Quello dei viaggi d’affari non è mai stato un settore statico. Nel corso degli anni, infatti, i travel manager si sono dovuti spesso confrontare con l’ingresso di nuovi attori, l’evoluzione dei canali distributivi, per non parlare delle frequenti situazioni di emergenza legate ad attentati terroristici e catastrofi naturali. La situazione attuale, però, non ha precedenti: la crisi economica internazionale, infatti, ha accelerato il ritmo dei cambiamenti. Per riuscire a sopravvivere in un panorama sempre più incerto e insidioso i player cambiano strategie, modificano gli schemi tariffari. E gli scenari del business travel diventano così fluidi da costringere le aziende a una sorta di “navigazione a vista”, dove per non farsi sfuggire delle opportunità di saving sono indispensabili una grande flessibilità e capacità di adattamento al mercato. «Non parlerei di navigare a vista, quanto di educare la vista a cogliere in tempo reale le opportunità offerte dal mercato – dichiara Francesco Sottosanti, amministratore delegato della società di consulenza 2BConsistent -. Un cambiamento di approccio che sta comportando il progressivo declino delle tariffe corporate: un tempo rappresentavano uno strumento indispensabile per pianificare le spese di viaggio, oggi invece meno le si usa, meglio è. I fornitori, infatti, offrono ogni giorno prezzi più vantaggiosi di quelli negoziati dai travel manager all’inizio dell’anno». Non è un caso che un numero crescente di aziende (il 54%, secondo l’ultima edizione delle Business Travel Survey, realizzata da Uvet American Express) inserisca nelle travel policy l’obbligo di prenotazione delle cosiddette best buy, tariffe scontate a fronte di limitazioni. La stessa tendenza si è diffusa anche in ambito alberghiero: attraverso i canali distributivi online, le catene propongono convenienti tariffe con vincoli, quali l’obbligo di permanenza minima. Inoltre, affidano la gestione delle tariffe ai revenue manager, che modulano giorno per giorno il prezzo delle camere in base a una serie di fattori, quali il tasso di riempimento o la presenza sul territorio di eventi fieristici.
Non cambiano solo gli schemi tariffari, ma anche gli attori del mercato. L’esempio più eclatante ce lo offre proprio l’industria del trasporto aereo, dove sembra ormai avviato un processo di concentrazione destinato a ridurre il numero dei player: lo scorso settembre la banca d’affari Goldman Sachs aveva dichiarato che l’unico strumento nelle mani dei vettori europei per riassestare i bilanci, penalizzati da un’annata di caro-carburante, erano i merger. Un suggerimento senz’altro accolto da Lufthansa, protagonista all’inizio di quest’anno di una fusione con Austrian Airlines. «Solamente grazie alla combinazione delle nostre forze possiamo sperare di trovare una risposta alle sfide globali che il nostro settore si trova oggi a dover affrontare – ha dichiarato Wolfgang Mayrhuber, presidente e ceo di Lufthansa -. Il merger ci consente di rafforzare le rispettive posizioni nei confronti della concorrenza e ci rende il vettore più solido in Europa». Da tempo, inoltre, sono state annunciate le imminenti “nozze” tra British Airways e Iberia: un’operazione che porterà alla nascita del terzo vettore mondiale, con un giro d’affari di oltre 16,5 miliardi di euro. E in Italia? Le aziende stanno valutando le ripercussioni sul piano tariffario della fusione tra Alitalia e Air One, destinata a detta degli esperti a innescare rischiose situazioni di monopolio su numerose tratte domestiche.
Il ruolo delle agenzie
E le agenzie di viaggio? «In questo scenario di mercato l’agenzia deve essere in grado di fornire servizi “just in time”, altrimenti rischia di rappresentare per l’azienda esclusivamente un’ulteriore voce di costo – dichiara Sottosanti -. Ovviamente, spetta al travel manager il compito di stimolare al massimo la loro agenzia a cogliere le opportunità derivanti da un’offerta tariffaria sempre più rapida e volatile».
«Oggi le aziende mettono in campo una riduzione delle spese di volato che si aggira intorno al 30-40% – sottolinea Francesco Bianca, vicepresidente di Lufthansa City Center Italy -. Le tariffe medie, che un tempo si aggiravano intorno ai 2000 euro, oggi si attestano sui 500 euro. Questo comporta per l’agenzia una più complessa gestione del rapporto con le compagnie aeree».
«Oggi gli scenari cambiano alla velocità della luce, i piani commerciali mutano ogni sei mesi e un’agenzia deve essere dinamica, snella, in grado di modellare la propria organizzazione in tempi estremamente ridotti – afferma inoltre Simone Frigerio, direttore commerciale del Gruppo Frigerio Viaggi -. Sul fronte dei fornitori, in passato il panorama era molto più lineare: in Italia, così come nelle altre nazioni, le compagnie di bandiera operavano in una situazione di monopolio, i costi dei biglietti erano più alti e i nostri margini operativi erano sicuramente diversi. Oggi si assiste a un fenomeno di concentrazione a seguito del quale, probabilmente, rimarranno solo 10 grandi compagnie al mondo, più qualche vettore regionale. Anche il trasporto ferroviario ha accelerato il proprio sviluppo, in tutti i sensi: il treno ad alta velocità avvicinerà sempre più le città e sarà il nuovo competitor dell’aereo sulle tratte interne».
È tempo di tornare sui banchi di scuola?
Ma allora, come deve cambiare l’approccio dei travel manager per poter governare le spese di viaggio nell’attuale contesto di mercato? Di quali competenze debbono disporre? «Rispetto al passato, il mestiere del travel manager è diventato più difficile perché le competenze manageriali “classiche”, quali la padronanza delle tecniche di negoziazione o l’approfondita conoscenza della propria realtà aziendale, non bastano più – dichiara Francesco Sottosanti -. Mai come in questo momento, per riuscire a orientarsi in un panorama sempre più complesso, è indispensabile il confronto con altre realtà aziendali, attraverso gruppi di lavoro, corsi di formazione, attività di benchmarking».
«Acquistare a un buon prezzo una camera di albergo, o scegliere l’agenzia di viaggio più adatta alla propria azienda, non è più sufficiente – aggiunge Simone Frigerio -: oggi i travel manager, oltre a disporre di competenze di natura organizzativa e nell’ambito degli acquisti, sono anche chiamati a rendere più efficienti i processi interni attraverso l’automazione. A mio parere, al momento sono pochi i travel manager dotati di tutte queste caratteristiche».
Ma perché l’automazione oggi assume un ruolo chiave nella gestione del business travel? «I tool per la prenotazione dei servizi di viaggio – spiega Sottosanti – sono gli unici strumenti in grado di esibire ai travel manager l’ampia gamma di offerte disponibili sul mercato, in tempo reale e operando una preselezione in base alle esigenze della clientela d’affari».
«Riscontriamo una crescente sensibilità verso questi strumenti soprattutto nelle piccole e medie imprese, con fatturati compresi tra 100 a 400 milioni di euro – afferma Francesco Bianca -. Queste realtà aziendali prenotano i servizi di viaggio prevalentemente sul web e ricorrono in maniera massiccia ai low cost. Considerano estremamente utile, dunque, uno strumento in grado di offrire loro una panoramica dell’offerta, senza essere costretti a visitare più siti Internet».
Testo di Valentina Rosselli, Mission n. 3, aprile 2009
