Informazioni e sicurezza. In tempi di pandemia non ci si può occupare di travel management senza tenere sempre presente questo binomio, anche se reperire dati e notizie aggiornate e affidabili non è sempre facile. È stato questo uno dei temi principali trattati nel corso del nostro dibattito MissionForum Talks, che si è svolto ieri presso il Novotel Milano Linate Aeroporto.
Due ore di domande rivolte dai travel manager ai responsabili di tre Tmc e a un consulente esperto in travel security.
Con, in aggiunta, la presenza di Nexi per illustrarci il ruolo che i pagamenti digitali rivestono nel new normal dei viaggi d’affari.
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Le travel management company
A rappresentare le agenzie erano Cristian Brescianini, global sales manager di Expedia Group (il gruppo proprietario della Tmc Egencia), Simone Frigerio, direttore generale del Gruppo Frigerio, ed Eros Candilotti, direttore di Gattinoni Business Travel. Sul palco erano presenti anche Roberto Masi, senior security & compliance Consultant, e Irene Di Domenico, sales account manager Cards sales & partnerships di Nexi.
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I travel manager
A porre le domande in tema di informazioni e sicurezza, invece, sono stati Manuel Corsi, coordinatore area business travel di Eurospin New Business e Elisabetta Gibertoni, global travel & events manager di Livanova. E ancora, Delia Lorenzi, business travel manager di Calzedonia Group, Roberto Mercurio, travel manager del Gruppo Sia, e Loredana Merelli, travel manager di Kpmg.
Infine, Nicola Parisi, procurement manager di Decathlon Italia, Michela Visonà, business travel manager di Ferplast e Mauro Zollet, IS global travel manager di Aptar Group. A moderare l’incontro è stata Paola Baldacci, direttrice di Mission, MissionFleet e Missionline.it.
Informazioni e sicurezza, ecco come comunicare (bene) e prevenire il rischio
L’incontro si è aperto con una domanda di Nicola Parisi su quali strumenti le Tmc utilizzino per comunicare ai travel manager le continue novità in tema di requisiti di ingresso nei Paesi e norme di sicurezza. Tutte e tre le intervistate hanno risposto di essersi dotate, come era prevedibile, di tecnologie che consentono il tracciamento dei dipendenti, nonché comunicazioni rapide in caso di necessità (ad esempio, notifiche push su apposite app). Rispetto al passato, però, la cadenza delle comunicazioni è cambiata. «Con l’avvento della pandemia siamo passati dalla comunicazione periodica ordinaria a una comunicazione prima quotidiana e, successivamente, personalizzata sulle esigenze delle aziende clienti», ha detto alla platea Eros Candilotti.
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Sì, ma dove si trovano le informazioni?
La scelta delle fonti da consultare per ottenere le informazioni utili non è affatto scontata.
«Accedere a informazioni aggiornate è difficilissimo», ha dichiarato in proposito Roberto Masi. «Tra le varie fonti istituzionali ci sono spesso delle contraddizioni, senza contare il fatto che le comunicazioni sono tutt’altro che chiare. Consultando i canali ufficiali italiani (primo fra tutti il sito Viaggiaresicuri.it della Farnesina, ndr), inoltre, ci si rende conto che non è disponibile alcun supporto alle aziende che fanno viaggiare i propri dipendenti. Nessuna risposta rapida a quesiti specifici. Quello che possiamo fare, dunque, è integrare le informazioni con quelle riportate sui siti istituzionali delle destinazioni d’arrivo (ad esempio le pagine web delle ambasciate): spesso riportano norme che la Farnesina non ha ancora pubblicato».
Dati sulla pandemia
In tema di informazioni e sicurezza, comunque, «non contano solo gli aspetti normativi», ha aggiunto Masi.
«Bisogna raccogliere anche dati sugli aspetti pandemici di una destinazione (livello dei contagi, impatto della variante Delta). Poi, sulla base di queste informazioni, sarà indispensabile clusterizzare le destinazioni all’interno delle travel policy aziendali, distinguendo tra le mete dove il rischio è molto basso e il dipendente è libero di organizzare la trasferta in autonomia, quelle per raggiungere le quali è bene richiedere un’autorizzazione, infine, le mete che non vanno raggiunte del tutto».
La testimonianza di una travel manager
A questo proposito, è stata calzante la testimonianza della travel manager di Kpmg, Loredana Merelli: «La nostra travel policy include da sempre delle procedure diverse in base al livello di rischio dei Paesi raggiunti dai nostri dipendenti. Chi viaggia solo in Italia può rivolgersi direttamente alla travel management company per organizzare la sua trasferta, mentre in caso di mete più a rischio ha l’obbligo di interpellare il nostro security manager».
