La gestione delle note spese è, come noto, una delle attività più complesse nel processo di business travel management. Il compito del personale che se ne deve occupare è spesso gravoso: occorre, infatti, verificare il rispetto della policy, controllare e registrare le ricevute e contabilizzare le spese. Anche per il dipendente la rendicontazione delle spese attraverso le ricevute (che vanno debitamente conservate) e, in alcuni casi, la restituzione dell’anticipo di contante non rendono certo il ritorno da una trasferta particolarmente piacevole.
Per la maggior parte delle aziende italiane queste operazioni rappresentano ancora oggi l’esatto contrario di una “best practice”, con la conseguenza di un notevole aggravio di costi.
Per ridurre, appunto, questi oneri e rendere più snello l’intero processo, nei paesi anglosassoni, e specialmente negli Stati Uniti, sta prendendo piede il ricorso a sistemi di gestione automatizzata. Dopo l’introduzione del self booking, questo tipo di automazione rappresenta, infatti, il miglior complemento per ottimizzare il ciclo delle operazioni legate ai viaggi aziendali.
Il mercato italiano
Anche in Italia, dopo la consueta fase di training svolta dalle realtà d’oltreoceano, cominciano ad arrivare i primi prodotti per la gestione automatizzata delle note spese, anche se – va detto – da parte delle aziende esiste ancora una forte barriera psicologica e si fatica a prendere consapevolezza delle opportunità in termini di risparmio di un investimento per certi versi rivoluzionario.
Le caratteristiche
Ma di cosa si tratta esattamente? Sostanzialmente siamo di fronte a un prodotto software che sfrutta tutte le possibilità offerte da Internet e dalla rete intranet aziendale. Il software, adattato alle specifiche necessità aziendali, risiede in genere sul server della società che lo fornisce, l’azienda può accedervi attraverso un semplice collegamento Internet. Ogni utente abilitato raggiungerà quindi con l’uso di una User ID (una sorta di chiave personale) e di una password le pagine attraverso cui potrà tenere sotto controllo e aggiornare i dati relativi alle proprie spese di viaggio. E questo non solo dalla propria postazione in ufficio, ma per alcuni prodotti da un qualunque computer connesso al web. Naturalmente in casi specifici è possibile sviluppare e adattare il sistema in modo da ospitarlo sul server dell’azienda, senza peraltro modificare la sostanza del suo utilizzo da parte degli utenti. In realtà è riduttivo parlare di sistemi per l’automazione della nota spese come di semplici software. La loro adozione comporta, infatti, una completa razionalizzazione dei processi legati al business travel. Un vero cambiamento, quindi, nel modo di affrontare questa voce di spesa, con i vantaggi, anche indiretti, che ne conseguono.
I vantaggi
Ma quali sono concretamente i plus offerti dagli “automated expense”? Una delle possibilità più interessanti, ai fini dello snellimento delle pratiche di gestione delle note spese, è quella di “istruire” il software – che nei prodotti migliori deve essere facilmente aggiornabile – circa la travel policy aziendale così da poter verificare in automatico le spese di viaggio dei dipendenti. «Il viaggiatore – spiega Francesco Sottosanti, direttore generale di The Knowledge Team – non deve far altro che compilare una semplice scheda a video. La mappatura della policy fa sì che al momento dell’immissione della voce di spesa, il sistema non accetti importi superiori ai limiti consentiti. In questo caso – continua Sottosanti – le scelte sono due: o auto-ridursi l’importo, inserendo la cifra pari a quella stabilita per la classe aziendale di appartenenza, oppure richiedere un’autorizzazione superiore obbligatoria.
«Appare evidente – continua Sottosanti – come questa basilare funzione dei software di gestione comporti un saving per l’azienda non solo in termini di snellimento delle procedure, ma anche nel senso di una reale applicazione della policy aziendale».
