Conciliare le specifiche esigenze della propria realtà territoriale con le politiche globali stabilite dalla casa madre. E, nel farlo, mantenere sempre e comunque un elevato livello di performance, cogliendo nel contempo qualsiasi opportunità di saving. Sono solo alcune delle sfide che quotidianamente si trovano di fronte i manager delle grandi aziende multinazionali. Compresi quelli che si occupano della gestione dei viaggi d’affari. È il caso, per esempio, di Bianca Pogna, dal 2003 Responsabile dei Servizi Generali & Acquisti di Ipsen SpA, filiale italiana di un gruppo farmaceutico presente direttamente in circa 40 Paesi, i cui prodotti vengono commercializzati in oltre 100 nazioni di tutto il mondo. Tra le sue numerose competenze, rientra infatti anche il travel management e, quindi, il compito di organizzare e coordinare le trasferte del personale, che tradizionalmente vedono come destinazioni più frequenti Roma e Parigi, sede della casa madre francese. «In azienda, compresi gli informatori, i dipendenti sono circa 110 – esordisce –. Di questi, però, solo il 20% si possono definire frequent flyer: a volare, infatti, sono soprattutto i direttori». Tutti i viaggiatori, qualsiasi sia il loro livello, devono comunque adeguarsi ai criteri della travel policy globale in vigore all’interno del gruppo Ipsen, le cui linee-guida prevedono l’utilizzo della classe economy per i voli continentali e della classe business per le tratte intercontinentali, mentre per i tragitti inferiori alle quattro ore è consigliato il treno. Nei limiti del possibile, viene poi richiesta la prenotazione con largo anticipo, così da poter godere di tariffe agevolate e ottenere un risparmio che, nel caso dei biglietti aerei, è stato quantificato attorno al 30%. Congressi e convention, invece, non sono compresi nella travel policy, e rientrano nelle competenze di un manager ad hoc.
Un’agenzia “virtuale”
In Ipsen dal 1994 e attualmente inserita nella Direzione Risorse Umane, Pogna ha vissuto in prima linea tutti i principali snodi che hanno caratterizzato la gestione delle trasferte aziendali. Compreso il passaggio, avvenuto nel marzo del 2008, all’agenzia online Egencia, divisione del gruppo Expedia. «Si è trattato di una scelta maturata su input diretto della casa madre – spiega – e motivata soprattutto da ragioni di saving. In verità, lavoravamo bene anche con il nostro precedente partner; utilizzando il portale, però, nell’arco di un anno abbiamo abbattuto i costi di viaggio del 25%». Il rapporto tra Ipsen ed Egencia, regolato da un contratto con formula mista (transaction fee più costo d’agenzia), è quindi ormai collaudato, tanto che Pogna ha ottenuto anche la creazione, a fianco del call center francese, di un team di supporto dedicato in Italia, attualmente composto da quattro persone e basato presso l’agenzia milanese Orchidea Viaggi. «Il portale, comunque, è davvero molto semplice – prosegue Pogna –: vi si accede tramite password e si prenota, pagando con la carta di credito aziendale di AirPlus, dedicata esclusivamente a questo tipo di acquisti. In più, è possibile avere in tempo pressoché reale qualsiasi tipo di report. Unica eccezione è il rent a car: il sito al momento non lo supporta, quindi per quanto riguarda l’autonoleggio mi devo rivolgere ai player presenti sul mercato». Un capitolo a parte meritano però gli alberghi: nonostante su Egencia l’offerta di base sia quanto mai ampia e variegata, può capitare che gli informatori di Ipsen abbiano bisogno di un hotel in posizione particolare, tipicamente vicino a un ente ospedaliero. «Ecco perché la casa madre ci ha dato la possibilità di aggiornare il sito – spiega ancora Pogna –, inserendo gli alberghi convenzionati direttamente con la filiale italiana e includendo quelli maggiormente utilizzati nell’area “preferiti”».
In tempi come gli attuali, caratterizzati da una grande attenzione ai costi, il compito del travel manager è particolarmente delicato: «Occorre infatti far capire in azienda che il contenimento delle spese, opportuno e anzi necessario, deve comunque conciliarsi con quelle che sono le esigenze del personale e la natura stessa del business – riflette Pogna –. Acquistare solo ed esclusivamente biglietti “chiusi”, per esempio, può risultare controproducente, alla luce del fatto che una riunione può sempre slittare o essere annullata all’ultimo momento. Insomma, non bisogna esagerare: come in tutte le cose, anche nel contenimento dei costi di viaggio esiste una via di mezzo, che di solito è la più virtuosa».
Per concludere, nell’ambito delle competenze di Bianca Pogna figura anche la gestione della flotta aziendale. «Attualmente abbiamo un parco auto di circa settanta vetture – conclude la responsabile dei Servizi Generali & Acquisti –. Di queste, ce ne sono ancora alcune in proprietà, visto che fino a circa quattro anni fa le acquistavamo direttamente presso le concessionarie. Poi, su richiesta della casa madre francese, abbiamo effettuato una verifica di convenienza, al termine della quale siamo passati al leasing. Da allora, acquistiamo le auto da tre società leader del settore, come GE Capital Solutions, BBVA e Leasys».
Le nostre schede
Azienda: Ipsen SpA
Sedi in Italia e all’estero: la sede italiana è a Milano; all’estero, il gruppo è presente direttamente in circa 40 Paesi e ha casa madre a Parigi
Riferimento in azienda: Bianca Pogna
Per contattarla: tel. 02/392241 – fax 02/89634984
Inquadramento nell’organigramma: responsabile dei Servizi Generali & Acquisti, alle dipendenze della Direzione Risorse Umane
Agenzia: Egencia
Tipo di contratto: misto (transaction fee + costo agenzia)
Carte di credito utilizzate: carta di credito aziendale AirPlus, utilizzata esclusivamente per l’acquisto di viaggi sul portale Egencia
Testo di Marco De Rosa, Mission n. 1, gennaio-febbraio 2010
