«Perché è così importante ottimizzare i processi legati alle spese di viaggio? – ha esordito Liliana Frigerio, executive vicepresident Europa di Carlson Wagonlit Travel e amministratore delegato della società in Italia -. Innanzitutto perché le trasferte rappresentano all’interno delle aziende la seconda o terza voce di costo: stiamo quindi parlando di una spesa ingente, che impatta in modo significativo e immediato sui bilanci aziendali. E il taglio delle commissioni dei vettori, che in alcune formule contrattuali vengono ristornate per intero all’azienda, ha aumentato l’incidenza di questa tipologia di spesa. Inoltre, questa appare relativamente facile da controllare, se gestita in modo corretto. Ma come procedere? La chiave di volta è rappresentata dalle nuove tecnologie e, in particolare, dall’adozione di tool automatizzati per il self booking e la gestione delle note spese che si interfaccino con i programmi gestionali Erp (Enterprise resource planning, i software in grado di gestire l’intero flusso di informazioni in azienda, ndr.), siano essi Sap, Baan, Oracle o altro.
«Cominciamo allora dai self booking tool – ha proseguito Liliana Frigerio – che offrono benefici importanti in termini di riduzione delle spese. E a diversi livelli: tariffe più basse; risparmi sui costi d’agenzia; diminuzione dei costi di processo all’interno dell’azienda; maggior utilizzo dei fornitori preferenziali e conseguente possibilità di ottenere ulteriori sconti; incremento della conformità alla travel policy. Oltre a garantire un servizio più efficiente e l’accesso da ogni parte del mondo in qualsiasi ora del giorno e della notte». Liliana Frigerio ha quindi offerto un esempio concreto di quanto l’automazione possa far diminuire i tempi – e conseguentemente i costi – di processo sia dell’azienda sia dell’agenzia nelle diverse fasi del ciclo, dalla pianificazione al rimborso della trasferta (vedi tabella): «Se guardiamo, ad esempio, al processo di approvazione della richiesta di viaggio, si passa dai 12 minuti richiesti dall’approccio classico a soli due minuti.
«Ma anche nelle tariffe abbiamo risparmi significativi – ha sottolineato Frigerio -. Il motivo, però, non è strettamente “tecnologico”. Quando il viaggiatore telefona all’agenzia e questa propone diverse opzioni, non sempre la scelta ricade sulla tariffa più bassa. E il dipendente può sempre giustificarsi, imputando la responsabilità all’operatore. Con un self booking tool, invece, quest’alibi sparisce. E diventa rischioso cliccare su una tariffa più alta senza una precisa giustificazione. Ecco perché tutti i clienti che hanno implementato un self booking tool registrano unadiminuzione dell’Atp (average ticket price), ossia del prezzo medio del biglietto. Grazie ai diversi risparmi, mediamente il Roi (return in investment) relativo all’adozione di un self booking tool è inferiore a un anno, purché però si raggiunga un elevato tasso di utilizzo del sistema.
«La gestione delle spese di viaggio – ha aggiunto Frigerio – è complessa. Intervengono numerosi attori (buyer, segretarie, viaggiatore ecc.), la gestione è nella maggior parte dei casi manuale e frammentata tra numerose funzioni, vi sono duplicazioni di registrazioni, i controlli non sono automatizzati, le statistiche e i report spesso insufficienti. Per di più con costi interni che vanno in media da 60 a 120 euro per ogni nota spese. Ebbene l’implementazione di un sistema automatizzato riduce questi valori dal 40 al 60%, raggiungendo il Roi in un periodo inferiore a un anno. E offrendo anche altri benefici: maggiore velocità di rimborso ai viaggiatori; minori possibilità di errori grazie alla cattura dei dati in automatico; disponibilità di report sempre aggiornati per un costante controllo dell’andamento delle spese; integrazione con i sistemi gestionali dell’azienda, da un lato, e con quelli di back office dell’agenzia, dall’altro. Proprio l’integrazione sia tra i diversi tool sia con i vari sistemi del cliente è la sfida più attuale. Insieme allo sviluppo di modelli sempre più intuitivi e all’inserimento nei sistemi di self booking di fornitori di servizi di viaggio oggi non presenti, quali treni o alcuni low cost carrier.
«Non bisogna comunque dimenticare – ha concluso Frigerio – che i nuovi processi saranno sempre oggetto di critiche interne perché modificano abitudini consolidate. Ma certo verranno accettati più facilmente se risultano più semplici rispetto a quelli in uso».