A questo proposito, esperienze americane hanno dimostrato come tra le funzioni di controllo ci sia anche quella, molto importante, del reale utilizzo da parte del dipendente delle convenzioni stipulate tra l’azienda e i fornitori. Negli Stati Uniti, infatti, la pratica delle autorizzazioni in fase di pianificazione del viaggio è meno diffusa che da noi. Questo comporta, in certi casi, la scelta da parte del dipendente di hotel, autonoleggio e altri servizi fuori dalle convenzioni, con un surplus di costi per l’azienda. Problema difficilmente controllabile, che viene però evidenziato con una gestione automatica delle note spese.
La flessibilità di un buon prodotto software può permettere autorizzazioni a più livelli, lavorando separatamente per le varie divisioni aziendali (ad esempio top manager, forza vendita ecc.).
Il ricorso all’automazione fornisce poi all’azienda un valido strumento statistico. Sicché, ad esempio, è possibile visualizzare l’ammontare totale delle spese di viaggio per un comparto specifico o avere report su ogni singola voce (ad esempio biglietteria, pernottamenti, pasti). Ciò ha un duplice vantaggio: da una parte controllare la reale funzionalità della travel policy, permettendo eventualmente di intervenire con opportune modifiche; dall’altra avere uno strumento per negoziare tariffe e convenzioni con i fornitori.
Le carte di credito
Tra le società maggiormente interessate alla diffusione di questi sistemi di automazione ci sono le carte di credito. I processi di automazione, infatti, sono gestibili nel migliore dei modi quando vengono abbinati all’uso di una carta di credito aziendale da parte dei dipendenti viaggiatori. Dionino Di Florio, a capo della divisione consulting di American Express con sede a Londra, è un esperto del settore e per conto della sua azienda ha condotto uno studio per quantificare i risparmi in termini monetari che derivano dall’impiego di un sistema automatizzato di note spese in associazione all’uso della carta di credito. «Dalle ricerche da noi condotte (The American Express T&E Management Process Study) – racconta Di Florio – risulta che il passaggio da un sistema manuale di gestione delle nota spese a uno automatizzato, porta all’azienda un risparmio di tempo e, quindi, di soldi che va da un minimo di 15 dollari a un massimo di 58 per nota. Se poi si considera che l’automazione consente di impiegare il dipendente in attività più produttive per l’azienda, il risparmio totale sale da un minimo di 29 dollari a un massimo di 68 dollari per nota spese gestita».
Sostanzialmente d’accordo con queste cifre anche Francesco Sottosanti, che si rifà ai dati stimati da Price Waterhouse per conto di Visa. «Il costo di gestione medio delle spese di viaggiosenza automazione, per un’azienda media, si aggira tra i 30 e i 37 euro a nota spese. Un sistema automatizzato è in grado di abbatterlo a 13 -17 euro a dipendente /mese».
I benefici per i dipendente
Ma l’adozione di un sistema automatico di gestione non solo fa risparmiare l’azienda, ma porta grandi vantaggi anche al dipendente. In particolare l’accessibilità del sistema via Internet, estendibile anche ai telefonini wap e gprs, consente al dipendente di compilare direttamente a video la propria nota con notevole risparmio di tempo e più facile riconciliazione delle spese. L’abbinamento poi con la carta di credito comporta la fine della schiavitù del ricorso all’anticipo di contante.
«Un prodotto che funzioni congiuntamente a una carta di credito aziendale – assicura Sottosanti – porta benefici economici e di processo. I migliori sistemi automatici di gestione sono, infatti, collegati a circuiti di carte di credito e dialogano con essi. Si genera così un flusso di dati tra la società di credito e il software di gestione che consente ulteriori risparmi di tempo e anche controlli incrociati. Si spinge ancora più in là Dionino Di Florio: «L’utilizzo della carta di credito è fondamentale per l’alimentazione automatica dei dati del sistema per la gestione dei processi di spesa. Si riduce così l’intervento del viaggiatore nel fornire un rendiconto periodico delle spese, mentre il flusso quotidiano di dati in formato elettronico permette di chiudere i rendiconti di spesa con una frequenza giornaliera. Non sono poi da trascurare, tra gli altri benefici, la riduzione o l’annullamento degli anticipi di cassa con ottimizzazione del cash-flow e, per il dipendente, la maggiore sicurezza durante il viaggio nonché il rafforzamento del senso di appartenenza all’azienda».
