Dal 14 al 16 ottobre, a Roma, il business travel è stato protagonista. Presso il Rome Cavalieri Waldorf Astoria Hotels & Resorts si è svolta la Acte Global Education Conference organizzata da Acte, Association of Corporate Travel Executives, organizzazione no profit che si occupa di sostenere e far evolvere la business travel industry globale in 102 Paesi: un grande appuntamento internazionale interamente dedicato all’evoluzione globale del mercato dei viaggi d’affari e alle best practice e tendenze più innovative in tema di travel management.
Il 15 ottobre Mission, media partner dell’associazione, ha contribuito alla buona riuscita dell’evento organizzando, in collaborazione con AirPlus International, una delle sessioni in lingua italiana, dal titolo “Innovazione mobile: perché non si può farne a meno, soprattutto in viaggio”. L’utilizzo dei dispositivi mobili, infatti, ha completamente rivoluzionato il modo di viaggiare per lavoro, offrendo nuove opportunità ai business traveller, ma ponendo anche le aziende di fronte ad alcune aree critiche. Ne hanno parlato il professor Filippo Renga della School of Management del Politecnico di Milano, Filippo Marchesi, Concept & business development manager di AirPlus International, Francesca Ordanini, office manager di SymphonyIRI Group e Gianluca Bovoli, ceo di Social Noise Italia. A moderare l’incontro il direttore della nostra testata, Arianna De Nittis. Ecco il resoconto degli argomenti trattati.
Nuove frontiere
Di fronte a una nutrita platea di travel manager e operatori del settore turistico, il professor Filippo Renga ha illustrato l’evoluzione delle tecnologie mobile in Italia e nel mondo. A livello globale, si prevede che entro i prossimi due anni i navigatori tramite mobile supereranno quelli che utilizzano il pc. L’Italia non è da meno: la penetrazione degli smartphone è infatti in linea con gli Usa (48,9%) e poco sotto la media dell’Europa Occidentale (51,3%). Le ripercussioni di questa diffusione sul business travel sono già attualmente rilevanti grazie all’opportunità di pianificare “on the move” il proprio itinerario, ad esempio prenotando alberghi e biglietti o consultando informazioni di viaggio. L’impatto, però, sarà ulteriormente accresciuto con l’avvento, nel breve e medio termine, di servizi innovativi. Ad esempio, sarà possibile gestire tramite mobile gli accessi, ad esempio caricando il badge in tempo reale sul cellulare durante lo spostamento da una sede all’altra di una multinazionale. O ancora, acquistando una camera d’hotel con relativa chiave contactless “recapitata” sullo smartphone. Nuove opportunità si apriranno anche sul fronte del “data capturing”, come archiviazione della scansione di un biglietto aereo e la rendicontazione delle attività. Infine, si attende un’autentica rivoluzione dall’ingresso dei servizi di pagamento tramite cellulare, anche attraverso buoni prepagati.
Su servizi di pagamento tramite mobile si è soffermato anche Filippo Marchesi, che ha cominciato il suo intervento citando i dati dell’ultimo white paper di AirPlus: «Il 71% dei travel manager da noi intervistati ha affermato che nessuno nella propria organizzazione utilizza ancora il mobile payment durante le trasferte di lavoro. Ciononostante sono alte le aspettative riguardo all’introduzione di questa tecnologia: il 43% degli intervistati ritiene che sicuramente renderà più facile la vita di chi viaggia. Il principale vantaggio identificato è quello della semplicità e della convenienza d’utilizzo per le spese “on trip” (57% degli intervistati), ma anche la semplificazione amministrativa nella compilazione delle note spese post viaggio (32%)». Ma cosa comporterà l’adozione del mobile payment per i travel manager? «Grazie al mobile payment, specie se interfacciato con i sistemi di nota spese, i travel manager potranno esercitare un controllo più attento e stringente della travel policy aziendale, ma al tempo stesso meno intrusivo, acquisire dati di spesa in tempo reale, avere una maggiore trasparenza della spesa e beneficiare dalla geolocalizzazione precisa del punto vendita grazie all’interfacciamento GPS: in caso di dubbi circa la location dell‘albergo (qualora la ricevuta citi solo la catena) o il ristorante oppure la stazione di servizio, si può avere un‘esatta identificazione del merchant utilizzato».
