Esternalizzare i servizi di travel e semplificare i processi, ricorrendo all’automazione. Questa la strada seguita da L’Oreal Saipo negli ultimi anni con l’obiettivo di ottimizzare i costi delle trasferte. Con quattro sedi principali, un migliaio di addetti tra dipendenti e agenti e circa 700 viaggiatori, la società rappresenta una delle principali realtà del gruppo L’Oreal – leader dell’industria cosmetica presente in più di 150 paesi del mondo – in Italia.
La gestione del travel è affidata a Sergio Trinchero, che ricopre l’incarico di direttore Amministrazione e Operazioni e risponde direttamente all’amministratore delegato: a lui spetta la responsabilità di tutte le attività delle divisioni Prodotti Mass Market e Prodotti Professionali, nonché del Ciclo Attivo e Passivo, dell’It e del Facility & Procurement Management. 43 anni, una laurea in economia e commercio, Trinchero è entrato in L’Oreal nel 1992, dopo aver maturato significative esperienze in Andersen Consulting e nel gruppo Giardini. «Il business travel – spiega Trinchero, – è un costo importante per ogni azienda soprattutto per il numero di soggetti implicati nella gestione e controllo dei suoi processi che toccano molteplici ambiti aziendali: da quello amministrativo a quello fiscale e finanziario. Addirittura è stato calcolato che ogni viaggiatore genera mediamente quasi 500 euro all’anno di costi indiretti. Ecco perché in L’Oreal abbiamo deciso, a partire dal 2001, di modificare l’organizzazione legata alle trasferte e di snellire i processi. Abbiamo quindi eliminato l’ufficio viaggi interno, che occupava due persone, e affidato la gestione del servizio travel in outsourcing all’agenzia Jet Viaggi 3000, che si occupa anche – tra gli altri compiti – di negoziare e stipulare accordi con i principali fornitori. Inoltre abbiamo automatizzato l’intero processo – dalla richiesta di viaggio fino alla gestione della nota spese – introducendo in collaborazione con l’agenzia la piattaforma web based TravelMatic (sviluppata da Contur, ndr.) per l’autorizzazione e la prenotazione delle trasferte nel pieno rispetto della travel policy. E adottando per la rendicontazione delle spese il tool iOdspes di Omnia Data, integrato con il sistema Erp aziendale (Sap). Infine, per semplificare e ottimizzare i costi legati alla fatturazione, pagamento e rimborso delle spese di viaggio, siamo ricorsi a una carta lodge per la biglietteria aerea, il Business Travel Account, e alla carta di credito corporate di American Express, appoggiata su conto corrente personale». Ma quali sono ad oggi i risultati ottenuti? I processi sono più snelli ed efficienti. TravelMatic è stato accolto senza resistenze e il tasso di utilizzo dovrebbe raggiungere il 90% entro dicembre. L’adozione della carta di credito ha eliminato totalmente gli anticipi di cassa ai dipendenti, nonché i relativi movimenti contabili di esborso, restituzione e di saldo della nota spese. «Grazie alle scelte effettuate – sottolinea Trinchero – abbiamo creato un sistema per la gestione dei viaggi fondato su risorse specializzate – e quindi più efficienti sia in termini economici che operativi – e nel contempo liberato risorse interne per le attività “core”». Ma senza, ovviamente, rinunciare al controllo. Le performance dell’agenzia – cui L’Oreal è legata da un contratto a management fee – vengono infatti monitorate e valutate periodicamente in funzione del raggiungimento degli obiettivi di saving prefissati. Mentre rientra tra i compiti di Jet Viaggi tenere sotto controllo la soddisfazione dei viaggiatori e la qualità del servizio offerto.
«E siamo riusciti – conclude Trinchero – a ridurre costantemente il livello della spesa totale grazie alle maggiori efficienze, senza dover intervenire sul numero dei viaggi di lavoro».
Le nostre schede
Azienda: L’Oreal Saipo
Sedi in Italia: quattro sedi principali: i poli direzionali di Milano e Torino, il sito produttivo di Calvignasco e il centro di formazione di Roma
Riferimento in azienda: Sergio Trinchero
Per contattarlo: tel. 011/4603516 – fax 011/52284414
Inquadramento nell’organigramma: direttore Amministrazione e Operazioni. Risponde direttamente all’amministratore delegato
Agenzia: Jet Viaggi 3000
Tipo di contratto: management fee
Inplant e stp: no
Spese trasferte 2004: circa 5 milioni di euro tra biglietteria aerea (20 % del totale) e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
Numero biglietti aerei 2004: circa 5400
Tecnologie a supporto: TravelMatic di Contur per gestione autorizzazione e prenotazione, iOdspes di Omnia Data (acquisita nel 2004 da C.A.T.A. Informatica) per note spese
Carte di credito utilizzate: carta corporate American Express appoggiata su conto corrente personale; Bta di Amex per la biglietteria aerea.
Testo di Sasa Carpaneda, Mission N. 7, ottobre 2005
