La Legge di Bilancio 2025 segna un punto di svolta in molti aspetti e uno in particolare, nella gestione delle spese di trasferta aziendali, una rivoluzione in questo ambito che mira a rendere più semplice, sostenibile e digitale il processo per aziende e lavoratori.
Tra le principali novità, spicca l’obbligo di adottare piattaforme digitali per il tracciamento in tempo reale delle spese, garantendo maggiore trasparenza e un controllo più accurato delle risorse.
Racconta Tancredi Marino, che guida il dipartimento Tax in DWF “La nuova legge subordina la deducibilità dal reddito di impresa di alcune spese di rappresentanza (ivi inclusi gli omaggi) e delle spese di trasferta al pagamento con strumenti “tracciabili”. Nello specifico, la deducibilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute o rimborsate ai dipendenti, e quelle per trasferte sostenute tramite taxi e NCC, è limitata ai pagamenti tracciabili, effettuati tramite sistemi bancari o di pagamento elettronico. La disposizione non si applica ai trasporti effettuati con autoservizi pubblici di linea. Più in particolare, a partire dal 2025 sarà necessario, per poter dedurre dal reddito di impresa il relativo onere, effettuare il pagamento con versamento bancario o postale, carte di debito o di credito, assegni bancari o circolari. Restano fermi i limiti quantitativi previsti dall’art. 108, comma 2, del TUIR”.
Non sono poche le aziende che già da anni hanno imposto questo standard ai propri dipendenti, come racconta Carlo Gualandri, fondatore e CEO di Soldo: “Per molti questo è già la prassi. Per chi ancora non lo è, è un ottimo momento per farlo, rispettando la normativa per gestire in modo integrato sia la rendicontazione dei costi sia il tracciamento dimostrabile dei pagamenti, poiché uno solo dei due non è più sufficiente. Quello che sembra un cambiamento ostico, garantirà, l’esperienza ci insegna, anche benefici ai dipendenti. Una piattaforma integrata, che unisca gestione delle spese e controllo delle carte aziendali, è la soluzione ideale: le carte, collegate direttamente ai fondi aziendali, semplificano i pagamenti e assicurano la tracciabilità richiesta. Oltre all’obbligo normativo, questo approccio offre vantaggi operativi significativi: risparmio di tempo, maggiore controllo e visibilità in tempo reale. Inoltre, contribuisce al benessere dei dipendenti, eliminando lo stress legato agli anticipi personali e ai lunghi processi di rimborso, da sempre elemento di attrito tra le imprese e i loro dipendenti. Adottare un sistema integrato non solo migliora l’efficienza aziendale, ma anche la serenità e la motivazione del personale, in linea con le crescenti attenzioni al loro wellbeing”.
Meno facile potrebbe essere il passaggio per quelle imprese più piccole, con dipendenti non ancora muniti di carte aziendali. Continua Francesca Masotti, fiscalista di Massotti Cassella: “l’ipotesi più probabile è che il dipendente anticipi la spesa pagando con un proprio strumento di moneta elettronica (bancomat, carta di credito o debito) e consegnando poi al datore di lavoro non solo il documento fiscale che attesta la spesa ma anche la ricevuta del Pos o della carta di credito o altra prova del pagamento (anche, nel rispetto della normativa sulla privacy, come evidenza nell’estratto conto). Il datore di lavoro rimborserà poi il dipendente nella busta paga e questi rimborsi saranno naturalmente esclusi da imponibilità per il dipendente. La finalità della norma è quella di contrastare il fenomeno dell’evasione fiscale e contributiva ed aumentare la trasparenza. Anche perché il requisito della tracciabilità dei pagamenti consente alle imprese di dedurre solo le spese effettivamente sostenute”.
Conclude Marino: “Quanto al reddito di lavoro autonomo, i nuovi requisiti di deducibilità hanno altresì un impatto sulle trasferte. Più precisamente, sempre dal 2025 le nuove regole di “tracciabilità” si applicheranno anche alle spese per prestazioni alberghiere e somministrazioni di cibi o bevande, nonché quelle di viaggio o trasporto effettuate su vettori non di linea (esempio: NCC o taxi). Anche in questo caso, rimangono fermi i requisiti di deducibilità già fissati dall’art. 54 septies, commi 1 e 5 del TUIR. Parimenti, i requisiti di tracciabilità sono necessari affinché le predette spese di trasferta non concorrano al reddito del lavoratore o collaboratore. Si ritiene che tali novità fiscali abbiano la finalità di agevolare l’attività di controllo da parte degli Uffici finanziari nel contesto delle verifiche fiscali, sia dei soggetti fruitori, sia dei soggetti fornitori dei predetti servizi”.