Le criticità
La diffusione delle nuove tecnologie mobile e l’accresciuto accesso ai social network, però, pongono le aziende di fronte ad alcune aree di rischio, legate a una circolazione di informazioni difficilmente controllabile. Ha illustrato questo tema Gianluca Bovoli: «Le principali criticità possono essere riassunte in tre aree: perdita di produttività del personale aziendale, diffusione di informazioni confidenziali e danni all’immagine aziendale. I confini tra vita personale e professionale è sempre più assottigliato. Per alcuni non sono sempre chiare le implicazioni che l’uso dei social, non solo a livello professionale ma anche a livello personale, possano avere (ad esempio, informazioni confidenziali su clienti o brevetti). Per questo molte aziende stanno iniziando a predisporre un apposito documento denominato Social Media Policy (SMP) che ha l’obiettivo di ridurre i rischi al minimo i rischi. Si tratta di un documento molto “delicato” perché, se stilato male, disincentiva l’uso dei social e ne vanifica quindi gli effetti positivi. Al contrario, una buona SMP supporta, incentiva e favorisce un engagement di alta qualità».
Una valida SMP, ha proseguito Bovoli, deve essere scritta in maniera semplice e chiara e chiarire in modo efficace quali contenuti sono da ritenersi confidenziali, nonché fornire indicazioni su come gestire domande o richieste. Al contempo non deve essere eccessivamente restrittiva, per non perdere efficacia. «Prima di adottare definitivamente il documento, è buona norma condividerlo anche con le altre divisioni aziendali, anche con i travel manager» ha concluso Bovoli.
La parola al travel manager
Al termine dell’incontro Francesca Ordanini, office manager della multinazionale americana SymphonyIRI Group, ha illustrato la propria esperienza di travel manager alle prese le tecnologie mobile. «Tutta la nostra forza commerciale e i leader cross country, circa 100 dipendenti su un totale di 180, sono dotati di BlackBerry. Attraverso questi strumenti i nostri viaggiatori hanno la possibilità di accedere a un tool di prenotazione, che è appoggiato e comunica con la nostra agenzia di viaggi partner. Questo strumento è studiato per garantire il controllo e l’approvazione della spesa da parte del nostro country manager, passaggio necessario per garantire il presidio dei costi, in osservanza delle nostre policy internazionali».
Ma come si regola SymphonyIRI Group in merito all’uso dei social media? «SIG – ha spiegato Ordanini – non vieta l’utilizzo dei social media per lo scambio di informazioni. Poi sta al personale far sì che questi strumenti integrino la comunicazione tra colleghi e altre aziende e favoriscano un proficuo scambio di idee, senza però sostituire in toto il fattore umano».
Le altre sessioni: focus sul revenue management
Molto interessanti anche i temi trattati nelle altre sessioni italiane dell’Acte Global Education Conference di Roma. Il 16 ottobre, ad esempio, gli attuali scenari sul piano tariffario sono stati al centro dell’incontro “Tutto quello che avreste voluto sapere a proposito di travel management e in merito alla travel industry… ma non avete mai osato chiedere”. Erano presenti, in qualità di relatori, il professor Andrea Guizzardi dell’Università di Bologna, Fabiano Aouad, revenue manager & pricing di Accor Hospitality Italia, Fabio Maria Lazzerini, amministratore delegato di Amadeus Italia e Giuseppe Viesti, travel manager di Salvatore Ferragamo. Il ruolo di moderatori è stato invece affidato a Flavio Leoni, head of Business Corporate di Accor Hospitality Italia e Corrado Simontacchi, corporate purchasing manager di Huntsman. «La platea di travel manager è stata coinvolta in un dibattito, vivace e interattivo, sul tema cruciale del revenue management alberghiero e delle tariffe dinamiche disponibili su più canali di prenotazione – ci racconta Flavio Leoni -. Giuseppe Viesti, illustrando il punto di vista dei travel manager, ha sottolineato come i responsabili viaggi si trovino spesso in difficoltà nel rendere conto ai propri amministratori delegati della presenza in rete di tariffe più convenienti di quelle negoziate. Si è sottolineata dunque l’importanza di cogliere le nuove opportunità offerte dai nuovi schemi di pricing, soprattutto per quelle aziende i cui volumi non consentono la contrattazione con gli albergatori di tariffe competitive. Dall’altro lato, è stato ribadito che i gds, per conservare il proprio ruolo cruciale nella filiera, devono “catturare” il più possibile le tariffe visualizzate sugli altri canali distributivi. Infine, grazie alla presenza in sala di numerosi responsabili di travel management company, si è attivato un proficuo scambio di opinioni sul ruolo consulenziale che l’agenzia sarà chiamata a svolgere in futuro».
Testo a cura della redazione, Mission n. 7, novembre-dicembre 2012