L’offerta sul mercato
Ma quali sono i prodotti disponibili sul mercato? «Molti dei prodotti che dominano il mercato a livello mondiale sono stati ideati e sviluppati inizialmente negli Usa per il mercato locale e successivamente esportati in Europa. Attualmente i tre prodotti leader di mercato sono Captura, Concur ed Extensity. Vediamoli da vicino.
La società Concur (www.concur.com) nasce negli Stati Uniti, nell’area di Seattle, nel 1994, proprio attorno al progetto di Concur Expense. Oggi vanta 950 clienti per un totale di oltre 1,7 milioni di dipendenti che accedono al suo sistema. Ha tre basi operative, di cui due negli States e un headquarter per l’Europa con sede in Gran Bretagna. Concur al momento non è rappresentato in Italia, né esiste in versione italiana.
Anche Extensity (www.extensity.com) nasce nell’area di Seattle con il prodotto di punta, Extensity Expense Report. Quotata al Nasdaq, ha stretto nel tempo alleanze strategiche con partner come Cisco System e Visa International. Il suo prodotto non è disponibile in versione italiana, mentre il riferimento europeo è l’headquarter in Inghilterra.
Già dal sito internet di Captura (www.captura.it) appare chiaro che la terza grande società statunitense, ancora una volta nata nell’incubatoio dell’area di Seattle, ha una più spiccata vocazione alla penetrazione nel mercato europeo. Il sito è infatti tradotto in varie lingue, tra cui anche l’italiano. Captura Expense è diffuso in oltre 40 paesi ed già disponibile in versione italiana. La formula per il nostro mercato prevede un canone mensile (calcolato sul numero di dipendenti che effettuano note spese), che comprende la personalizzazione del sistema, la consulenza in fase di implementazione con formazione dei key user e l’assistenza per la gestione (info: tel. 0423/609144).
Poiché la realtà europea è evidentemente più complessa e variegata di quella statunitense, un prodotto di questo tipo, per essere congeniale al mercato europeo, deve essere sufficientemente flessibile per poter essere tradotto in più lingue e per adattarsi alla complessa fiscalità locale. Proprio per questo motivo, come sottolinea di Florio, ai prodotti citati si aggiungono una serie di altri software sviluppati localmente. Tra questi è interessante la proposta francese di Ndf System(www.ndfsystem.com) che, se riprende da vicino le funzioni essenziali dei prodotti americani, ha il vantaggio di essere stato creato ad hoc per la realtà francese, unico mercato in cui viene distribuito.
Per quanto riguarda l’Italia va segnalato il sistema di gestione automatica delle spese interfacciato con Sap e sviluppato da Elsag. Sebbene il progetto sia stato creato per la specifica realtà Fiat, non è esclusa la possibilità che possa venire adattato anche ad altre realtà.
«Comunque, data l’architettura aperta e flessibile dei software attualmente in commercio – spiega ancora Di Florio – e l’utilizzo via web attraverso soluzioni Asp (Application service provider), non ritengo che esistano particolari problemi ad adattare i prodotti esistenti al mercato italiano».
Come ha gia fatto Captura, adottato di recente dal gruppo Benetton e dal gruppo Sipa (Zoppas). E come potrebbe fare presto anche qualche altro: «Stiamo lavorando su un prodotto su base Kds che permetta di fornire al cliente un sistema completo di self booking e gestione delle note spese» – ci rivela Roberto Piras dell’agenzia Acentro, che per il momento non può e non vuole però fornire ulteriori dettagli. E, in effetti, una delle sfide del futuro è proprio quella di fornire soluzioni integrate tra processi, acquisti, prenotazioni e rapporti informativi.
Come scegliere il software più adatto
La scelta del software più adatto alla propria realtà aziendale non è comunque operazione semplice. Occorre analizzare le esigenze e gli obiettivi concreti di risparmio, diversi da azienda ad azienda, e valutare le caratteristiche (flessibilità, architettura, sicurezza, integrazione con le tecnologie aziendali, implementazione, training del personale ecc.) dei prodotti in commercio più adatti alla specificità dell’impresa e ai suoi obiettivi.
