo. Sovente il driver può avere un atteggiamento non pienamente scrupoloso in occasione di sinistri, generato dalla consapevolezza di utilizzare un veicolo coperto da kasko integrale e quindi virtualmente esente da conseguenze monetarie per la propria tasca.
Danni del veicolo a fine contratto
Le condizioni di Nlt prevedono che il veicolo venga utilizzato e conservato con diligenza e che, al termine del periodo contrattuale, sia riconsegnato in condizioni di normale usura e senza danni che eccedenti quelli inevitabili anche in caso utilizzo coscienzioso. La procedura prevede che un operatore ispezioni velocemente il veicolo riconsegnato dal driver, prendendo nota di eventuali danni o usure “eccezionali” e chiedendo al driver di sottoscrivere il verbale. Vale la pena evidenziare che questa breve operazione di pochi minuti nasconde alcune insidie: almeno un danno esterno o interno viene rilevato e contestato nella maggior parte dei casi, generando una fattura per un importo mediamente compreso fra 450 e 700 euro.
Al contempo è anche corretto rilevare che alcuni importanti noleggiatori hanno realizzato da anni una procedura specifica ad utilizzo dei driver (nel lontano 2004 LeasePlan fu il primo noleggiatore ad introdurre a livello internazionale la policy denominata Fair Wear and Tear, con descrizione e corredo fotografico dei danni ritenuti normale usura e quindi non addebitati).
E dunque cosa fare?
L’obiettivo principale di questa carrellata sulle principali insidie che generano costi aggiuntivi è quello di offrire al fleet manager uno strumento operativo e pratico di azione. Con tre aree di applicazione.
A) Prevedibilità costo totale di esercizio. Il canone mensile rappresenta la principale voce di costo, a seguire troviamo il consumo di carburante e quindi i vari costi extra. Da un’analisi effettuata su un campione di alcune migliaia di veicoli i cui contratti sono stati chiusi nei primi mesi dell’anno 2011 emerge che l’extra costo medio per veicolo è pari a circa 1.100 euro, con un’incidenza prevalente, circa 600 euro, della voce riferita ai danni di fine noleggio.
B) Metro di valutazione in fase di acquisizione. Un’attività scrupolosa ed esaustiva di confronto fra canoni di diversi operatori può dirsi tale solo laddove prenda in considerazione anche un’analisi delle (potenziali) voci di extra costo. In alcuni casi dietro un canone competitivo si possono nascondere insidie: alcune scelte di politica commerciale sono incentrate su un canone di noleggio particolarmente competitivo, utilizzando poi le voci di extra costo come area di recupero di marginalità.
C) Attività di risk mitigation. Esistono azioni specifiche, già implementate con successo da alcuni fleet manager evoluti, che permettono di controllare e mitigare il rischio di extra costo. Senza addentrarsi in un trattazione dettagliata, queste attività sono elencate nella tabella in corrispondenza di ogni voce di extra costo. Si tratta di suggerimenti pratici che possono offrire spunti al fleet manager, in funzione delle esigenze aziendali e di quanto una delle sei problematiche trattate assuma maggior rilievo.