Fonti accreditate
A proposito di informazioni e sicurezza, il sito Viaggiaresicuri.it rimane la fonte più accreditata. «Le sue comunicazioni sono pubblicate sul nostro portale. Anche se le nostre aziende clienti, in caso di dubbi, hanno sempre a disposizione il supporto del nostro call center», ha detto al riguardo Simone Frigerio.
Eros Candilotti, poi, ha fornito un suggerimento interessante: «Vale la pena di consultare anche il sito Iata Travel Centre. Inserendo il numero del volo e del passaporto si ottengono utili informazioni sulle mete di viaggio. Che includono, e questo è molto importante, anche gli scali. Poi potremo combinare questi dati con quelli di Vaggiare Sicuri».
Il ruolo chiave delle Tmc
Infine, Cristian Brescianini ha condiviso una sua riflessione sul ruolo delle agenzie e dei travel manager: «Ritengo che oggi il lavoro dei travel manager sia nobilitato rispetto al passato. E che, nonostante ci troviamo nel mondo della disintermediazione, anche le Tmc in questa fase rivestano un ruolo importantissimo. Mai come oggi, infatti, non conta solo la quantità delle informazioni, ma la qualità e l’attendibilità. E per orientarsi in questo mare di informazioni è bene essere affiancati da un esperto».
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Si fa presto a dire “esperto di sicurezza”
Veniamo alle società specializzate nella sicurezza.
Su quali player è bene orientarsi e perché? Masi: «Le aziende hanno a disposizione diverse tipologie di fornitori a cui chiedere un supporto. In primo luogo la Tmc, che è una partner indispensabile perché è a conoscenza delle date di partenza del viaggiatore e della sua destinazione. Poi ci sono le grandi compagnie internazionali di travel security. Prima di rivolgerci a loro, però, dobbiamo essere consapevoli che queste società maneggiano dati sensibili dell’azienda. In più si tratta di realtà più adatte alle grandi aziende e meno alle imprese di dimensioni medio piccole».
Le boutique della sicurezza
Altri possibili partner sono le società specializzate nella vigilanza.
Anche in questo caso è bene però non sottovalutare alcune criticità. In Italia, ad esempio, fornire un servizio di scorta privata è vietato per legge. Queste società, quindi, sono costrette a stipulare contratti con società estere, che non sono sempre affidabili e possono esporre l’azienda e i dipendenti ad altri rischi potenziali. Infine, esistono delle vere e proprie “boutique della sicurezza“. Sono più piccole e molto capaci e attente al cliente, ma decisamente meno attrezzate sul fronte del tracciamento.
Pagamenti sicuri
Durante l’incontro, Irene Di Domenico ha risposto a diverse domande sulle soluzioni di pagamento di Nexi e il loro grado di sicurezza.
«Nelle destinazioni dove il rischio di furti è molto elevato come ci dobbiamo comportare, possiamo affidare una carta di credito ai dipendenti?», ha chiesto Michela Visonà.
Di Domenico: «Le carte di credito in realtà sono lo strumenti di pagamento più sicure perché, in caso di furto o smarrimento, possono essere bloccate con facilità e in qualsiasi momento. Addirittura il portale che mettiamo a disposizione delle aziende consente di bloccarle solo per qualche ora, per poi riattivarle successivamente. La nostra piattaforma emette carte sicure, dotate anche di riconoscimento biometrico».
Informazioni e sicurezza, occhio anche alle polizze
Informazione e sicurezza sono fondamentali anche quando si stipula una polizza assicurativa per i dipendenti.
«Quali insidie nascondono le coperture assicurative che oggi asseriscono di coprire il Covid-19 in quanto ‘una malattia come un’altra’?» . Questa la domanda di Manuel Corsi di Eurospin.
«La prima cosa da fare – ha dichiarato Roberto Masi – è verificare se il rischio pandemico è incluso nella nostra polizza o meno. Ci sono compagnie assicurative che affermano che se non è espressamente esclusa nel contratto, la copertura del rischio è da intendersi inclusa, mentre altre introducono clausole apposite».
Domande importanti
«Una volta che ci siamo sincerati di questo, però, ci sono molte domande da porre all’assicuratore – prosegue Masi -. Se al momento di imbarcarsi su un aereo per rientrare in Italia il viaggiatore fa un tampone con esito positivo, che si fa? Dove può trascorrere la quarantena? E se la sua negativizzazione è lunga? C’è un hotel che possa accoglierlo? E se si aggrava, è possibile ricoverarlo? Sono tutti quesiti che è bene porsi prima della partenza e, soprattutto, rivolgere alla compagnia assicurativa».
Un approfondimento sul dibattito sul duty of care durante MissionForum Talks sarà pubblicato su Mission numero 3 in uscita a settembre.
