Tra i fattori chiave di una buona travel policy la completezza dei contenuti, la conformità con la cultura aziendale e un efficiente sistema di controllo. Ma, soprattutto, una corretta comunicazione con i dipendenti. Parola di Dionino Di Florio, di American Express Consulting Services.
«Perché è importante la corretta gestione della politica viaggi – domanda all’inizio del suo intervento Dionino Di Florio, direttore europeo di American Express Consulting Services -? Perché da essa possono dipendere risparmi fino al 6% sui costi indiretti e fino al 25% su quelli diretti. Ma perché una travel policy sia veramente efficace è necessario anzitutto che si tratti di un documento effettivamente completo dal punto di vista dei contenuti.
I contenuti della travel policy
Quando parliamo di contenuto della travel policy, ci riferiamo all’insieme di indicazioni relative all’utilizzo da parte del dipendente di treni, taxi, voli aerei, alberghi. Che devono essere più dettagliate possibile e definire in maniera chiara i limiti entro i quali il viaggiatore può usufruire di un determinato servizio. La stesura della politica viaggi, in quest’ottica, diventa un lavoro estremamente importante, faticoso e impegnativo, che va condotto parallelamente ad attività di benchmarking.
Il peso della cultura aziendale
«La cultura aziendale – prosegue Di Florio – è un elemento altrettanto importante e influenza pesantemente la formulazione della travel policy: ad esempio, la procedura viaggi di American Express è molto “discreta” e basata su un rapporto di fiducia con i dipendenti. Ma vi sono altre aziende in cui il controllo è molto più stretto.
La comunicazione
«E veniamo alla comunicazione, che rappresenta uno degli elementi “clou” per la riuscita di una travel policy – continua Di Florio -. Personalmente, infatti, ho visto diverse procedure viaggi fallire proprio a causa della scarsa conoscenza delle regole da parte dei dipendenti. Fino a poco tempo fa, la travel policy veniva “passata” ai travel manager, senza attivare però alcuna forma di comunicazione sistematica con i viaggiatori. Attualmente, invece, le aziende hanno compreso l’importanza di far conoscere ai dipendenti i contenuti della travel policy e hanno dunque attivato strumenti (ad esempio l’intranet) per diffondere la procedura viaggi in maniera puntuale.
Sistemi di controllo
«Infine, quarto punto chiave per una travel policy efficace è l’implementazione di un efficiente sistema di controllo attraverso la realizzazione di report dettagliati che evidenzino eventuali anomalie. Si tratta sicuramente dell’area più complessa e di difficile attuazione, che di solito presenta i più ampi margini di miglioramento.
«Infine, ecco alcuni suggerimenti importanti: anzitutto, è fondamentale mettere in atto una revisione periodica della travel policy, ricorrendo ad attività di benchmarking ed evidenziando le aree passibili di miglioramento. Quando, poi, ci si trova di fronte al compito di dare alla policy una nuova stesura, sia nella forma sia nei contenuti, si può far precedere questo lavoro da sintetici test preliminari tra i dipendenti, utili per evidenziare i fattori dei quali tenere conto e per comprendere come stilare il documento».
Il dibattito in sala
A chiusura dell’intervento, prende la parola Mary Coyle, responsabile dell’ufficio viaggi di Liquigas. «Uno dei miei compiti all’interno dell’azienda è diffondere la travel policy e verificare il rispetto delle regole. Di solito, mi basta un esame attento delle note spese per capire se ci sono state delle irregolarità». «Senza nulla togliere all’importanza dell’intuito nell’individuare i trasgressori – risponde Di Florio -, un’azienda non si può accontentare di valutazioni compiute dai singoli individui. Quello che invece l’impresa deve mettere a punto è un processo, che garantisca una misurazione precisa dei dati».
Interviene Domenico Ferrari di Sun Microsystem: «Secondo lei è possibile creare un processo che consenta all’azienda di non preoccuparsi più della compliance alla travel policy?». «La risposta a questo interrogativo – risponde Di Florio – è una sola: l’automazione dei processi, che risolve in un colpo solo il problema dell’autorizzazione alla trasferta, quello della reportistica e che, inoltre, costringe il dipendente a scegliere esclusivamente tra i fornitori preferenziali. Anche se attualmente i sistemi automatizzati di gestione delle trasferte non sono molto diffusi sul mercato, in quanto la loro implementazione è piuttosto onerosa, questo tipo di soluzione è destinata, in futuro, a prendere sempre più piede».
